Нужны ли специальные документы, если сотрудник работает из дома?
Читательница Анастасия спрашивает: «Мы работаем в офисе. Но иногда я разрешаю сотрудникам работать из дома, это нужно как-то оформлять документами?»
Да, это нужно зафиксировать во внутреннем положении, трудовом договоре и подготовить приказ о переводе на дистанционную работу
Если сотрудник в основном работает в офисе, но по согласованию с работодателем иногда из дома, — это дистанционная работа. При этом человеку не обязательно работать именно из дома, он вправе выбирать место, например кафе или коворкинг. Главное, что работодатель не следит за местонахождением сотрудника.
Подобный формат в законах называют периодической дистанционной работой или комбинированным графиком. В обычной жизни чаще используют термин «гибридный формат».
Чтобы сотрудники иногда могли работать вне офиса, нужно подготовить три документа:
- положение о дистанционном формате работы;
- допсоглашение к трудовому договору;
- приказ о переводе на дистанционную работу.
Дальше рассказываем подробнее про каждый.
Положение о дистанционном формате работы
Если в компании или у ИП можно иногда работать удаленно, руководитель должен принять специальный внутренний документ — «Положение о дистанционном формате работы».
В документе нужно расписать условия, которые касаются всех дистанционных работников: определить допустимые виды удаленной работы, указать, в каких случаях сотрудника можно отправить работать из дома, а кому работать удаленно нельзя. Закон не уточняет, что именно надо писать в подобном положении, поэтому правила можно писать в свободной форме.
С положением нужно ознакомить под подпись всех сотрудников, которым разрешаете работу вне офиса.
Допсоглашение к трудовому договору
Для каждого из сотрудников, которые могут работать из дома, нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору.
В допсоглашении нужно закрепить индивидуальные условия, которые касаются именно этого удаленного сотрудника и которых нет в общем положении о дистанционной работе. Например, можно указать порядок согласования выполненной работы или компенсацию за использование личного ноутбука.
Приказ о переводе на дистанционную работу
Этот документ нужен, даже если сотрудники работают из дома лишь изредка. Приказ пишут в свободной форме. В одном документе можно перечислить сразу несколько сотрудников или даже несколько отделов, которые переходят на частичную удаленку.
В приказе нужно закрепить формат удаленки. Если сотрудники работают из дома только иногда, укажите формат — периодическая дистанционная работа. Если работнику нужно появляться в офисе по определенному графику, это тоже нужно отразить в приказе. Например, что человек должен приходить в офис в понедельник и пятницу.
Также нужно зафиксировать, можно ли сотруднику выносить из офиса технику для работы или он будет работать на своей. Во втором случае работодатель должен платить компенсацию, ее размер тоже указывают в приказе. Подробнее про это рассказали в отдельной статье.
Сотрудников необходимо ознакомить с документом под подпись.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
А вы оформляете удаленных сотрудников отдельными документами или в вашей компании для всех общий порядок?