График отпусков на 2024 год: форма и особенности составления

Рассказываем, как составить график отпусков, что нужно учесть и какие категории сотрудников могут идти в отпуск вне очереди.

Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Это подойдет тем, у кого до трех сотрудников, остальным проще составить один график.

Вновь созданные компании и ИП могут не составлять график отпусков на текущий год. В первый год работы сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям спустя 6 месяцев работы. На будущий год оформить график нужно так же, как и всем работодателям.

Оформить график можно как по унифицированной форме, так и по форме, которую работодатель разработал самостоятельно.

Не всех сотрудников включают в график отпусков.

Включают в график сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления графика отпусков, в том числе:

• внутренних и внешних совместителей. Внутренних указывают дважды по обеим должностям. Внешним совместителям планируют отпуск на это же время, что и на основной работе. Для этого работодатель может попросить совместителя представить выписку из графика отпусков или справку с основного места работы;
• сотрудников в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, а также тех, кто только планирует с 2024 года уйти в эти отпуска;
• сотрудников, которые на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. Даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.

Если сотрудник ранее авансом полностью использовал ежегодный оплачиваемый отпуск, его тоже нужно включить в график. При этом графы «Дата отпуска» оставить пустыми, а в графе «Примечание» указать, что сотрудник уже использовал дни отпуска за рабочий год.

Не включают в график отпусков сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев.

Работодатель не обязан учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков. Исключение — отдельные категории сотрудников, которые имеют право пойти в отпуск в любой момент.

1. Если у работодателя не много сотрудников, например до 10 человек, можно разослать уведомления с просьбой предоставить пожелания по датам отпуска.
2. Если у работодателя несколько подразделений, можно передать руководителям таблицу с графиком отпусков. Руководители самостоятельно соберут пожелания по своим сотрудникам, оценят, устраивают ли эти даты с точки зрения рабочего процесса, и передадут согласованный по датам проект.

Чтобы ознакомить работников с графиком отпусков, есть два способа:

1. Дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали сами, двумя дополнительными графами. В одной из них сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком.
2. Приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату прочтения документа и поставит свою подпись.

Если сотрудник отказывается подписывать график отпусков, нужно составить об этом акт.

Алгоритм составления графика отпусков такой.

Шаг 1. Соберите пожелания по датам отпусков. Как это сделать — рассказали в предыдущем разделе.

Шаг 2. Составьте проект графика отпусков. Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы, а если ее нет — другой сотрудник, например главный бухгалтер. Если график отпусков составили по форме № Т-7, утверждать такой документ отдельным приказом не нужно. Руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Хранить график отпусков нужно три года.

• для ИП и малых предприятий — от 1000 до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

Бывает, что ежегодный оплачиваемый отпуск нужно перенести. Скажем, если сотрудник болел или когда уход в отпуск негативно скажется на работе компании. Например, в сезон у работодателя останется один менеджер вместо двух. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно передвинуть. Также сам сотрудник может попросить о переносе отпуска в письменном заявлении. В этом случае штрафа за несоблюдение графика не будет.

1. График отпусков составляют и утверждают не позже чем за 14 дней до нового календарного года.
2. График обязаны составлять и вести все работодатели, кроме микропредприятий.
3. В график включают всех сотрудников, работающих по трудовому договору, в том числе совместителей, сотрудников в отпуске по уходу за ребенком и на длительном больничном.
4. Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпусков только некоторых категорий сотрудников, например несовершеннолетних, родителей, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.
5. За несоблюдение графика отпусков и за его отсутствие может быть штраф.