Должностная инструкция офис-менеджера

Должностную инструкцию офис-менеджера составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его должностные функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.

Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов и подчиняется руководителю административно-хозяйственного отдела (далее — АХО), назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы офис-менеджером нужно среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена.

1.3. Офис-менеджер должен знать:

• локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
• правила деловой переписки и этикета;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• основы договорной работы, порядок заключения договоров;
• принципы организации снабжения офиса;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структуру и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.

1.4. Офис-менеджер должен уметь:

• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
• помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.

2. Трудовые функции

2.1. Организация работы офиса.

2.2. Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов обслуживания клиентов.

3. Должностные обязанности

3.1. Офис-менеджер обязан:

• следить за функционированием офиса, например, заказывать канцтовары и расходные материалы;
• контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
• организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
• участвовать в организации корпоративных мероприятий;
• разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
• выполнять поручения руководства.

4. Права

4.1. Офис-менеджер вправе:

• запрашивать у руководителя АХО информацию и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
• запрашивать у руководителя АХО и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
• разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя АХО предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
• знакомиться с решениями генерального директора, касающимися его должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Офис-менеджер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у офис-менеджера.

5.3. Офис-менеджер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ /Потехина Арина Игоревна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________