Должностную инструкцию секретаря директора составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его трудовые функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы секретарем руководителя нужно:
- высшее, неполное высшее или среднее специальное образование;
- стаж работы по специальности от полугода.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
- локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ и законодательство об архивном деле;
- правила деловой переписки и этикета;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- структуру организации и распределение функций между подразделениями и специалистами;
- методы оформления и обработки документов;
- основы договорной работы;
- правила организации встреч в офисе;
- правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
- основы психологии, конфликтологии, медиации;
- структуру и принципы организации документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
- вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
- поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
- предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.
2. Трудовые функции
2.1. Помощь руководителю в организации его деятельности.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя обязан:
- составлять расписание руководителя, согласовывать его с ним;
- принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
- принимать документы на подпись руководителя;
- готовить документы и материалы по запросу руководителя;
- следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя;
- организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
- участвовать в организации корпоративных мероприятий;
- выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря.
4. Права
4.1. Секретарь руководителя вправе:
- запрашивать у руководителя информацию и нормативно-правовые документы для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у руководителя и других работников компании документы для выполнения должностных обязанностей;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
- знакомиться с решениями генерального директора, касающимися своих должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку своей деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Секретарь руководителя знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у секретаря руководителя.
5.3. Секретарь руководителя знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Павлова Нина Владимировна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
Должностная инструкция секретаря руководителя входит в пакет документов «Оформление сотрудника»
Собрали список шаблонов документов, которые помогут предпринимателю взять личные данные у работников, согласовать обязанности, зафиксировать должности и зарплаты.
Как и в какой очередности заполнять документы, рассказали в статье «Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП».
Какие документы могут понадобиться:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании.
- Положение об обработке персональных данных.
- Положение об организации по охране труда.
- Штатное расписание.
- Приказ об утверждении штатного расписания.
- Должностные инструкции.
- Лист ознакомления с должностной инструкцией.
- Трудовой договор.
- Срочный трудовой договор.
- Трудовой договор с комбинированным режимом работы.
- Договор возмездного оказания услуг.
- Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем.
- Приказ о приеме на работу.
- Приказ о назначении генерального директора.
- Личная карточка работника.
- Заявление о регистрации в качестве страхователя.
Какого документа вам не хватает? Поделитесь, и наши эксперты создадут шаблон.