У компании «СДО ПРОФ» более 100 постоянных клиентов. Каждый месяц директор вручную выставлял счета каждому в личном кабинете своего банка. Всё это занимало два рабочих дня. Чтобы его автоматизировать, компания подключила Open API через Т-Банк. Дальше рассказывает Николай Эсауленко — директор «СДО ПРОФ».
Вручную выставляли счета 100 клиентам
Мы продаем CRM-систему для учебных центров, которую разработали сами. В ней объединили документооборот, онлайн-обучение и бухгалтерию, чтобы сотрудники учебных центров формировали личные дела и документы автоматически. Клиенты берут сервис в аренду и платят раз в месяц.
Это единственный продукт на рынке с небольшой стоимостью, поэтому уже в первые месяцы работы нужно было выставлять много счетов.
На первых порах бухгалтера не нанимали — дорого. Я взял все обязанности на себя: заходил в личный кабинет своего банка, искал каждого контрагента по ИНН, формировал счет и акт вручную.
Но на этом работа не заканчивалась. Документы еще нужно было распечатать, подписать, разложить по конвертам. А на электронные версии — наложить печать и отправить каждому клиенту на почту. Сейчас у нас более 100 клиентов, и выставление счетов стало занимать два рабочих дня.
Начали искать, как автоматизировать процесс
Через три года после начала работы у нас появились ресурсы, чтобы упростить процесс.
Наши программисты разработали личный кабинет для работы с клиентами. Но без интеграции с банком работать все равно было неудобно: нужно смотреть статистику, отслеживать денежные поступления. Да и проблему долгого выставления счетов личный кабинет не решил.
Интегрироваться с банком невозможно в одностороннем порядке. Банк должен предоставить Open API, то есть доступ к своему функционалу. Получив доступ, клиент использует его под свои нужды: автоматизирует оплаты, выставление счетов или установку лимитов по корпоративным картам.
Сначала я позвонил в банк, в котором мы тогда обслуживались. Мою просьбу поместили в список пожеланий, но конкретных действий не предпринимали полгода. Оказалось, что предоставление Open API на потоке у них не реализовано: не хватает сотрудников и в приоритете другие задачи.
Через полгода мы так и не дождались внятного ответа и обратились в другой банк. История повторилась. На звонки отвечали менеджеры, у которых не было специальных знаний. Поговорить с разработчиком банка оказалось сложной задачей, а у меня были чисто технические вопросы. «Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому. А на сайте было описано само наличие Open API, но что туда входит — непонятно.
«Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому.
Как навести порядок в деньгах бизнеса и личных сбережениях
- Как свести доходы с расходами: 4 совета из книги консультанта по финграмотности «Девушка с деньгами»
- Как инвестировать время и деньги, чтобы обрести финансовую свободу: 5 принципов из книги «Капитал»
- 9 способов получать пассивный доход
- 10 фильмов про деньги
- 3 проверенных десятилетиями совета по управлению финансами из книги «Самый богатый человек в Вавилоне»
Подключение в Т-Банк заняло всего неделю
После двух банков я решил попробовать обратиться в Т-Банк, так как нашел их лендинг про API. Менеджер сразу переадресовал нас к техническому специалисту. Специалист перезвонил и объяснил, как они могут помочь автоматизировать выставление счетов. Для этого надо было открыть счет в Т-Банк. Это не было для нас проблемой: резервный счет всегда пригодится.
Представитель Т-Банк приехал с договором уже на следующий день. Мне понравилась работа с банком: все вопросы решались за пару часов. Со временем мы полностью «переехали» туда, а счет в старом банке закрыл
Пока мы искали решение в других банках, потеряли полгода. В Т-Банк от заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю. Для этого понадобился один программист с нашей стороны и два часа его времени в день.
От заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю.
Думаю, что получилось так быстро, потому что в Т-Банк по узкоспециализированным вопросам мы напрямую общались с техническими специалистами, а менеджеры помогали в решении вопросов по обслуживанию счета. Когда общаешься с разработчиками напрямую, работа идет быстрее.
У нас был собственный разработчик в штате, но теоретически можно нанять и фрилансера. Главное, чтобы он знал язык той программы, которую нужно интегрировать с банком. Наш разработчик отметил, что в Т-Банк грамотная документация по API и ему было легко с ней работать.
Теперь формирование счетов полностью автоматизированно
Теперь мне достаточно открыть список контрагентов в своем личном кабинете, нажать одну кнопку «Выставить счета всем» и уйти пить кофе. Формирование актов через Open API в Т-Банк пока не реализовано, но мы автоматизировали это на своей стороне.
Система формирует электронные счета и акты с уже нанесенной печатью и автоматически отправляет клиентам на почту. Параллельно формируются два архива для печати.
Мне все еще приходится рассылать бумажные документы, так как не все учебные центры готовы к электронному документообороту. Но, несмотря на это, процесс теперь занимает два часа вместо двух дней.
Интеграция с банком упростила не только выставление счетов. В личном кабинете видно, кто оплатил, а кто нет, и отображается общая сумма прихода денег.
Какие системы вы используете для выставления счетов клиентам?