Должностную инструкцию офис-менеджера составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его должностные функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
Должностная инструкция и обязанности офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов и подчиняется руководителю административно-хозяйственного отдела (далее — АХО), назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы офис-менеджером нужно среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена.
1.3. Офис-менеджер должен знать:
- локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ;
- правила деловой переписки и этикета;
- правила защиты конфиденциальной служебной информации;
- структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
- основы договорной работы, порядок заключения договоров;
- принципы организации снабжения офиса;
- правила организации встреч в офисе;
- правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
- основы психологии, конфликтологии, медиации;
- структуру и принципы организации документооборота;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
1.4. Офис-менеджер должен уметь:
- вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
- формировать заказы на техническое и сервисное обслуживание офиса и офисного оборудования;
- помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;
- поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
- предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
- организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.
2. Трудовые функции
2.1. Организация работы офиса.
2.2. Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов обслуживания клиентов.
3. Должностные обязанности
3.1. Офис-менеджер обязан:
- следить за функционированием офиса, например, заказывать канцтовары и расходные материалы;
- контролировать работу курьерской службы, технического персонала;
- принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;
- следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
- организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;
- участвовать в организации корпоративных мероприятий;
- разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды;
- выполнять поручения руководства.
4. Права
4.1. Офис-менеджер вправе:
- запрашивать у руководителя АХО информацию и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у руководителя АХО и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
- разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя АХО предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;
- знакомиться с решениями генерального директора, касающимися его должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Офис-менеджер знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у офис-менеджера.
5.3. Офис-менеджер знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ /Потехина Арина Игоревна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
Должностная инструкция офис-менеджера входит в пакет документов «Оформление сотрудника»
Собрали список шаблонов документов, которые помогут предпринимателю взять личные данные у работников, согласовать обязанности, зафиксировать должности и зарплаты.
Как и в какой очередности заполнять документы, рассказали в статье «Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП».
Какие документы могут понадобиться:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании.
- Положение об обработке персональных данных.
- Положение об организации по охране труда.
- Штатное расписание.
- Приказ об утверждении штатного расписания.
- Должностные инструкции.
- Лист ознакомления с должностной инструкцией.
- Трудовой договор.
- Срочный трудовой договор.
- Трудовой договор с комбинированным режимом работы.
- Договор возмездного оказания услуг.
- Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем.
- Приказ о приеме на работу.
- Приказ о назначении генерального директора.
- Личная карточка работника.
- Заявление о регистрации в качестве страхователя.
Какого документа вам не хватает? Поделитесь, и наши эксперты создадут шаблон.