Бессмысленные и беспощадные созвоны по любому поводу — это серьезная проблема для многих команд. Не зря на этот счет появилось так много шуток и мемов. То, что раньше было удобным и эффективным инструментом, в какой-то момент вышло из-под контроля и начало осложнять работу.
Мы тоже столкнулись с этой проблемой, но вовремя поняли, что ситуацию нужно менять. Делимся своим опытом и теми решениями, которые сделали онлайн-встречи по-настоящему эффективными.
5 причин, почему «быстрые» созвоны по любому поводу — враги вашей команды
Часто видим в чатах фразу «да давай созвонимся на 5 минут, так будет быстрее». На самом деле это коварная иллюзия. Ниже объясню, почему.
Тратят рабочее время. Многие сотрудники созваниваются, чтобы сэкономить время. В этом есть логика, когда мы говорим про запланированный, четко структурированный процесс, у которого есть цель и понятные рамки. Но хаотичные звонки в течение дня, особенно когда их становится слишком много, наоборот тратят время сотрудников.
При этом многие люди не умеют выражать свои мысли кратко и максимально точно. Поэтому без участия модератора обычный звонок вместо запланированных 5 минут часто длится 15 и больше.
Снижают эффективность работы. Представьте, что сотрудник сосредоточен на решении сложной задачи. Если он параллельно ведет переписку, то может возвращаться к ней тогда, когда это комфортно. Но при созвоне это невозможно, потому что нужно подстроиться под собеседников и подобрать общий свободный слот. Если из-за этого приходится отложить задачу, то на повторное погружение в работу уходит дополнительное время. Чем больше таких разрывов происходит в течение дня — тем ниже эффективность специалистов, которые вынуждены постоянно отвлекаться.
Раздражают команду. Если сотрудники не могут планировать свой день и следовать конкретному расписанию, то это сильно повышает уровень стресса. Люди не могут распределить задачи на день так, чтобы выполнить нужный объем работы, соблюсти все дедлайны и при этом оставить время на перерывы — обед, кофе или короткую передышку после сложной задачи.
Даже если этот фоновый стресс сначала не ощущается, со временем человек замечает, что он гораздо сильнее устает, а его эффективность снижается. В сочетании с другими нежелательными факторами это нередко приводит к выгоранию.
Ломают структуру бизнес-процессов. Чем больше вопросов решается внутри команды, тем выше потребность в четкой структуре бизнес-процессов. Понятные ТЗ, расписание, отчеты, канбан-доски — эти и многие другие инструменты помогают структурировать, систематизировать работу. А вот бесконечные созвоны все только осложняют.
Детали, которые обсуждаются голосом, часто нигде не зафиксированы. Кто-то что-то сказал, о чем-то договорился, а до нужных людей это не дошло или дошло в искаженном виде. Если не дублировать каждый звонок кратким отчетом, то многое можно упустить. Но и делать двойную работу тоже бессмысленно, особенно если в день проходит несколько созвонов.
Негативно влияют на репутацию руководителей. Эта причина очевидна не для всех, и о ней важно сказать. Когда руководители постоянно инициируют «пустые» созвоны, у сотрудников это вызывает недоумение. Рано или поздно они приходят к выводу о том, что лидеры не справляются со своими задачами, а только осложняют жизнь команде. Это настроение может распространиться и на другие направления работы, что в целом снизит эффективность сотрудников.
Как мы все-таки настроили коммуникацию и какой эффект получили
Обойтись вообще без созвонов невозможно, особенно когда большая часть команды работает в удаленном формате. Остается только одно — оптимизировать и правильно организовать коммуникацию, чтобы звонки не мешали, а помогали команде достигать поставленных целей. Рассказываем, что сделали.
Шаг 1: классифицировали созвоны и прописали критерии, когда они необходимы. Есть разные виды встреч, поэтому мы изучили все варианты и выбрали те форматы, без которых не обойтись:
- стратегические (раз в месяц или квартал) — такие созвоны нужны, чтобы оценить прогресс команды и свериться с KPI;
- организационные (раз в неделю или ежедневно) — это небольшие созвоны, во время которых команда обсуждает небольшие задачи, делится краткосрочными планами и оптимизирует работу по ситуации;
- проектные (1-2 раза в неделю) — встречи этого формата необходимы, когда нужно разрабатывать проект или продукт, составлять и корректировать планы, отслеживать прогресс по их выполнению.
Формат и регулярность зависят от специфики бизнеса и особенностей работы команды. Лучше всего изучить опыт разных компаний и подобрать то, что отвечает вашим задачам.
Шаг 2: соотнесли выбранные форматы с нашей работой и составили подходящую схему встреч для команды. Конечно, такая схема получилась не сразу. Какое-то время пришлось пожить в тестовом режиме и попробовать разные варианты. Например, изначально мы захотели отказаться от дейли (ежедневных коротких созвонов), но быстро поняли, что это неверное решение.
Путем проб и ошибок в нашей команде сложилась схема созвонов, которая включает:
- Утренние дейли в формате видеозвонка. Рабочий день начинается с того, что каждый участник команды кратко рассказывает о своих планах на день, а также резюмирует результаты предыдущего дня. Этот формат очень похож на scrum-митинги. А еще он помогает заряжать команду энергией и поддерживать приятную дружескую атмосферу, что очень важно при работе на удаленке.
- Отчетные встречи по итогам спринтов или проектов. Они необходимы, чтобы подвести итоги, проанализировать работу команды, отметить успехи и обратить внимание на ошибки.
- Мастермайнды, мозговые штурмы. Такие встречи очень выручают, если при решении задачи команда оказалась в тупике. А еще мы проводим мозговые штурмы перед началом крупных проектов, чтобы собрать как можно больше интересных идей.
Шаг 3: прописали четкие требования для каждого варианта митапа. У каждого формата встреч теперь есть свои правила, в которых мы учли:
- Периодичность. Если возникла необходимость в срочном созвоне, мы стараемся выбирать день, свободный от митингов, а также дополнительно согласовываем время со всеми участниками.
- Тайминг. Если встреча длится более 40 минут, обязательно добавляем перерыв. А еще при планировании митингов всегда учитываем часовой пояс всех участников, чтобы никому не приходилось оставаться на работе поздним вечером или просыпаться слишком рано.
- Особенности подготовки к созвону. Например, для мозговых штурмов мы используем специальный сервис с канбан-доской и совместным доступом. А на дейли рекомендуем всем участникам самостоятельно делать записи в удобном для себя формате.
- Роли участников — ведущий, секретарь, модератор (в зависимости от формата).
- Способы фиксации результата. Если по итогам встречи нужно составить отчет, то для решения этой задачи мы заранее назначаем ответственного — как правило, это секретарь.
Требования к встречам мы оформили в виде отдельного документа и разместили там же, где и все остальные инструкции, регламенты компании.
Шаг 4: создали условия работы, при которых необходимость в лишних созвонах отпадает. Если в команде царит хаос, то любые правила в отношении созвонов решат проблему лишь частично. Поэтому важно в целом посмотреть на качество коммуникации между сотрудниками и понять, какие проблемы есть, как их можно исправить.
Простые рекомендации:
- делайте прогресс по задачам прозрачным — в этом поможет канбан-доска с бумажными стикерами или таск-менеджер;
- структурируйте общение команды: например, можно договориться с командой обсуждать в чатах не больше одного вопроса одновременно — ещё один удобный вариант — мессенджер с тредами, благодаря которым можно навести порядок в переписке;
- пишите инструкции и регламенты;
- давайте сотрудникам достаточно пространства для инициативы — так они будут тратить меньше времени, чтобы что-то уточнить или спросить разрешения;
- уделяйте больше внимания процессу онбординга, а также закрепляйте за новичками менторов.
Иными словами, нужно действовать превентивно. Чем больше вопросов вы закрываете еще до их появления — тем ниже необходимость в созвонах. И тогда время митингов тратится на действительно важные и приоритетные задачи.
Какие результаты мы получили
Как только мы убрали ненужные митинги и четко структурировали те встречи, которые остались, результаты не заставили себя ждать. Атмосфера в коллективе стала более спокойной и расслабленной, сотрудники, включая руководителей, получили два, а то и три часа дополнительного времени, которое можно потратить на работу. Многие отметили, что им стало проще планировать свой день, вовремя завершать задачи и соблюдать дедлайны.
Уровень стресса тоже стал значительно меньше. Это очень важно, так как мы строим команду на долгие годы, а не стремимся выжать из нее максимум здесь и сейчас.
Выводы
Часто руководители недооценивают тот вред, который наносят команде уже привычные вещи. Например, тимлиды видят недовольство сотрудников регулярными созвонами, но все равно продолжают действовать по накатанной, по принципу «работает — не трогай». Игнорирование подобных проблем со временем может «сжечь» команду и поставить под угрозу бизнес.
Мы на своем опыте убедились, что отказ от бесполезных созвонов — это решение, которое практически сразу дает профиты. Оно положительно отражается буквально на всем: бизнес-процессах, результатах работы и психологическом состоянии сотрудников. Этот тот случай, когда относительно небольшими усилиями можно вывести работу команды на совершенно другой уровень.
Как навести порядок в деньгах бизнеса и личных сбережениях
- Как свести доходы с расходами: 4 совета из книги консультанта по финграмотности «Девушка с деньгами»
- Как инвестировать время и деньги, чтобы обрести финансовую свободу: 5 принципов из книги «Капитал»
- 9 способов получать пассивный доход
- 10 фильмов про деньги
- 3 проверенных десятилетиями совета по управлению финансами из книги «Самый богатый человек в Вавилоне»
А как вы боретесь с неэффективными созвонами?