РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.

Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.

Подробнее о том, когда и зачем нужна должностная инструкция, — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

  • гражданское и трудовое законодательство РФ;
  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
  • структуру компании и ее подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • виды документов и их назначение;
  • порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
  • основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

  • работать с любыми видами документов;
  • пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
  • организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
  • руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
  • разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
  • организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
  • правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
  • систематизировать документы внутри дел;
  • контролировать сохранность и защиту документов;
  • пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.

2. Трудовые функции

2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:

  • ведение документооборота;
  • организация работы по учету, хранению и передаче документов;
  • контроль сохранности и защиты документов.

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель обязан:

  • вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
  • вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
  • отправлять исполненную документацию по адресатам;
  • вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
  • вести электронную базу документов и составлять картотеки;
  • подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
  • контролировать сохранность проходящей служебной документации.

4. Права

4.1. Делопроизводитель имеет право:

  • запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
  • запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
  • информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
  • разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
  • знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.

5. Заключительные положения

5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.

5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________

Должностная инструкция делопроизводителя

Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.

docx, 13 KB
Баннер

Чек-листы для предпринимателей

Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей

Подробнее
Чек-листы для предпринимателей

Еще документы