Должностная инструкция делопроизводителя

Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.

Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.

Подробнее о том, когда и зачем нужна должностная инструкция, — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

• гражданское и трудовое законодательство РФ;
• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
• структуру компании и ее подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• виды документов и их назначение;
• порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
• основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

• работать с любыми видами документов;
• пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
• разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дел;
• контролировать сохранность и защиту документов;
• пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.

2. Трудовые функции

2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:

• ведение документооборота;
• организация работы по учету, хранению и передаче документов;
• контроль сохранности и защиты документов.

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель обязан:

• вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
• вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
• отправлять исполненную документацию по адресатам;
• вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
• вести электронную базу документов и составлять картотеки;
• подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
• контролировать сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

4.1. Делопроизводитель имеет право:

• запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
• запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
• информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
• разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
• знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.

5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________