Что входит в первичные документы бухгалтерского учета
Компании и ИП должны документально оформлять все операции, которые связаны с деньгами или имуществом. Это требование закона. Поэтому первичные документы важно правильно составлять, вести, хранить.
Что такое первичные документы
Первичный документ — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. На основании первичных документов компании ведут бухгалтерский и налоговый учет, а ИП — только налоговый.
Примеры первичных документов: товарная накладная, акт приемки выполненных работ, в том числе КС-2, акт ОС-1, авансовый отчет, бухгалтерская справка. Часто бухгалтеры называют первичные документы «первичкой».
Перечень первичных документов
В законодательстве нет обязательного перечня форм первичных документов. Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.
Если сделку условно разделить на три этапа, ее документальное сопровождение выглядит так:
- На первом этапе заключают договор, значит, понадобится договор и счет на оплату.
- На втором этапе — оплата по сделке — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру.
- На третьем этапе — исполнение сделки — нужна товарная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг.
Второй и третий этап могут меняться местами, если по договору предусмотрена постоплата. Также у каждого вида бизнеса могут быть еще свои документы. Примеры мы собрали в таблице.
Если видов деятельности несколько, например торговля и услуги, по каждому виду будет свой перечень первички.
Какие формы использовать для первички
Формы документов бывают унифицированные и разработанные самостоятельно.
Унифицированные формы обязательны для документов из специального перечня. В таблице мы собрали примеры таких документов.
Остальные унифицированные формы документов бизнес применять вправе, но не обязан. Это, к примеру, товарная накладная ТОРГ-12 или акт ОС-1. Но обычно их используют учетные программы, а с ними компании и ИП.
Самостоятельно разработанные формы. Для документов, которые не входят в перечень, формы можно разработать самим. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, о них расскажем дальше.
Применяемые формы надо утвердить в учетной политике: разработанные самостоятельно — привести в качестве приложений, унифицированные — просто перечислить.
Обязательные реквизиты первичной документации
Обязательные реквизиты бывают двух типов:
- общие — для всех первичных документов;
- специфические — для конкретных документов.
Общие обязательные реквизиты должны быть в любой первичке — неважно, унифицированная это форма или собственный бланк.
Специфические реквизиты — указаны в нормативном акте с правилами заполнения конкретного документа. Например, такие реквизиты есть:
- у путевого листа — в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390;
- у транспортной накладной — в постановлении правительства от 21.12.2020 № 2200.
В первичный учетный документ можно включать дополнительные реквизиты. Они не обязательные. Например, такими могут быть наименование структурного подразделения, гриф утверждения или согласования, отметка о заверении копий, печать.
Правила оформления первичных документов
Если не учитывать требования к оформлению документов, налоговый инспектор может не принять первичку. Это означает, что расходы бизнеса ничем не подтверждены и возникли ниоткуда. А раз так, то и уменьшать налоговую базу компания или ИП не вправе. Если все-таки уменьшили, а с первичкой проблемы, — могут доначислить налоги и оштрафовать. Поэтому разберем самые важные моменты оформления.
Способ оформления первички — на бумаге или в электронном виде — выбирают самостоятельно и фиксируют в учетной политике. Можно выбрать единый вариант для всех документов или комбинированный. Например, часть документов оформлять на бумаге, а часть — в электронном виде.
Язык. Первичные учетные документы составляют на русском языке. Документ на иностранном языке должен содержать построчный перевод на русский язык. Исключение — ситуация, когда ведете деятельность в иностранном государстве и документы составляют на его языке в соответствии с чужим законодательством.
Валюта. Все первичные документы должны быть в рублях. Если нужны показатели в иностранной валюте, их можно добавить как дополнительный реквизит.
Цвет чернил. Первичные документы можно заполнять и подписывать чернилами любого цвета. Как правило, документы заполняют и подписывают чернилами синего, фиолетового или черного цвета. А вот заполнять документы простым карандашом нельзя. Все записи должны быть в хорошем качестве в течение срока хранения документов.
Подпись. Все первичные документы должен подписать человек, который их составил, либо сотрудник с правом подписи таких бумаг. Бумажные документы подписывайте собственноручной подписью, электронные — КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Нельзя подписывать документы факсимиле — ставить штамп, точно копирующий собственноручную подпись человека. Такие документы не примет налоговая.
Заверенные факсимильной подписью документы не могут подтверждать право на вычет
Ситуация. Налоговая в ходе проверки запросила документы у компании. Компания представила документы с факсимильной подписью.
Аргументы. Налоговая доначислила НДС 630 000 ₽, так как нельзя применять вычет по НДС по документам, подписанным факсимиле. Компания не согласилась с решением налоговой и обратилась в суд.
Решение. Суд поддержал выводы налоговой. Счета-фактуры и товарные накладные, подписанные факсимильной подписью, составлены с нарушением и не могут быть основанием для применения вычетов по НДС.
Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 20.12.2021
Дата учета. Даты учета первички в бухгалтерском и налоговом учете могут отличаться. В бухучете операцию отражают в периоде, когда ее совершили, даже если документ поступил с опозданием. В налоговом учете же нельзя учесть расходы без документа. Если первичка поступила с опозданием, расходы можно учесть только в том периоде, когда получен документ.
Срок выставления документов. Срок, когда нужно выставить документ, зависит от сделки и вида документа:
- накладная на отгрузку ТМЦ — сразу при отгрузке товаров со склада;
- акт о выполнении работ составляют на дату завершения работ;
- акт об оказании услуг составляют на дату оказания услуги;
- счет-фактура как на отгрузку товаров, так и на выполнение работ, оказание услуг — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки, выполнения работ или оказания услуг.
Исключение — товары поставляют или оказывают услуги в течение длительного срока. В этом случае счет-фактуру можно выставлять по окончании месяца оказания услуг или поставки товаров или по окончании квартала.
Как проверить первичные документы: критичные ошибки
Ошибки в первичке условно можно разделить на критичные и некритичные для признания расходов.
Критичные ошибки. Из-за них инспекторы не признают расходы, и доказывать реальность операции придется другими документами. К критичным относят ошибки, которые не позволяют идентифицировать налогоплательщика, контрагента или саму хозяйственную операцию.
Например, неверно указано название компании, которая составила документ, количество и стоимость товаров не совпадают с данными в счете-фактуре и транспортной накладной, нет подписей ответственных лиц или же сотрудник, подписавший документ, в компании не работает или не вправе подписывать этот документ.
Некритичные ошибки. Это ошибки и неточности, которые не мешают идентифицировать контрагентов и операцию. Их можно не исправлять. Например, нет номера в актах, накладных. Или же название компании написано с опечаткой, заглавная буква написана вместо строчной, лишние дефисы, точки и запятые, кавычки, но эти ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки.
Как исправлять первичку
Если в документе обнаружили ошибку, ее нужно исправить. Правила исправления ошибок прописаны в ФСБУ 27/2021.
Нельзя исправлять кассовые и банковские документы:
- приходный кассовый ордер — форма № КО-1;
- расходный кассовый ордер — форма № КО-2;
- платежное поручение и требования.
Если в таком документе допущена ошибка, вместо него нужно оформить новый.
В остальных документах ошибку можно исправить. Порядок исправления зависит от того, в какой форме составлен документ: на бумаге или в электронном виде.
Документ на бумаге исправляют так: зачеркивают ошибку вручную, вписывают верные данные, пишут «Исправлено», ставят дату. Исправление заверяет сотрудник, подписавший документ.
Бухгалтер ООО «Орион» обнаружил ошибку в требовании-накладной: вместо названия цемента «М-400-Д20» сотрудники указали другое — «М-500-А10».
Бухгалтер исправил запись: зачеркнул «М-500-А10», написал правильную —
Электронный документ. Для исправления электронного документа нужно оформить новый с верными данными. В нем указывают, что документ составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих людей.
Рассылка для бухгалтеров
Важные новости, разборы законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Как принимать к учету первичные учетные документы
Чтобы принять к учету первичку, бухгалтеру нужно проверить такие моменты:
- в документе есть обязательные реквизиты;
- заполнены все данные;
- подписи со стороны контрагента соответствуют подписям руководителя или лиц, уполномоченных руководителем;
- документ ранее не принимался к учету.
Принять к учету можно оригинал первичного документа. Если оригинала нет, в большинстве случаев нельзя подтвердить операцию незаверенной копией документа, в том числе скан-копией, фотокопией. В исключительных случаях скан можно использовать в бухучете, но только как временную меру для своевременного отражения операций. Дальше нужно будет получить оригиналы документов от контрагентов.
«Чтобы получать первичку от контрагентов вовремя, пропишите сроки и условия в договоре:
— срок, когда контрагент должен выставить вам первичный документ;
— срок, когда контрагент должен вернуть подписанный документ, оформленный вашей компанией или ИП;
— требования к первичке — форма, наличие обязательных реквизитов;
— сроки исправления документа, если в документе обнаружена ошибка.
Если контрагент не возвращает подписанный документ, направьте ему письмо с запросом о представлении документов».
Ольга Хроленко
Бухгалтер и владелец магазина Nitti
Кто может подписывать первичные документы
Подписывать первичные документы может руководитель или ИП. Передать право подписи первичных документов компании можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф. И. О. подписанта в первичном документе. А вот ИП право подписывать первичку делегировать не может — придется делать все самому. Исключение — счета-фактуры, на их подпись можно оформить нотариальную доверенность.
Приказ. Если право подписи передают сотруднику компании, нужно оформить приказ. Если таких сотрудников сразу несколько, их можно оформить списком в приложении к приказу. Там указывают должность, Ф. И. О. и документы, которые сотрудник сможет подписывать. Можно установить ограничение по сумме, на которую оформлен документ. В отдельной графе приказа следует проставить образец подписи уполномоченного лица.
Доверенность. Этот документ понадобится в двух случаях:
- Руководитель передает право подписи не сотруднику компании.
- Сотрудник представляет компанию в любых правоотношениях с третьими лицами. К примеру, банку будет недостаточно приказа компании.
Доверенность можно оформить в бумажном или электронном виде. В ней обязательно должны быть реквизиты: дата совершения, сведения о доверителе и представителе, подпись доверителя. Без них доверенность недействительна. Остальные реквизиты указывают по своему усмотрению.
Доверенность от организации на передачу права подписи не нужно заверять у нотариуса. Если же лицо, получившее право подписи по доверенности, решит его передоверить другому лицу, тогда такое передоверие нужно заверить нотариально.
Хранение первичных документов
По общему правилу, первичные документы нужно хранить минимум пять лет, считая с года, в котором они в последний раз использовались для исчисления налоговых обязательств. Для некоторых документов установлены другие сроки. После истечения срока хранения документы можно уничтожить.
Срок хранения первичных документов — стандартно не менее пяти лет после окончания отчетного года.
Для отдельных видов документов установлены свои сроки. Например, при переносе убытков на будущее нужно хранить первичные документы в течение всего периода переноса плюс пять лет.
Как хранить. Хранить первичные документы нужно в том виде, в котором они были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — на бумаге. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения нельзя.
Как уничтожить. После истечения срока хранения документы можно уничтожить — после проведения экспертизы ценности. Для этого приказом создают комиссию. Она проверит, какие документы можно утилизировать, какие надо продолжать хранить, а какие передать в сторонний архив.
Когда комиссия отберет документы на уничтожение, оформляют акт. После этого документы можно уничтожить.
Документы передают на уничтожение в специализированную компанию. Исключение — документы, содержащие персональные данные, с пометкой «Для служебного пользования» и документы, содержащие информацию ограниченного доступа. Их измельчают в шредере, а бумажные отходы передают на утилизацию.
Ответственность за нарушения
Размер штрафа зависит от вида нарушения, их может быть несколько.
Непредставление первичных документов по запросу налоговой. За это бизнес штрафуют на 200 ₽ за каждый документ.
Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил учета. За такое нарушение компании или ИП грозит штраф 10 000 ₽. При повторном нарушении — 30 000 ₽. Если нарушение привело к занижению суммы налогов в бюджет, оштрафуют на 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
Непредставление первичных документов для налогового контроля грозит штрафом для должностных лиц, например директора. Размер штрафа — от 300 до 500 ₽.
Отсутствие кассовых документов — нарушение кассовой дисциплины. За это предусмотрен штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 ₽, для малого предприятия — от 20 000 до 25 000 ₽, для средней и крупной компании — от 40 000 до 50 000 ₽. ИП штраф не грозит — они не обязаны соблюдать порядок кассовых операций.
Главное
- Первичные документы, или первичка, — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, продажу товаров, покупку материалов.
- Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.
- Формы документов можно использовать как унифицированные, так и разработанные самостоятельно. Однако некоторые унифицированные формы обязательны, например приходный кассовый ордер.
- Ошибки в документах могут быть критичными и некритичными. Например, если из-за ошибки невозможно определить поставщика, — она критичная. Налоговая может не принять документ и доначислить налоги. А отсутствие номера акта — некритичная ошибка и ни на что не повлияет.
- Принять к учету можно оригинал документа. Если поставщик прислал копию, такой документ нужно заменить.
- Руководитель может как сам подписывать документы, так и передать право подписи первичных документов другим лицам приказом или доверенностью. ИП придется подписывать документы самостоятельно: выдать нотариальную доверенность он может только на подписание счетов-фактур.
- По общему правилу, хранить первичную документацию нужно пять лет, считая с года, в котором она в последний раз использовалась для исчисления налоговых обязательств.
Поделитесь, возникали ли у вас сложности с первичными документами? Если да, то какие?