Должностная инструкция помощника руководителя

Должностную инструкцию помощника руководителя составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его трудовые функции, какие у него есть права и обязанности.

Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

1. Общие положения

1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы помощником руководителя требуется:

• высшее образование по профильной специальности;
• минимум три года опыта работы по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

1.3. Помощник руководителя должен знать:

• основы административного права, гражданского и трудового законодательства РФ и иные нормативные правовые документы в объеме, нужном для выполнения должностных обязанностей;
• специфику основной деятельности компании и руководящий состав организации и ее подразделений, структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила и технологию контроля исполнения поручений руководителя;
• функции самоменеджмента, принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров, деловой переписки и делового этикета;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола общих собраний, заседаний и документов, создаваемых во время делового мероприятия или подготовки к нему;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• английский язык на разговорном уровне, правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• порядок подготовки и проведения командировок, оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• правила организации приема посетителей руководителя;
• правила поддержания и развития межличностных отношений;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны в объеме, нужном для выполнения должностных обязанностей.

2. Трудовые функции

2.1. Планирование рабочего дня руководителя и исполнение его поручений.

2.2. Ведение деловой переписки, встреча посетителей руководителя.

2.3. Организация совещаний и переговоров, деловых поездок и командировок.

3. Должностные обязанности

3.1. Помощник руководителя обязан:

• определять приоритетность и очередность выполнения задач и эффективно распределять рабочее время;
• планировать рабочий день руководителя, составлять и вести план его переговоров и командировок;
• информировать партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• применять способы делового общения, управлять конфликтами, применять медиативные технологии;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• не разглашать конфиденциальную информацию;
• помогать руководителю в подготовке к конференциям и деловым переговорам;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• редактировать тексты документов, составлять пресс-релизы;
• работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации;
• делать устный и письменный перевод с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.

4. Права

4.1. Помощник руководителя вправе:

• участвовать в обсуждении проектов и решений руководства, касающихся его должностных обязанностей, в совещаниях по их подготовке и выполнению;
• подписывать документы в пределах компетенции;
• разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по улучшению деятельности в пределах компетенции;
• повышать квалификацию на курсах и семинарах за счет работодателя;
• знакомиться с документами с оценкой его деятельности и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Помощник руководителя знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора, а в дальнейшем — с изменениями в ней.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у помощника руководителя.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Васильева Юлия Андреевна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________