Как компании организовать конференцию за 8 шагов

Большинство конференций организуют агентства по заказу компаний, поэтому они все друг на друга похожи. Но мы прошли этот путь сами — организовали конференцию инхаус. Делимся нашим опытом, чтобы вы могли предусмотреть неочевидные вещи и сделать классное авторское мероприятие.

В статье много деталей, которые мы продумали или хотели продумать, но не получилось. Надеемся, что этот материал поможет вам организовать мероприятие и достичь бизнес-целей, которые вы перед собой поставите. Переходим к 8 шагам к собственной конференции.

Первый шаг — это обсуждения на берегу. Прежде чем бросить все силы на выбор площадки и поиск подрядчиков, определите, какую цель вам нужно закрыть собственным мероприятием. В нашем случае — это повышение лояльности клиентов.

Вот несколько примеров, какой может быть цель:

Работа над ошибками: четко проговариваем цели для всех участников команды. Оказалось, что разные члены команды поняли цель по-разному, а отдельной встречи именно по этой части не было. Поэтому произошли некоторые недопонимания, посылы в текстах и дизайне не сразу получились верными. Поэтому совет от нас: в самом начале сделайте фокус на том, для кого и с какой целью вы готовите мероприятие и донесите это вѝдение до всей команды.

Следующий шаг в организации конференции — это выбор подходящей площадки. Чтобы выбрать оптимальный вариант, важно проанализировать следующее.

В каком городе хотите проводить конференцию. Если хотите собрать людей из близлежащих регионов, то можно выбрать крупный региональный город. Например, Казань или Нижний Новгород. Людей со всей страны проще всего собрать в Москве.

Сколько залов для выступлений нужно. Если на вашей конференции будут выступления по секциям, то нужно помещение с несколькими аудиториями, в которых будут параллельно выступать спикеры. Если спикеры будут выступать по очереди, то нужен один большой зал, который вместит всех участников. Важно проверить шумоизоляцию — чтобы участники конференции не слышали спикера из соседнего зала.

На какой бюджет вы можете рассчитывать. Стоимость площадки зависит от удаленности от центра города, свежести ремонта, оборудования, технических возможностей.

Что вам нужно от помещения. Например, на нашей конференции люди проводят целый день. Поэтому нам было важно, чтобы на площадке были гардероб и регистрация, чтобы гости сдали одежду и получили бейджи без давки на входе, проходные помещения под фотозоны, комната для организаторов, сотрудников кейтеринга. С пространством для фуршета мы в этом году прогадали — гостям мероприятия в ней оказалось тесновато.

Общее состояние площадки. Хороший ремонт — это важно, и обычно устаревшие площадки видно сразу: стены потускнели и облупились, входная зона затерлась от большого потока людей. Чаще такое случается с клубными пространствами, и показывают их в приглушенном свете, чтобы скрыть изъяны. Будьте внимательны при просмотре.

Мы ездили и смотрели площадки лично, так как на фото красиво, а в жизни сразу видны косяки. По этой причине после живого просмотра мы отказались от нескольких кандидатов, хотя по фото заранее они были фаворитами.

Мы проводили собственную конференцию под названием OVERBOOKING дважды — в 2023 и 2024 годах. Выбирали разные площадки, и вот какие особенности мы отметили.

Работа над ошибками: бронировать площадку так, чтоб было дополнительное время. По правилам некоторых площадок это означает, что у нас есть ровно 24 часа на проведение мероприятия: если задержаться, будут штрафы.

Мы арендовали площадку на один день и начали монтаж в полночь. Сотрудники не спали всю ночь: устанавливали декорации и оборудование, готовили инвентарь, раздатку, мерч, расставляли столы для регистрации и много чего еще. В день конференции все просто валились с ног от усталости. В следующий раз мы снимем площадку минимум на 2 дня и вам советуем.

Продумывая концепт, мы держали в фокусе две идеи. Первая — мероприятие должно соответствовать нашим бизнес-целям, и вторая — у людей разное восприятие, и нравится всем разное. Нужно было вплести это в единую канву.

Расскажу, по какому алгоритму мы действовали.

Из этих трех пунктов появляется понимание трендов и потребностей ЦА в настоящий момент. Именно в таком порядке: контекст, потребности ЦА, польза. Например, в нашем случае, польза получилась такой: «Общение с коллегами, ответы на острые вопросы, новые идеи из других сфер, комфорт».

Собрать разное видение концепции, опираясь на пользу для ЦА. У нас в отделе маркетинга работают люди разных возрастов. Условно, миллениалам нравятся вложенный набор открыток и эмоции, а зумерам — чтобы мерч можно было дальше использовать, не выбросить в тот же вечер. Среди целевой аудитории есть и люди постарше, и у них снова другие ценности.

Еще у нас разная насмотренность и бэкграунд: одни посетили много европейских выставок, вторые — много бизнес-конференций в России, третьи сами вели мероприятия или оформляли арт-пространства, четвертые — любят трендовые видео, интересуется психологией или музыкой.

Это сложно объединить, но благодаря видению под разными углами появляется довольно объемная концепция, которая легко обрастает нужными деталями. Собрав все, мы получили такую схему:

Работа над ошибками: не перескакивать этап «определить пользу для ЦА». Из-за этого дизайнерам пришлось сделать пару лишних дизайн-концептов. В остальном концепцией мы остались довольны.

По концепции, нам нужно было найти 11 спикеров в 4 разных тематических блоках. Для разных блоков процесс был разным, но их объединяли принципы подбора тем: каждым блоком мы хотели закрыть одну или несколько бизнес-целей.

В итоге блоки получились такими:

А теперь поделюсь советами, как выбрать спикеров для собственного мероприятия.

Первым спикером должен быть кто-то, ради кого будут готовы прямо к началу конференции — очень важно сразу начать конференцию на бодрой ноте, а не с полупустым залом. Поэтому нашим первым спикером был гендир TravelLine Александр Галочкин, которого знают в отельной индустрии и на выступление которого точно придут даже прямо с утра.

Привлекайте сотрудников из своей компании, которые часто общаются с клиентами. Именно они знают, какие вопросы больше всего волнуют вашу ЦА, и могут правильно на них ответить. У нас таким спикером был Александр Шаров, директор департамента по работе с ключевыми клиентами.

Он постоянно лично взаимодействует с клиентами, так как 200+ дней в году проводит в командировках: Саша знает, как правильно подобрать слова, чтобы ответить на главный вопрос в любом бизнесе: «„Почему так дорого?“, или Cколько стоит 5-звездочный сервис». Это и была тема его выступления.

Следите за исследованиями крупных игроков рынка. Цифры и статистика — это то, что всегда интересно людям и бизнесу. Мы искали исследования на тему кадрового голода в HoReCa (индустрия гостеприимства, аббревиатура из слов Hotel — отель, Restaurant — ресторан и Catering — кейтеринг). Свежее исследование как раз вышло у SuperJob — крупного сайта вакансий. Это был отличный шанс показать картину на конкретных цифрах.

Ищите экспертов в смежных областях. Необязательно ограничиваться только сферой, в которой вы работаете. В смежных направлениях, как правило, есть опытные спикеры, с которыми еще не знакома ваша целевая аудитория, но их темы им близки и понятны. Как правило, отрасли имеют и схожие проблемы.

Приглашайте медийных экспертов, чтобы привлечь внимание к мероприятию и поговорить на темы, которые волнуют всех. Мы хотели видеть в блоке «Научпоп» экспертов, которые уже знакомы широкой публике. С одной стороны, нам важно было быть уверенными в качестве материала и выступления, с другой — удержать гостей конференции после первых двух секций.

Вот кого мы пригласили:

Выбирайте хедлайнера, который эмоционально зацепит вашу ЦА. Выбор хедлайнера — отдельный блок работ. Нужно понять, на какой эмоции вы хотите завершить конференцию, какой спикер совпадает с ценностями вашего бренда и хорошо узнаваем среди ЦА.

Мы выбрали Юрия Стоянова — фигуру, очень известную у ядра нашей целевой аудитории — людей 35−44 лет: предполагали, что это тот человек, ради которого участники останутся до конца конференции. А еще — на его выступлении гости смогут и расслабиться, и посмеяться, и порефлексировать, и испытать приятную ностальгию. Это было 100%-ное попадание и мощный эмоциональный момент в завершении мероприятия.

Работа над ошибками:

Сделали вывод, что в будущем будет лучше немного сократить деловую программу, но оставить больше времени на общение отельеров друг с другом.

Мы в TravelLine большое внимание уделяем дизайну. Наши клиенты отмечают, что мерч, застройка, фотозоны и прочие элементы айдентики у нас получаются хорошо. Но это большая работа, и в рамках собственной конференции мы начинаем подготовку за 3 месяца до мероприятия.

Расскажу об основных этапах и работы и о том, что важно учесть.

Разработайте дизайн-концепт. Начали мы с создания лендинга конференции — на его примере было удобно посмотреть несколько концепций и выбрать то, что больше откликается. Мы хотели сделать конференцию живой и драйвовой, уйти от строгости и статичности. В этом помогли новые цвета, маскот и интерактивные элементы на лендинге.

Подружите дизайн с другими элементами конференции. Когда мы определились с тем, как конференция будет выглядеть на сайте, приступили к созданию мерча и застройки. Отсмотрели кучу референсов, определились, какие элементы с сайта можно протянуть на футболки, в соцсети, на бейджи, в раздатку, на фотозоны и в видеоролики на большие экраны. Получилось цельная картинка, и наша дизайн-концепция стала объемной — у конференции появился свой дизайн-код.

Сделайте классный мерч. Мерч — это не просто подарок, это возможность установить эмоциональную связь с клиентом через дизайн, уникальность и качественные материалы. Вот что важно учесть при создании мерча:

Придумайте что-то уникальное — то, за что клиенты запомнят вашу конференцию. Это может быть какая-то уникальная фишка, мерч или другая идея, которую вы воплотите в дизайне. Например, у нас такой фишкой стали известные картины с надписями, которые классно иллюстрируют «боли» наших клиентов. Это было 100%-ное попадание в сердца клиентов: фото с картинами делились в соцсетях чаще всего.

Будьте готовы импровизировать. Для сотрудников компании, которые помогали нам на конференции, мы сделали специальные футболки. Они настолько понравились участникам мероприятия, что они начали спрашивать в чате конференции, можно ли их купить. Мы решили не продавать футболки, а разыграть их! Задание — придумать биографию нашему маскоту Буклику. В конкурсе приняли участие больше 40 человек, это почти 10% всех участников. В конце конференции победители получили свои футболки.

Работа над ошибками: учитывать ЦА при разработке дизайна. Первая версия лендинга получилась слишком перегруженной — большое количество анимаций отвлекали от пользы, глаз быстро уставал от переизбытка акцентов. Хорошо, что мы вóвремя поняли это и упростили дизайн так, что он стал откликаться более широкой аудитории.

Хорошую концепцию, качественный дизайн и полезный контент можно испортить одним неверным движением — когда людям просто неудобно. Поэтому обдумывая, как организовать пространство, мы руководствовались идеей, что везде — люди, а не целевая аудитория, и людям должно быть удобно. Вот что важно учесть:

Продумайте навигацию. Например, мы рассказали участникам, как добраться до места проведения конференции и найти нужное здание, где припарковать машину и даже где получить скидки на гостиницу во время OVERBOOKING’а. В самом здании повесили стрелки и таблички, как пройти в зал, как найти туалет или арт-пространство, где проходит фуршет.

Поделите пространство на секторы. Мы поделили его по задачам, получилось так:

Ответьте на частые вопросы. Мы добавили ответы на частые вопросы в FAQ на страницу мероприятия. А еще — сделали специальный чат-бот, который помогал участникам на конференции: рассказывал, как добраться, чем заняться, где пообедать и поужинать. Собрали все, что обычно спрашивают и что самим бывает непонятно на конференциях.

Позаботьтесь о мелочах. Например, в туалетах мы разложили «коробки заботы», где были мелочи, которых часто не хватает, чтобы было комфортно. Ролик для одежды, губку для обуви, влажные салфетки, предметы гигиены и другие вещи.

Работа над ошибками:

Далее о подрядчиках.

Когда мы организовывали OVERBOOKING, то нанимали подрядчиков для создания декораций, кейтеринга, фото- и видеосъемки, музыкального сопровождения, а также для обеспечения безопасности и медицинской помощи. Если вы сейчас в процессе выбора надежных партнеров, то вот советы от наших event-менеджеров.

Нанимайте тех, кому доверяете. Если у вас уже есть проверенные поставщики, смело привлекайте их. Это снизит уровень стресса, так как вы знаете, чего ожидать. Для фотозон и указателей мы использовали проверенного поставщика. Ведущего и диджея также пригласили с прошлого года — они себя отлично зарекомендовали.

По этому принципу мы даже привезли с собой видеографа из нашего маленького города, и это оказалось отличным решением. Если ваши поставщики заняты, попросите их порекомендовать кого-то надежного. Так мы нашли фотографа через видеостудию, с которой давно сотрудничаем.

Уделите внимание музыке. Музыка — важная часть мероприятия. Мы решили удивить гостей и пригласили казанскую группу, которая делает оригинальные аранжировки современных песен. Не бойтесь искать музыкальные коллективы за пределами вашего города — это может стать изюминкой вашего мероприятия. Особенно если вы проводите мероприятие для целевой аудитории, которая часто посещает подобные мероприятия, — скорее всего все популярные группы они уже слышали.

Не забудьте о безопасности. Для крупных массовых мероприятий есть обязательное требование — дежурная скорая помощь на территории. А еще для безопасности нужна охрана. Это немного задерживает вход гостей в здание из-за досмотра, но зато вы будете спокойны, а гости проникнутся к вам доверием.

Учитывайте особенности работы с государственными подрядчиками. Частные компании сотрудничают охотно, а с государственными могут быть сложности из-за сложных бюрократических процессов и ограничений. Если выбираете госструктуры, нужен отдельный человек для общения с ними.

Работа над ошибками: выделять больше места под кейтеринг. На нашем OVERBOOKING был небольшой овербукинг на кейтеринг, так как общественная зона оказалась проходной. Но мы сознательно шли на риски, и теперь будем знать, что можно доработать в следующий раз.

Провести мероприятие — еще не последний этап. Последний этап — понять, как именно мы его провели: собрать обратную связь и сделать выводы о том, что получилось здорово, а что лучше делать по-другому. Расскажем, как именно это сделали мы.

Работа над ошибками: собирать обратную связь прямо на мероприятии. Когда участники OVERBOOKING получили анкеты с просьбой поделиться обратной связью, впечатления уже не были такими яркими, как в моменте, люди отвлеклись на свои дела. Поэтому было бы здорово собирать конструктивную обратную связь прямо на конференции. Например, разместить QR-код с призывом: «Поделитесь, что вам понравилось на конференции, а что сделать лучше» на стендах, баннерах, обратной стороне стульев.

Вот 10 полезных советов, которые помогут вам организовать собственное мероприятие:

Организация мероприятия — это командная работа. Я убежден, что работать над такими крупными проектами как OVERBOOKING можно только сообща.

Есть такая интересная аллегория на большой проект, что он как слон, которого нужно съесть. Во-первых, съесть его целиком не получится, придется есть по частям. Во-вторых, слона точно не съесть в одиночку, поэтому нужно позвать команду и съесть его вместе!