Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностную инструкцию секретаря директора составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его трудовые функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.

Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы секретарем руководителя нужно:

• высшее, неполное высшее или среднее специальное образование;
• стаж работы по специальности от полугода.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

• локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ и законодательство об архивном деле;
• правила деловой переписки и этикета;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между подразделениями и специалистами;
• методы оформления и обработки документов;
• основы договорной работы;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структуру и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.

1.4. Секретарь руководителя должен уметь:

• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.

2. Трудовые функции

2.1. Помощь руководителю в организации его деятельности.

2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь руководителя обязан:

• составлять расписание руководителя, согласовывать его с ним;
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
• принимать документы на подпись руководителя;
• готовить документы и материалы по запросу руководителя;
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя;
• организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
• участвовать в организации корпоративных мероприятий;
• выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря.

4. Права

4.1. Секретарь руководителя вправе:

• запрашивать у руководителя информацию и нормативно-правовые документы для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
• запрашивать у руководителя и других работников компании документы для выполнения должностных обязанностей;
• разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
• знакомиться с решениями генерального директора, касающимися своих должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку своей деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Секретарь руководителя знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у секретаря руководителя.

5.3. Секретарь руководителя знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Павлова Нина Владимировна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________