Визуализация процессов в Kaiten помогает работать над федеральными SAAS-проектами: кейс «Иксора»
Аналитическая платформа «ИКСОРА» используется для проведения мероприятий по оценке качества образования на федеральном и региональном уровнях, включая обработку данных итоговой государственной аттестации (ГИА) по всей стране.
Специалисты платформы «Иксора» развивают технологии оценки качества образования уже более 20 лет. А в 2020 году, после перехода в структуру Ростелекома, команде пришлось заново выстраивать бизнес-процессы и искать замену привычным таск-трекерам. Реорганизация пришлась на период COVID-19, когда работа из офиса была физически невозможна. Поэтому было важно быстро найти и внедрить систему, которая бы позволила наладить рабочие процессы и коммуникацию в удаленном формате и запустить разработку.
Чем мы занимаемся
Иксора — дочерняя компания Ростелекома. Как самостоятельный бренд мы развиваемся с 2020 года. До этого почти два десятилетия работали в другой структуре, и многие наши специалисты бóльшую часть своей профессиональной карьеры посвятили развитию технологий оценки качества образования в РФ. Сегодня Иксоре принадлежат исключительные права на программное обеспечение, над которым наши инженеры трудятся уже много лет.
Наши продукты помогают выстраивать систему оценки качества образования в России. Уверена, что многие не понаслышке знают, что такое ЕГЭ, ОГЭ, Всероссийские проверочные работы (ВПР) или Олимпиады. Сегодня их проведение невозможно представить без процессов автоматизации. И наше ПО является частью технологического стека этих оценочных процедур.
В частности, на платформе «Иксора» доступен широкий функционал, который позволяет закрывать массу задач: от организации и проведения оценочных процедур и тренировочных тестирований (онлайн и с использованием бланков ответов) до последующей обработки результатов и выгрузки аналитических отчетов.
Мы фулстек-команда. Сами разрабатываем, продаем, внедряем и поддерживаем свои продукты и сервисы. Сегодня в «Иксора» трудятся более 35 человек: разработчики, sales-менеджеры, маркетологи, DevOps, дизайнеры, технические писатели и специалисты технической поддержки.
Как мы выбирали таск-трекер
До выхода в самостоятельное плавание мы использовали в работе сразу несколько программ: Microsoft TFS — для постановки задач, Salesforce — для работы с клиентами, Confluens — для хранения базы знаний. Но в 2020 году нам пришлось подбирать замену этим системам.
Мы искали платформу, которая позволила бы оперативно выстроить бизнес-процессы и была бы при этом интуитивно понятна и проста. Нам было важно быстрое внедрение без сложных настроек и необходимости обучения, чтобы сразу зайти в программу и начать работать. Выбирали среди нескольких бесплатных сервисов, рассматривали также Trello и Microsoft TFS, но остановились на Kaiten.
Нас подкупило, что это отечественное решение и что для старта работы ничего специального не нужно было делать. После получения доступа мы сразу создали простейшие Канбан-доски, распределили роли, поставили первую задачу и запустились. Сейчас на Kaiten завязан каждый процесс в компании.
Как мы используем Kaiten
Мы работаем с большими федеральными и региональными проектами и занимаемся продуктовой разработкой. Чтобы избежать ошибок, все эти процессы фиксируем в таск-трекере.
Коротко наши взаимоотношения с Kaiten можно описать так:
- Минимизация микроменеджмента. Стремимся с помощью платформы сократить количество согласований и выстроить процесс так, чтобы каждый сотрудник компании понимал свои задачи и мог работать самостоятельно.
- Фокус и ритм. В распределенной команде особенно важно сохранять сонастроенность и нацеленность на общие задачи и цели.
Для распределения приоритетов мы выделили в компании три отдельных бизнес-юнита, каждый из которых занимается своим направлением:
- Государственная итоговая аттестация.
- Региональные проекты.
- Продуктовая разработка.
У каждого бизнес-юнита своя специфика работы, а значит, свой фокус и ритм. В Kaiten для каждого из них создано отдельное пространство, где отслеживаются задачи и согласовываются документы.
В каждом бизнес-юните есть своя команда разработки, для каждой из которых также есть свои доски в Кайтен.
На доске каждой команды есть верхнеуровневая доска, на которой фиксируется бизнес-цель итерации, мы называем ее эпик. Его мы декомпозируем на PBI, которые размещаем на досках команды в колонке ниже.
После завершения одного эпика команда приступает к следующему. У каждого бизнес-юнита и каждой команды свои процессы, ритм и скорость выполнения задач, но мы стремимся привести всё к единому формату — двухнедельным спринтам.
Создали различные типы карточек и настроили автоматизацию
Мы выработали внутреннее правило: нет карточки — нет задачи. Сначала привыкнуть к этому было непросто, но мы нашли решение. Разработали стандартные карточки под повторяющиеся задачи, используем шаблонные чек-листы и различные сценарии автоматизации. Это избавляет от рутины, служит дополнительным стимулом для использования досок и помогает визуализировать процессы.
А еще возможность управления карточками с дочерне-родительскими связями и совершения массовых операций позволяет сохранять фокус. Так, например, по готовности можно перемещать все карточки из колонки «Готово» на разных досках в архив.
Работаем над сокращением внеочередных задач. Конечно, иногда и в наш отлаженный ритм врываются внеплановые задачи. Для управления ими на каждой доске есть отдельная дорожка «Срочно». Внеочередные итерации неизбежны, как непогода. Но их тоже можно анализировать и в результате в каждой новой итерации снижать риски возникновения новых срочных задач, а предыдущие — автоматизировать и превращать в рутинные. Для этого мы тоже используем Kaiten: на ретроспективах юнитов регулярно выгружаем отчеты и разбираем их с командой.
Используем Kaiten для работы с клиентами. Наши sales-менеджеры используют Kaiten как CRM. На специально организованной Канбан-доске они выработали систему колонок, которые соответствуют этапам сделки от запроса до отгрузки. Каждая типовая карточка на этой доске обозначает один лид, и на каждом этапе от этой карточки формируются дочерние задачи для других подразделений:
- технические писатели готовят документы для пресейла;
- системные архитекторы прорабатывают архитектуру и т. д.
Такой подход позволяет видеть, на каком этапе находится сделка и что уже сделано для ее заключения.
Храним базу знаний в Kaiten. В Kaiten есть возможность хранить и вести свою базу знаний, и мы активно задействуем эту функцию. Мы храним в этой базе инструкции, техническую документацию, обучающие материалы и оперативные документы: планы выпусков релизов, график технической поддержки. Это очень удобно для действующих и новых сотрудников: помогает быстро найти ответы на любые вопросы.
Мы используем Kaiten уже 4 года. Платформа прошла проверку временем и сумела заменить множество других сервисов. В нашей профессиональной сфере много абстрактных процессов, которые трудно описать, а с помощью визуализации их можно просчитать, взвесить, оценить и улучшить. В конечном счете Kaiten очень экономит нам время на администрирование и позволяет направлять ресурсы команды «Иксора» на то, что для нас по-настоящему ценно: развитие технологий оценки качества образования.
Поделитесь, какие сервисы вы используете для управления процессами компании?