Attention management: как научить команду управлять вниманием и повысить ее продуктивность
Долгое время, когда речь заходила о продуктивности, это понятие автоматически связывалось с управлением временем. Но сегодня специалисты сходятся на том, что ставка только на time management — это не совсем верное решение.
Большинство сотрудников сегодня работают с десятками задач, и долго удерживать внимание на конкретных задачах получается не всегда. Это особенно справедливо, если задачи рутинные, скучные или сложные. Мир полон отвлекающих факторов, которые постоянно воздействуют на людей, а люди, не умея противостоять этим раздражителям, стараются быть мультизадачными и переключаться между ними. От этого страдают не только результаты, но и качество жизни.
Благодаря пониманию этой проблемы появилась технология attention management — управление вниманием. Она позволила взглянуть на ситуацию глобальнее.
Факторы, которые влияют на внимание
Все факторы, которые отвлекают наше внимание, можно разделить на две большие группы: внутренние и внешние. К первым относятся физическое и психическое состояние человека, его субъективное восприятие ситуации. Здесь важно поговорить о роли дофамина, а также о некоторых особенностях мышления, которые влияют на продуктивность.
Дофамин. Этот нейромедиатор отвечает за мотивацию, стремление к результату, а также за пристрастие к чему-либо. Еще он влияет на восприятие времени и необходим нашему организму для поддержания активности.
Одно из важных понятий — это дофаминовый цикл (дофаминовая петля). Он формируется за счет того, что при достижении цели человек испытывает удовольствие — то есть получает вознаграждение за свои усилия. Благодаря выработке дофамина поведение подкрепляется, а мотивация при повторении цикла возрастает. Так и формируется привычка.
Проблема в том, что дофамин также связан с восприятием времени. Если человек понимает, что для получения награды и удовольствия ему нужно долго преодолевать себя, привлекательность предстоящего удовольствия падает, что негативно отражается и на мотивации. Поэтому часто привычка не успевает закрепиться.
Высвобождение дофамина зависит от многих факторов, в том числе и от особенностей мышления, субъективного восприятия ситуации.
Особенности мышления. Кэрол Дуэк, психолог Стэнфордского университета, более 20 лет изучает особенности мышления у разных людей. Она пришла к выводу, что есть два типа мышления: фиксированное и направленное на рост. Качество жизни человека, а также то, как он справляется с проблемами либо задачами, во многом зависят от конкретного типа. При этом уровень интеллекта и талант влияют на результаты в меньшей степени.
При фиксированном типе мышления люди думают, что их характеристики (тот же интеллект и талант) — это данность, которую нельзя развивать. Если эти характеристики соответствуют высоким стандартам, то человек получает подтверждение, что он умен, успешен и делает все правильно. Но как только он сталкивается со сложностями, то начинает испытывать сильное напряжение. Трудности при фиксированном мышлении воспринимаются как что-то крайне нежелательное — они говорят о том, что человек недостаточно талантлив или квалифицирован, чтобы справиться с задачей сразу же. Очевидно, что обладатели такого мышления сложнее переносят работу, в которой постоянно сталкиваются с новыми вызовами. Задачки со звездочкой вызывают у них не интерес, а серьезный стресс — а это сказывается на продуктивности. В таких условиях сложно запустить дофаминовый цикл и сформировать новые привычки.
Противоположность описанному варианту — мышление роста. Люди с таким субъективным восприятием мира уверены, что собственные качества можно развивать. Они воспринимают ошибки как способ научиться большему. Такие люди охотнее идут в новое, рискуют, а также лучше справляются со сложными задачами на длинных дистанциях. Они буквально способны получать удовольствие от процесса, каким бы трудным он ни был, то есть ориентируются не на награду в будущем, а на свое состояние в настоящем.
Мышление роста отлично сказывается на всех сферах жизни, в том числе и на работе. Люди с подобным восприятием намного продуктивнее и эффективнее тех, у кого мышление фиксированное.
Подробнее о том, как субъективные установки и тип мышления влияют на жизнь, можно прочитать в книге Кэрол Дуэк «Гибкое сознание. Новый взгляд на психологию развития взрослых и детей».
4 группы внешних факторов. Помимо внутренних, на отвлечение внимания воздействуют также внешние факторы:
- Визуальные. Если человек сидит за компьютером, то визуальным фактором часто становится хаос на столе, когда под рукой лежит много книг, блокнотов, канцелярии и других ненужных в моменте предметов. В эту же группу можно отнести любые яркие вещи в помещении, визуальный шум, цветную подсветку и даже слишком сложный шрифт на компьютере.
- Слуховые. Разговоры коллег в офисе или смех детей дома — все это регулярно отвлекает внимание. Поэтому специалисты по продуктивности часто рекомендуют использовать шумоподавляющие наушники.
- Физические. Неудобный стул, слишком низкая или слишком высокая температура в помещении — эти и другие факторы, которые вызывают физический дискомфорт, тоже отвлекают внимание и влияют на уровень продуктивности.
- Цифровые. В 2024 году цифровые отвлекающие факторы оказывают колоссальное влияние на продуктивность. Исследования на эту тему демонстрируют ужасающую статистику. Компания по разработке мобильных приложений Idea Usher не так давно опубликовала масштабную аналитику, в которой привела интересные цифры. Оказывается, средний американец проверяет свой телефон каждые 10-12 минут — а это как минимум 96 раз в день. При этом для 66% пользователей это значение вырастает до 160 раз в день.
Любопытно, что 50% от используемых приложений — это социальные сети (около 40%) и мессенджеры (10%). В связи с этим стоит упомянуть такое явление, как ожидание немедленного ответа. Поскольку мессенджеры и другие приложения сделали нас доступными 24/7, коллеги, близкие и знакомые часто ожидают от нас и друг от друга практически мгновенного ответа.
Это невидимое давление заставляет нас регулярно проверять уведомления, чтобы ничего не пропустить. Со временем это становится настолько естественным, что любое неотвеченное сообщение повышает уровень тревоги и отвлекает от важных задач еще больше. Очевидно, что человек, который сто и более раз за день проверяет свой смартфон, работает не так продуктивно, как мог бы.
Расписание — уже знакомый нам time management. Управление временем — это часть управления вниманием. Если нет четких целей и продуманного плана, рассчитывать на высокую продуктивность тоже не приходится. Причем это тот случай, когда важно выдерживать баланс. И отсутствие расписания, и слишком плотное, перегруженное задачами расписание работают одинаково плохо.
Недостаток отдыха. Если человек долго работает над сложной задачей, он банально устает — и его эффективность снижается. Поэтому перерывы на отдых — важная составляющая процесса.
Исследований по этой теме пока немного, поэтому точно сказать о том, сколько должен длиться рабочий слот, а сколько времени нужно отводить на перерыв, сложно. Скорее всего, это индивидуальная история, которая во многом зависит от самого человека. В среднем специалисты по продуктивности сходятся на том, что рабочий слот должен составлять от 45 до 90 минут, а на отдых желательно отвести 15—20 минут.
Но зато есть небольшие исследования, которые показывают эффективность разных видов отдыха. Одно из них, проведенное в 2018 году, показало, что отдых, который сопровождается физическими упражнениями, а также техниками на расслабление, более эффективен, чем просто ничегонеделание.
Как научить сотрудников управлять вниманием и повысить продуктивность
Attention management требует комплексного подхода — к сожалению, нет волшебной методики, которая поможет управлять вниманием команды. Многое зависит и от самих сотрудников — но результат определенно того стоит.
Показать команде, как осознать свое состояние. Самое важное в ситуации, когда продуктивность на нуле или серьезно снижена, — это помочь сотрудникам увидеть проблему. Для этого отлично подойдет модель Мауры Томас — авторитетного тренера в сфере управления вниманием. Эту модель она подробно описала в своей книге Attention Management: How to Create Success and Gain Productivity–Every Day.
Модель описывает четыре состояния, в которых может находиться человек, решающий задачи — не только рабочие, но и любые другие, которые требуют внимания.
Квадрант 1 (верхний слева) описывает реактивное состояние, постоянное отвлечение. Это классическая история про то, что человек пытается делать все подряд, но при этом получает минимальные результаты. Как видно на схеме, в этом состоянии наблюдаются и низкий уровень контроля, и низкий уровень внимания.
Квадрант 2 (нижний слева) — это то, что называется состоянием мечтания или (у других авторов) состоянием блуждания, расслаблением ума. В идеале человек, который находится в таком состоянии, позволяет своим мыслям блуждать внутри головы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для нашего мозга это очень важно, потому что именно в такие моменты в нем происходит большая работа, которая потом заканчивается инсайтами, идеями для решения сложных задач. Но проблема в том, что современный человек часто избегает этого состояния, тратя любую свободную минуту на гаджеты, цифровые отвлечения.
Квадрант 3 (нижний справа) — сосредоточенность и осознанность. Это то состояние, которое мы и называем продуктивностью. Ему соответствуют высокий уровень контроля и высокий уровень внимания.
Квадрант 4 (верхний справа) — поток. Первым, кто исследовал состояние потока, был Михай Чиксентмихайи, один из основателей позитивной психологии. Подробно почитать об этом можно в его книгах «Поток. Психология оптимального переживания» и «В поисках потока. Психология включенности в повседневность». Если очень просто, то поток — это состояние полной вовлеченности, когда для человека перестают существовать внешние факторы. Есть только задача, которой он полностью поглощен.
К сожалению, войти в поток усилием воли нельзя. Для этого состояния должны сложиться определенные условия. Но если они есть, при регулярных тренировках в поток можно научиться входить как раз из третьего квадранта — из состояния сосредоточенности и осознанности.
Чтобы привести сотрудников к методике управления вниманием, стоит начать с командных тренингов. Просто показать модель Мауры Томас недостаточно. Важно, чтобы сотрудники на общей встрече соотнесли свой опыт с конкретным квадрантом.
Умение отслеживать разные состояния — уже половина успеха. Однако важно, чтобы команда понимала, какие состояния наиболее продуктивны.
Самый нежелательный из них — первый. Важно отслеживать, когда сотрудник попадает в состояние непродуктивной мультизадачности. Будет плюсом, если руководитель понаблюдает за командой и подскажет, когда нужно целенаправленно перейти в третий квадрант — осознанной и сосредоточенной работы над одной задачей. При этом необходимо делать перерывы и давать мозгу блуждать, не занимая его никаким контентом, — то есть периодически находиться во втором квадранте. Такие перерывы стоит закрепить в расписании для всей команды.
Создать условия для повышения уровня дофамина. Мы уже говорили о том, как на уровень дофамина влияет тип мышления, субъективное восприятие ситуации. Но это далеко не все факторы, которые важно учитывать.
Чтобы поддерживать более высокий уровень дофамина, рекомендуется:
- Высыпаться и соблюдать гигиену сна. Лучше всего придерживаться одного расписания, засыпать и просыпаться в одно и то же время. Обязательно нужно соблюдать тишину — не спать под сериалы или ролики на ютюбе.
- Регулярно заниматься спортом — силовыми и кардиотренировками.
- Использовать расслабляющие практики: йогу, медитации. Также в качестве расслабляющих инструментов хорошо работают массажи.
- Придерживаться здоровой диеты, которая богата белками и антиоксидантами. Последние в большом количестве содержатся в листовой зелени, ягодах.
- Поначалу составлять простые списки дел. Завершая простые дела, мы быстрее получаем вознаграждение и приучаем себя к тому, чтобы доводить начатое до конца.
Напрямую влиять на такие стороны жизни сотрудников невозможно, неэтично и нет смысла. Такие изменения нельзя навязать извне, главный драйвер роста здесь — внутренняя мотивация.
Хорошая практика — общие чаты команды, в которых руководитель и сотрудники будут делиться успехами в спорте, фотографиями с тренировок или советами по йоге и медитациям. Важен пример руководителя, и со временем благодаря окружению у команды сформируются полезные привычки, которые помогут команде управлять дофамином.
Поработать над расписанием. Если дел очень много, придется расставить приоритеты. И тогда помогут дополнительные инструменты — например, матрица Эйзенхауэра. Она позволяет разделить все задачи на четыре группы и выявить те, которые нужно завершить в первую очередь. Остальное можно отложить или по возможности делегировать.
При работе над расписанием важно учитывать и особенности, связанные с уровнем продуктивности в течение дня. Если энергии больше утром, то все сложные задачи лучше сделать до обеда. А вот совам с утра лучше сконцентрироваться на более простых и мелких делах, сдвинув все сложное на более позднее время. Мы все индивидуальны, поэтому и расписание нужно составлять с учетом личных особенностей.
Методики управления временем и задачами как единый стандарт для команды можно внедрить на ежедневных планерках. В этом помогут специальные сервисы, например, таск-трекеры или онлайн-доски. Их преимущество в том, что там можно расставлять задачи по приоритетности и ставить отметки о выполнении.
Подготовить среду и исключить условия, требующие мультизадачности. Рабочее место — индивидуальное дело каждого сотрудника, особенно если он работает удаленно.
Однако руководитель может дать несколько полезных советов, например:
- Поставить уведомления в телефоне и компьютере на беззвучный режим без всплывающих окон.
- Убрать все лишнее со стола. Оставить только вещи, необходимые для работы.
- Отрегулировать температуру в помещении.
- Сделать рабочее кресло максимально удобным.
- Использовать шумоподавляющие наушники.
- Четко определить рабочие слоты и перерывы для отдыха. Для этого прекрасно подойдет техника Pomodoro с таймером.
Поскольку факторов отвлечения очень много, важно, чтобы сотрудники самостоятельно следили за ними и отмечали, какие триггеры оттягивают внимание от рабочих задач.
Каждому человеку поможет что-то свое. Кому-то достаточно отключить уведомления — и он не будет отвлекаться на телефон. А другому человеку нужно отнести смартфон в дальнюю комнату или поставить очень длинные пароли на все отвлекающие приложения. Действовать можно по-разному — главное прийти к результату.
А как вы боретесь с факторами, отвлекающими внимание, и повышаете продуктивность? Поделитесь своим мнением в комментариях!