Должностная инструкция помощника руководителя
Должностную инструкцию помощника руководителя составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его трудовые функции, какие у него есть права и обязанности.
Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
Должностная инструкция и обязанности помощника руководителя
1. Общие положения
1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы помощником руководителя требуется:
- высшее образование по профильной специальности;
- минимум три года опыта работы по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.3. Помощник руководителя должен знать:
- основы административного права, гражданского и трудового законодательства РФ и иные нормативные правовые документы в объеме, нужном для выполнения должностных обязанностей;
- специфику основной деятельности компании и руководящий состав организации и ее подразделений, структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
- правила и технологию контроля исполнения поручений руководителя;
- функции самоменеджмента, принципы и правила планирования рабочего времени;
- методы постановки целей;
- правила проведения деловых переговоров, деловой переписки и делового этикета;
- правила ведения, подготовки и оформления протокола общих собраний, заседаний и документов, создаваемых во время делового мероприятия или подготовки к нему;
- основы написания речей и докладов руководителя;
- английский язык на разговорном уровне, правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- порядок подготовки и проведения командировок, оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
- правила организации приема посетителей руководителя;
- правила поддержания и развития межличностных отношений;
- психологию делового общения, основы конфликтологии;
- правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны в объеме, нужном для выполнения должностных обязанностей.
2. Трудовые функции
2.1. Планирование рабочего дня руководителя и исполнение его поручений.
2.2. Ведение деловой переписки, встреча посетителей руководителя.
2.3. Организация совещаний и переговоров, деловых поездок и командировок.
3. Должностные обязанности
3.1. Помощник руководителя обязан:
- определять приоритетность и очередность выполнения задач и эффективно распределять рабочее время;
- планировать рабочий день руководителя, составлять и вести план его переговоров и командировок;
- информировать партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
- организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
- оформлять командировочные документы;
- применять способы делового общения, управлять конфликтами, применять медиативные технологии;
- создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
- не разглашать конфиденциальную информацию;
- помогать руководителю в подготовке к конференциям и деловым переговорам;
- составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
- соблюдать правила делового этикета и протокола;
- редактировать тексты документов, составлять пресс-релизы;
- работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации;
- делать устный и письменный перевод с английского языка;
- вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
4. Права
4.1. Помощник руководителя вправе:
- участвовать в обсуждении проектов и решений руководства, касающихся его должностных обязанностей, в совещаниях по их подготовке и выполнению;
- подписывать документы в пределах компетенции;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по улучшению деятельности в пределах компетенции;
- повышать квалификацию на курсах и семинарах за счет работодателя;
- знакомиться с документами с оценкой его деятельности и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Помощник руководителя знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора, а в дальнейшем — с изменениями в ней.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у помощника руководителя.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Васильева Юлия Андреевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Должностная инструкция помощника руководителя входит в пакет документов «Оформление сотрудника»
Собрали список шаблонов документов, которые помогут предпринимателю взять личные данные у работников, согласовать обязанности, зафиксировать должности и зарплаты.
Как и в какой очередности заполнять документы, рассказали в статье «Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП».
Какие документы могут понадобиться:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании.
- Положение об обработке персональных данных.
- Положение об организации по охране труда.
- Штатное расписание.
- Приказ об утверждении штатного расписания.
- Должностные инструкции.
- Лист ознакомления с должностной инструкцией.
- Трудовой договор.
- Срочный трудовой договор.
- Трудовой договор с комбинированным режимом работы.
- Договор возмездного оказания услуг.
- Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем.
- Приказ о приеме на работу.
- Приказ о назначении генерального директора.
- Личная карточка работника.
- Заявление о регистрации в качестве страхователя.
Какого документа вам не хватает? Поделитесь, и наши эксперты создадут шаблон.