«Бухгалтер скачивал выписку, распечатывал ее, брал линейку и вбивал в 1С данные»: сервис оплаты топлива

Компании часто даже не считают, сколько времени их сотрудники тратят на рутинные операции вместо действительно важных дел. Например, бухгалтеры вынуждены вручную следить за оплатой счетов и вносить цифры в учетную программу. Это порождает «костыли», ненужные таблицы, а вместе с этим ошибки и недовольных клиентов.

Меня зовут Артем Скворцов, у нас в сервисе по онлайн-оплате топлива на АЗС «BENZUBER для бизнеса» была такая же проблема. Приходилось вручную отслеживать платежи, пополнять баланс клиентов и придумывать обходные пути. Потом мы автоматизировали процесс — расскажу, как это было.

Обычно компании покупают топливо по топливным картам или купонам и с ними сопряжено множество проблем:

Банки активно рекламируют бизнес-карты с лимитами. Это хорошая штука, но не подходит компаниям на общей системе налогообложения: банк не даст счет-фактуру с НДС за топливо.

С BENZUBER все проще: компаниям не надо контактировать с топливной компанией, мы берем это на себя. Наши клиенты подписывают оферту и перечисляют деньги за бензин нам, а мы уже сами рассчитываемся с топливной компанией. Раз в месяц автоматически создаются и отправляются клиентам счета-фактуры и накладные.

Процесс оплаты и расхода топлива удобно контролировать онлайн. В личном кабинете компании могут ввести телефоны своих водителей и установить различные лимиты по видам топлива, сетям АЗС и даже дням и времени для заправки. Например, Ивану только 92‑й бензин, до 100 литров в неделю; Анатолию — 95‑й бензин, до 120 литров в неделю

С BENZUBER у компании нет проблем с тем, чтобы купить бензин. Руководитель или бухгалтер может пополнить счет из любого места и в любое время суток, нужен только интернет.

Заправка тоже проходит через приложение: водитель выбирает колонку, вид топлива — и машина заправляется. Он может даже не выходить из машины:

Когда клиенты оплачивают топливо, они хотят как можно скорее увидеть деньги на балансе в приложении BENZUBER и сразу заправляться.

Пока клиентов было немного, мы отслеживали оплату вручную: приходили деньги — вручную меняли баланс в личном кабинете клиента. Буквально было так: бухгалтер скачивал выписку из банка, распечатывал ее, брал линейку и вбивал себе в 1С данные о платежах. Было очень неудобно, да и никто не отменял ошибок, все люди.

Пришлось придумать «костыль»: парсили письмо о платеже, которое приходит от банка. Грубо говоря, наша система видела, что в определенном месте письма стоит сумма зачисления от данного клиента, и передавала число в приложение и личный кабинет.

Мы понимали, что парсинг — это костыль. Может быть проблема с доставкой почты. Или банк изменит вид письма, и наша программа не сможет его распознать. Поэтому приходилось вручную перепроверять, что все платежи внесены корректно. Их были сотни в день, зачисление все равно занимало часы, а мы хотели мгновенно.

В конце концов нашли решение: воспользовались API от Т-Банк, теперь никаких ручных операций. В скорости мы выигрываем у топливных карт.

Нужно было автоматизировать процесс, чтобы банк постоянно передавал нашей системе информацию о платежах. Я обращался в несколько банков, и на тот момент, год назад, мне предлагали подождать разработки такого решения. А у Т-Банк было готовое.

Сейчас мне без разницы, сколько у меня клиентов — десять или миллион, все работает без моего участия. Наша система каждую минуту спрашивает через API у банка, от кого пришли деньги, и распределяет платежи по балансам компаний.

Например, система видит, что пришел платеж от такого-то клиента, она регистрирует его в 1С и отображает сумму на балансе у клиента в мобильном приложении и личном кабинете. У клиентов есть ощущение, что зачисление денег происходит мгновенно.

Я ожидал, что будут долгие коммуникации с банком и проверки. Или что нас начнут передавать от менеджера к менеджеру. Но ничего такого не было. Я открыл в Т-Банк счет, в личном кабинете нажал кнопку и сообщил, что хочу интеграцию по API. Мне прислали оферту, а после нее — документацию.

Документация лежит в открытом доступе, и она очень понятная. Я сам разработчик, подключил других ребят из команды, мы реализовали интеграцию за полдня.

Вот что я получил в результате интеграции с Т-Банк по API:

Мой совет компаниям — оценить, какие рутинные процессы занимают много времени у сотрудников, и попытаться их автоматизировать. На рутине вы теряете деньги. Только кажется: да что такого, пусть бухгалтер проверит платежи. А в итоге он тратит на это много часов, потом уставший занимается отчетами и налогами по остаточному принципу, появляются ошибки, за которые тоже приходится платить. Плюс сотрудники выгорают от рутины, у них не хватает времени на важные задачи, в итоге они уходят в другие компании.

Только кажется, что для интеграции нужны годы разработки. Поищите готовые решения, как API у Т-Банк. Это многофункциональная вещь, с помощью АPI можно: