Как не склеить ласты на аудите: советы эксперта и главные ошибки производителей
Аудит на пищевом предприятии, как первая брачная ночь, когда один маленький нюанс меняет все дело. Все хотели быстрее, но, как оказалось, быстрее — не значит лучше. В сети есть определенные риски, которые она на себя берет при реализации продукции. Поэтому крупные торговые сети проводят аудиты поставщиков. При этом ассортимент условно разделяют на две категории. Первая включает деление по брендам (например, Coca-Cola или макароны Barilla), которые проходят аудит, как правило, раз в три года. Вторая — сегмент собственных торговых марок (СТМ), где контроль гораздо строже: производители проверяются каждой торговой сетью 1-2 раза в год.
Аудиты в известных торговых сетях
Аудиты торговых сетей — это не какой-то новый инструмент. Его используют очень часто и давно. При проведении аудитов поставщиков стандартный чек-лист обычно делится на категории и разделы (области) проверки: инфраструктура, управление качеством, хранение. Базовые требования очень простые: соблюдайте законодательство. А дальше каждая торговая сеть может в чек-лист ввести свои пожелания.
«Ашан» предлагает поставщикам пройти социальный аудит. Сеть «ВкусВилл» придерживается строгих стандартов в отношении пищевых добавок, ингредиентов и антибиотиков. В рамках аудита проверяется, применяют ли поставщики добавки и регламентировано ли их использование, что подтверждает высокие требования сети и отличает её от других.
Компания «Х5», пожалуй, единственная, которая, на мой взгляд, трепетно и правильно структурирует работу со своими аудиторами. Она подбирает только профессионалов: каждый аудитор проходит строгий отбор и обучение. Если в других компаниях поставщик просто преодолевает проходной балл, и это рутинная работа, в «Х5» после каждого аудита улучшают чек-листы, детализируют требования. В этот процесс погружены сотрудники компании, чтобы каждый аудит был еще лучше.
В остальном торговые сети придерживаются требований, установленных государством. Основной запрос торговых сетей с точки зрения безопасности — соблюдение требований Технического регламента Таможенного союза 021/2011 и других профильных регламентов. Сети не требуют уникальности, аудит проходят и небольшие компании.
Подготовка к аудиту поставщика
У нас есть полноценный сценарий, как правильно подготовить компанию к аудиту: шаг за шагом, каждый день, на протяжении трех месяцев работы, чтобы пройти любую проверку сети. Второй момент: мы «распылесосили» все лучшие практики рынка, чтобы сразу внедрить их на производстве — от экспресс-тестов по микробиологии, станций для смешивания и дозирования моющих средств до инновационных IT-решений, оптимизирующих сложные участки работы. Такие участки встречаются на любом предприятии — ни одна аудиторская проверка не обходится без выявления ошибок.
Ошибка №1. Треть всех ошибок составляет отсутствие записей (журналов контроля технологических параметров, ППУ, генеральных уборок, а также чек-листов, протоколов, актов) либо их некорректное ведение.
Ошибка №2. Как бы тревожно ни звучало, процветает плохое внутреннее обучение персонала. Про невыстроенные процессы на производстве можно говорить и в контексте антисанитарии (например, работник не помыл руки в санпропускнике).
Ошибка №3. Одним из главных нарушений является неполный контроль.
В выступлении на одной из конференций я приводил около 20 примеров предприятий с ошибками записей, которые повлекли за собой 200 миллионов убытков и утилизацию более 150 тонн продукции. Чтобы избежать основных ошибок с записями, было достаточно создать свою форму электронного журнала и автоматизировать процесс.
Передовое решение — цифровой «лагерь» на пищевом предприятии — технология «Quality Vision». По всему производству размещаются датчики, в форму сотрудников вшиваются RFID-метки, и на 2D-карте можно отслеживать их перемещения по производству. Если сотрудник закрылся в комнате отдыха и «тапает» хомяка, приходит уведомление.
Аудит без страха: все, что нужно знать для успешной проверки
Понимание требований сети. Каждая торговая сеть предъявляет свои специфические требования, однако все они основываются на Техническом регламенте Таможенного союза 021/2011. Изучите дополнительные условия сети, в которую вы планируете поставлять продукцию: от требований к маркировке до критериев проверки используемых ингредиентов.
Внутренние проверки и контроль. До аудита торговой сети проведите собственный внутренний аудит. Это позволит выявить и устранить потенциальные проблемы до того, как их заметят внешние аудиторы.
Автоматизация процессов. Внедрение цифровых решений, например, таких как система «Quality Check, поможет избежать ошибок, связанных с документооборотом, прослеживаемостью и контролем технологических процессов. «Автоматизация — это не просто тренд, а необходимость для повышения конкурентоспособности».
Обучение персонала. Регулярное повышение квалификации сотрудников критически важно. Даже простые ошибки, такие как несоблюдение санитарных норм, могут стать причиной серьезных замечаний со стороны аудиторов.
Учет записей. Убедитесь, что журналы технологических параметров, чек-листы и протоколы ведутся корректно и в полном объеме. Это одна из ключевых причин отказов в аудитах.
Работа с инновациями. Использование экспресс-тестов, IT-решений и цифровых журналов позволяет значительно улучшить качество работы и соответствие строгим требованиям сетей.
Подготовка к аудиту — это путь к улучшению процессов, а не временное усилие
Грамотная работа с документацией и обучение команды становятся залогом успеха.
Показатели выработки на производстве
Система «Quality Vision» помогает в управлении персоналом, снятии показателей выработки на производстве и КПД. Это особенно важно в условиях нехватки сотрудников. По разным оценкам, дефицит кадров в пищевой промышленности достигает 20%.
2 января я выезжаю на производство огромной американской корпорации (копакеры) и кровь из носу нужно пройти аудит. Я туда приезжаю, а там нет пола: неогороженная земля, новопостроенный ангар — и больше ничего. Наверное, это был один из самых значимых контрактов, когда я сам понял, что мы можем решить любую задачу. На его основе удалось создать одно из лучших производств.
Есть заводы, которые держатся на «старой гвардии». Когда приезжаешь на Пышму и видишь завод по производству консерв, а у Людмилы Фёдоровны, которая ещё в Советском Союзе начинала здесь работать, всё так же амбарная книга, понимаешь, что 80% её времени уходит на записи. И когда ты смотришь на это в масштабах страны и соотносишь с графиком аудитов, понимаешь, что так не будет вечно продолжаться. Я убежден, что число цифровых решений кратно возрастет.
А какие шаги вы считаете самыми важными для успешного прохождения аудита?