Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

График отпусков на 2024 год: форма и особенности составления


График отпусков должны составлять все работодатели, кроме микропредприятий, за 14 дней до начала нового календарного года


Марина Суховская

Марина Суховская

Эксперт по праву

Поделиться

График отпусков должны составлять все работодатели, кроме микропредприятий, за 14 дней до начала нового календарного года


Марина Суховская

Марина Суховская

Эксперт по праву

График отпусков нужен и сотрудникам, и работодателю. Он гарантирует, что все смогут отдохнуть, а работа не остановится и несколько специалистов не уйдут в отпуск одновременно. Документ обязательный, за его отсутствие может быть штраф.

Рассказываем, как составить график отпусков, что нужно учесть и какие категории сотрудников могут идти в отпуск вне очереди.

Общие правила составления графика отпусков

Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам ежегодный отпуск — не менее 28 календарных дней в год. Очередность отдыха устанавливается графиком отпусков. Его обязаны составлять и вести все работодатели, независимо от численности сотрудников.

Исключение — микропредприятия, которые заключили с работниками типовые трудовые договоры. К микропредприятиям относятся компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей за прошлый год. Проверить статус можно в реестре на сайте налоговой службы.

Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Это подойдет тем, у кого до трех сотрудников, остальным проще составить один график.

График отпусков составляют на каждый календарный год. Утвердить его нужно за две недели до начала года. Например, срок утверждения графика на 2024 год выпал на воскресенье, 17 декабря, поэтому нужно было утвердить график до 15 декабря 2023 года.

Вновь созданные компании и ИП могут не составлять график отпусков на текущий год. В первый год работы сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям спустя 6 месяцев работы. На будущий год оформить график нужно так же, как и всем работодателям.

Форма для графика отпусков

Оформить график можно как по унифицированной форме, так и по форме, которую работодатель разработал самостоятельно.

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Пример, как может выглядеть график отпусков. Его составляют по всем сотрудникам на календарный год

Форма, которую работодатель разработал самостоятельно, должна содержать обязательные реквизиты. Можно дополнить график отпусков графами, которых в унифицированной форме нет, если они нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, можно предусмотреть две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника.

График отпусков можно вести как на бумаге, так и электронно. Чтобы ознакомить сотрудников с электронным графиком, у работодателя должен быть введен электронный кадровый документооборот.

Кого нужно и не нужно включать в график

Не всех сотрудников включают в график отпусков.

Включают в график сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления графика отпусков, в том числе:

  • внутренних и внешних совместителей. Внутренних указывают дважды по обеим должностям. Внешним совместителям планируют отпуск на это же время, что и на основной работе. Для этого работодатель может попросить совместителя представить выписку из графика отпусков или справку с основного места работы;
  • сотрудников в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, а также тех, кто только планирует с 2024 года уйти в эти отпуска;
  • сотрудников, которые на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. Даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.

Если сотрудник ранее авансом полностью использовал ежегодный оплачиваемый отпуск, его тоже нужно включить в график. При этом графы «Дата отпуска» оставить пустыми, а в графе «Примечание» указать, что сотрудник уже использовал дни отпуска за рабочий год.

Не включают в график отпусков сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев.

Как знакомить работников с графиком отпусков

Работодатель не обязан учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков. Исключение — отдельные категории сотрудников, которые имеют право пойти в отпуск в любой момент.

Сотрудники, которые могут пойти в отпуск в любой момент
Категория сотрудниковДокумент, который подтверждает льготуОснование
НесовершеннолетниеПаспорт или свидетельство о рождении работникаСт. 267 ТК РФ
Один из родителей, опекунов, попечителей или приемных родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 летСвидетельство о рождении ребенка, справка, подтверждающая инвалидностьСт. 262.1 ТК РФ
Сотрудники, которые награждены знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР»Удостоверение почетного донораЧ. 1, 2 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Беременные до или сразу после отпуска по беременности и родам.
Женщины после отпуска по уходу за ребенком
Справка о беременности, больничный, выданный в связи с отпуском по беременности и родамСт. 260 ТК РФ
Сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет.

Льготу предоставляют до достижения младшим из детей 14 лет или одним из старших — 18. Как только младшему исполнилось 14 или одному из старших — 18, сотрудник теряет право на льготу
Свидетельства о рождении детейСт. 262.2 ТК РФ
Супруг, который хочет пойти в ежегодный отпуск во время отпуска по беременности и родам женыСправка о беременности, копия больничного, который выдан для оформления отпуска по беременности и родамЧ. 4 ст. 123 ТК РФ

Но лучше пожелания сотрудников учитывать, иначе возможны конфликты. Сделать это можно так:

  1. Если у работодателя не много сотрудников, например до 10 человек, можно разослать уведомления с просьбой предоставить пожелания по датам отпуска.
  2. Если у работодателя несколько подразделений, можно передать руководителям таблицу с графиком отпусков. Руководители самостоятельно соберут пожелания по своим сотрудникам, оценят, устраивают ли эти даты с точки зрения рабочего процесса, и передадут согласованный по датам проект.

Чтобы ознакомить работников с графиком отпусков, есть два способа:

  1. Дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали сами, двумя дополнительными графами. В одной из них сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком.
  2. Приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату прочтения документа и поставит свою подпись.

Если сотрудник отказывается подписывать график отпусков, нужно составить об этом акт.

Работникам лучше напомнить правила предоставления отпусков. Например, если они планируют делить отпуск на части, одна из частей должна быть не менее 14 дней. Еще одно правило — нельзя брать отпуск только на выходные дни. Все, что работодателю нужно знать об отпусках, — собрали в отдельной статье.

Как составить график отпусков: пошаговый план

Алгоритм составления графика отпусков такой.

Шаг 1. Соберите пожелания по датам отпусков. Как это сделать — рассказали в предыдущем разделе.

Шаг 2. Составьте проект графика отпусков. Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.

Шаг 3. Подпишите и утвердите график. Если у вас есть профсоюз, сначала график отпусков нужно отправить ему. В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта профсоюз обязан направить свое мотивированное мнение. Если нужна дополнительная консультация, профсоюз возьмет еще три дня.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы, а если ее нет — другой сотрудник, например главный бухгалтер. Если график отпусков составили по форме № Т-7, утверждать такой документ отдельным приказом не нужно. Руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Если форму графика разработали самостоятельно и в ней нет грифа утверждения, такой график утверждают приказом руководителя.

Пример приказа об утверждении графика отпусков. Его составляют в свободной форме

Шаг 4. Ознакомить сотрудников с графиком. Это обязательно нужно сделать по закону.

Хранить график отпусков нужно три года.

Ответственность за несоблюдение графика отпусков

За несоблюдение графика отпусков и за его отсутствие может быть штраф:

  • для ИП и малых предприятий — от 1000 до 5000 ₽;
  • для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

Бывает, что ежегодный оплачиваемый отпуск нужно перенести. Скажем, если сотрудник болел или когда уход в отпуск негативно скажется на работе компании. Например, в сезон у работодателя останется один менеджер вместо двух. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно передвинуть. Также сам сотрудник может попросить о переносе отпуска в письменном заявлении. В этом случае штрафа за несоблюдение графика не будет.

Главное

  1. График отпусков составляют и утверждают не позже чем за 14 дней до нового календарного года.
  2. График обязаны составлять и вести все работодатели, кроме микропредприятий.
  3. В график включают всех сотрудников, работающих по трудовому договору, в том числе совместителей, сотрудников в отпуске по уходу за ребенком и на длительном больничном.
  4. Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпусков только некоторых категорий сотрудников, например несовершеннолетних, родителей, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.
  5. За несоблюдение графика отпусков и за его отсутствие может быть штраф.
Гибкий зарплатный проект без скрытых комиссий и сборов

Предложение Тинькофф

Гибкий зарплатный проект без скрытых комиссий и сборов

  • Онлайн, без открытия счета в Тинькофф
  • Платежи на карты любых банков
  • Интеграция выплат в 1С или вашу систему по API
Узнать больше
Бухгалтерия

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе

Елена Галичевская
Елена Галичевская

Вы составляете график отпусков? Как решаете вопросы, если кто-то не хочет идти в отпуск по графику?


Больше по теме