Какие документы нужны для трудоустройства?
Читательница Оксана спрашивает: «Я открыла компанию, нанимаю первых сотрудников сама. Помогите разобраться: какие документы нужны для официального трудоустройства?»
Основные документы при трудоустройстве
Список документов для трудоустройства зависит от того, работал человек раньше или это его первая работа.
СНИЛС. Если у работника нет СНИЛС, вы должны его получить. Направьте в социальный фонд анкету по форме АДВ-1. В ответ из фонда придет уведомление АДИ-РЕГ.
Документы со сведениями о стаже. Если соискатель со стажем не предъявит ни СТД-Р, ни бумажную трудовую книжку, его можно оформить на работу, но без учета предыдущего стажа. Поэтому надо посоветовать сотруднику получить СТД-Р на последнем месте работы или форму СТД-СФР в МФЦ, социальном фонде или через Госуслуги.
Если берете на работу человека с бумажной трудовой книжкой и он хочет перейти на электронную, действуйте так:
- Внесите в его трудовую запись о приеме на работу.
- Возьмите с соискателя письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Сделайте запись о переходе на электронную книжку в бумажной и выдайте ее на руки.
- До 25-го числа следующего месяца сдайте на работника в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с отметкой о переходе на электронную книжку.
Если соискатель впервые устраивается на работу, оформлять ему трудовую книжку не нужно.
Перечень дополнительных документов при приеме на работу
Иногда могут потребоваться дополнительные документы — например, если сотрудник хочет получать налоговые вычеты или он военнообязанный. Рассказываем, что еще можно запрашивать.
Документы для налогового вычета. Если работник хочет, чтобы на новом месте ему предоставляли стандартные вычеты по НДФЛ, например на детей, он должен предъявить справку о доходах с прежней работы и подтверждающие документы, например свидетельство о рождении.
Документы воинского учета. Их должны предъявить мужчины от 18 до 30 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются, например:
- мужчины, которые отслужили и состоят в запасе;
- мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва;
- мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
- мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах;
- женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры.
Мужчины от 18 до 30 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить приписное удостоверение. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.
Справка об отсутствии судимости. Ее нужно потребовать, если устраиваете человека на работу, которую по закону не могут выполнять судимые за определенные преступления:
- педагогическая и образовательная деятельность;
- пассажирские перевозки и такси;
- работа, где есть непосредственный контакт с детьми, например детская больница, оздоровительный лагерь, развивающий детский центр;
- авиационный персонал;
- транспортная безопасность.
Медицинское заключение. Если человек будет работать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, нужно медицинское заключение, что ему не противопоказано жить и трудиться на Севере.
При устройстве на работу с вредными условиями труда нужны результаты предварительного медицинского осмотра.
Документы об образовании или квалификации. Их можно запросить, если для работы требуются определенные навыки и без них трудоустройство невозможно. Например, у человека, которого берут на работу водителем, должны быть водительские права нужной категории. А для главного бухгалтера страховой компании обязательно высшее экономическое образование.
Требовать от работника письменное заявление о приеме на работу не обязательно, достаточно трудового договора. Но если вам так удобнее, пусть работник напишет документ.
Перечень документов для особых случаев
Если принимаете на работу внешнего совместителя, иностранца или подростка, список документов будет отличаться.
Прием на работу внешнего совместителя. Запись о совместительстве в трудовую книжку не вносите. Это всегда делает основной работодатель на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.
У внешнего совместителя, которого принимают на работу с вредными или опасными условиями труда, надо потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если они тоже вредные, совместителя трудоустроить нельзя.
Прием на работу иностранцев. Документы, которые работодатель должен попросить у иностранного гражданина, зависят от статуса будущего работника.
- Временно пребывающие в РФ, то есть люди без вида на жительство или разрешения на временное проживание в РФ, кроме граждан стран ЕАЭС и Украины, представляют национальный паспорт и патент либо разрешение на работу.
- Постоянно или временно проживающие предъявляют вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент или разрешение на работу для трудоустройства им не нужны.
- Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.
- Граждане Украины показывают документ о дактилоскопической регистрации в России. При его наличии они могут трудиться без патента.
- Люди, получившие в РФ временное убежище, показывают свидетельство об этом.
Прием на работу 14-летнего подростка. Помимо основных документов, он должен предъявить письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.
Помните, что несовершеннолетним нельзя устанавливать испытательный срок и у них сокращенная продолжительность рабочего времени:
- для детей до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
- от 16 до 18 лет — до 35 часов в неделю.
Эти нормы сокращаются как минимум вдвое, если несовершеннолетний в течение учебного года совмещает работу с учебой, кроме каникул. Учебу нужно подтвердить справкой из учебного заведения.
Какие документы нельзя запрашивать при приеме на работу
При устройстве на работу работодатель не вправе требовать документы, которые не обязательны по закону. Соискатель может представить их, если хочет. Это, например:
- ИНН;
- рекомендации от прошлых работодателей;
- справка о семейном положении и свидетельства о рождении детей;
- справка о зарплате с предыдущего места работы.
Отказывать в найме в случае непредставления этих документов организация или ИП не вправе.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Были ли у вас сложности с документами сотрудников?