Инкассация

Проведение инкассации нужно бизнесу, который продает товары и услуги за наличные. Например, турагентство хочет положить выручку наличными на расчетный счет и заказывает инкассацию — в офис приедут вооруженные специалисты, заберут мешки с деньгами и увезут в отделение банка.

Инкассацией занимаются банки и специальные компании с лицензией.

Что такое инкассация денег

Инкассация денежных средств — это безопасная доставка наличных или ценностей. Бригада инкассаторов приезжает на бронированной машине на точку, проверяет документы, принимает груз и перевозит его в другую точку.

Инкассаторы несут материальную ответственность за перевозимый груз — даже если что-то пойдет не так во время доставки, бизнес все равно получит свои деньги назад.

По закону бизнес не обязан пользоваться услугами инкассаторов — он может перевозить деньги в банк самостоятельно. Но везти в рюкзаке суммы больше 100 000 ₽ наличными может быть нервно и опасно — безопаснее делегировать задачу профессионалам.

Инкассация наличных денег пригодится бизнесу, если нужно:

• инкассировать кассу и зачислить наличные на расчетный счет в банк;
• получить наличные из банка для выдачи зарплаты;
• перевезти наличные из одной торговой точки в другую или из магазинов в офис бухгалтеру;
• собрать наличные из вендинговых аппаратов;
• перевезти дорогую технику или документы.

Услуги инкассаторов платные. Стоимость зависит от количества выездов и величины инкассируемых сумм. Банки предлагают типовые тарифы — обычно это фиксированная оплата выезда бригады и процент от перевозимой суммы. Возможны индивидуальные условия.

Как заказать инкассацию

Чтобы воспользоваться услугой, нужно пройти несколько этапов.

1. Выбрать банк или организацию и оставить заявку на инкассацию. Проще всего это сделать в банке, где у бизнеса открыт расчетный счет. Часто банки предлагают выгодные условия по инкассации для своих клиентов.
2. Заключить договор на инкассацию. Описать частоту выездов, максимальную сумму, требования к приемке денег и стоимость услуги.
3. Подготовить условия для передачи денег. Перед тем как проводить инкассацию, специалисты проверят окрестности и условия передачи денег. У здания должна быть освещенная дорога и возможность временной парковки автомобиля. Деньги передавать можно только в специальной комнате, которая запирается изнутри. Условия проверят один раз при заключении договора.
4. Подготовить документы для передачи денег. Обычно это накладная и квитанция об оплате. Какие именно документы должны быть и как их заполнять — подскажут в банке. Если инкассаторы найдут ошибку в документах — даже неправильную букву в фамилии — они могут деньги не взять. Подготавливать документы придется перед каждой инкассацией.
5. Упаковать деньги в сейф-пакеты. Все купюры при передаче должны быть упакованы в одноразовые сейф-пакеты — такие иногда используют для товаров из интернет-магазинов. Пакеты невозможно вскрыть незаметно — это дополнительная защита от воровства.
6. Заказать инкассацию и согласовать дату и время. У каждой инкассаторской службы или банка свои условия для заказа — по телефону или онлайн. Как правило, инкассацию заказывают за день. За ложный вызов инкассатора бизнес могут оштрафовать.
7. Встретить инкассаторов. Перед приездом банк или инкассаторская служба сообщат Ф. И. О. и данные паспортов инкассаторов — представитель бизнеса должен проверить паспорта и доверенность от банка у каждого специалиста.
8. Передать документы и деньги бригаде. Специалист должен расписаться в квитанции о получении денег. Квитанция остается у бизнеса и подтверждает, что деньги были переданы.

Дальше остается дождаться зачисления денег на счет — обычно это происходит через три дня после инкассации.

Что важно запомнить

1. Инкассация — платная услуга по безопасной перевозке денег из одной точки в другую.
2. Для того чтобы заказать инкассацию, бизнесу нужно создать условия по передаче денег — обеспечить безопасный подъезд автомобиля и комнату, которая закрывается изнутри.
3. Каждый раз при заказе услуги придется заполнять документы и встречать инкассаторов.