Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 ₽

Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 ₽

Подробнее
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как организовать бизнес-конференцию


Каждый эксперт, который хочет найти новые каналы продаж, задумывался о собственной конференции. Как сделать мероприятие маркетинговым и PR-инструментом с относительно низким порогом входа и высокой плотностью контактов с целевой аудиторией, я расскажу в данной статье.

Зачем делать бизнес-конференции

В 2024 году на фоне перегретости маркетинговых каналов и сильного информационного шума, организация конференции обладает рядом преимуществ, в отличие от традиционных методов продвижения вроде контент-маркетинга или перформанс-маркетинга.

На сложных рынках, где целевая аудитория более требовательна и ее сложно привлечь стандартными маркетинговыми инструментами, конференции становятся незаменимым инструментом. Они позволяют:

  • построить доверительные отношения с аудиторией;
  • предоставить ценную и актуальную информацию;
  • заявить о себе, как об эксперте в своей области;
  • сгенерировать лиды и установить новые деловые контакты.

Преимуществами конференций как маркетингового инструмента являются высокое качество взаимодействия с аудиторией и относительно быстрая реализация, в зависимости от масштаба и задумки.

Как поставить и определить цели и задачи конференций

В ряде сложных рынков, вроде IT-рынка в сегменте Enterprise, формат конференции может стать палочкой-выручалочкой, ведь чем сложнее у бизнеса аудитория, тем более она притязательна и тем сложнее эту аудиторию поймать. Поэтому важно поставить четкие цели и задачи мероприятия.

Ниже расскажем, какие цели и задачи стоят в ТОПе.

Знакомство с брендом компании и прокачка репутации. А именно — установление доверия с аудиторией, повышение узнаваемости бренда, укрепление личного бренда первых лиц компании.

Расширение охвата. Конференция может привлечь новую аудиторию, недоступную через стандартные маркетинговые каналы и презентовать предложение, которое не будет восприниматься как навязчивый маркетинг.

Монетизация. В нее входят как прямые продажи продуктов и услуг на самой конференции, так и продажа платных тарифов участия в конференции.

Пример тарифной сетки

Как определить показатели эффективности конференций

Мы определяем количественные и качественные показатели, которые нам важны для достижения наших целей.

Количественные показатели:

  • зарегистрированные участники;
  • посетившие конференцию участники, % доходимости;
  • новые подписчики в e-mail базу и tg-бота;
  • продажи платного тарифа;
  • продажи основного продукта.

Качественные показатели:

  • соответствие целевой аудитории;
  • уровень вовлеченности участников;
  • обратная связь и взаимодействие участников во время конференции;
  • активность в чате во время и после конференции;
  • усиление личного бренда главного организатора.

Кстати, можно стремиться к самоокупаемости конференции с помощью продажи платного тарифа с дополнительными опциями. По нашему опыта, до 30% участников выбирают этот тариф.

Как выбрать формат и тему конференции

К подбору спикеров и тем выступлений важно подходить, понимая болевые точки и задачи целевой аудитории. Обычно для этого мы проводим небольшое исследование по определению потребностей клиентов — это серия интервью с актуализацией «болей» аудитории. После этого отбираем спикеров и фиксируем темы и тезисы выступлений.

За прошедшие полгода мы провели две конференции на 500+ человек каждая: одну в офлайн-формате в Гостином Дворе и вторую — онлайн. Обе конференции были посвящены популяризации консалтинговой практики в России: практическим аспектам консультирования для начинающих и практикующих бизнес-консультантов.

Примеры тем спикеров

Как сформировать команду организаторов

Наш организационный комитет состоит из нескольких человек с разными ролями. Как главный организатор конференции, я выступаю продактом и держателем смыслов: отвечаю за соответствие содержания конференции потребностям и запросам аудитории, брифую спикеров и модерирую мероприятие.

Мне помогают:

  • маркетолог: отвечает за количество и качество регистраций, а также доходимость до мероприятия;
  • PR-специалист: занимается PR-сопровождением мероприятия, организует панельную дискуссию;
  • технический специалист.

Команды из 3-4 человек достаточно для организации конференции “под ключ”. На первую конференцию мы привлекли 450 зарегистрированных участников с 55% доходимостью.

Как рассчитать стоимость конференции

Составляем поканальную декомпозицию. Считая, что наша база и анонсы у партнеров бесплатные, рассчитываем только стоимость платного трафика. При определении бюджета мы учитываем стоимость привлечения одного зарегистрированного участника из платных источников, которая составляет в среднем 600 рублей.

Эти 450 регистраций набираются с четырех каналов привлечения:

  • наша база клиентов: делаем анонсы через e-mail рассылки, бот и канал в телеграм;
  • партнерские регистрации через информационных партнеров;
  • анонсы спикеров в соцсетях;
  • холодный трафик с регистрацией через лендинг конференции.

Мы стараемся приглашать спикеров с личным брендом и базой лояльных подписчиков, что позволяет привлечь дополнительную аудиторию.

Пример декомпозиции

Как выбрать место проведения конференции

Конференцию можно проводить в трех форматах: офлайн, онлайн и гибридном. У каждого из форматов есть свои преимущества и требования. Например, для офлайн-площадки важно учитывать такие факторы как удобная локация, доступная парковка, подходящее время проведения и прочее.

Наш формат проведения онлайн-конференций следующий: мы проводим мероприятие в Zoom продолжительностью до 6 часов в дневное время, с возможностью задавать вопросы спикерам. При регистрации мы предлагаем два формата участия: бесплатный и платный с доступом к записям выступлений и презентациям спикеров.

Критерии отбора спикеров:

  • релевантная экспертиза спикера теме конференции;
  • наличие у спикера свежих кейсов, интересных аудитории;
  • подтвержденный опыт выступлений (обязательно отсматриваю на YouTube);
  • харизма спикера, умение «зажечь».

Длительность выступления: 30-40 минут для раскрытия одной темы.

Как продвигать конференцию

Когда мы анализировали рынок, выяснилось, что в нашей нише практически нет игроков, предлагающих подобные форматы. Таким образом, мы стали одними из первых, кто начал делать формат конференций для продвижения своих услуг. Кстати, конференцию мы так и назвали: «Первая конференция по консалтингу».

Для продвижения конференции мы используем следующие каналы маркетинга:

  • рассылка по собственной email базе подписчиков;
  • рассылка по собственной базе telegram-бота;
  • реклама в Яндекс.Директ: Использовали контекстную рекламу, рекламную сеть Яндекса, мастер-кампаний и ретаргет. Всего потратили 112200 руб. и получили 189 регистраций, из которых 31 купили платный тариф;
  • размещение анонсов и посевов в Telegram-каналах. Подбираем подходящие каналы с помощью tgstat и заказываем размещение. Также практикуем посевы в сервисе telega.in;
  • партнерство с инфопартнерами, распространявшими ссылки на страницы конференции по своим базам. Для каждой ссылки мы добавляем уникальную utm-метку для отслеживания результатов каждого канала;
  • анонсы от спикеров в личных telegram-каналах;
  • сотрудничество со спонсорами и партнерами, которые делают рассылку с анонсом мероприятия по своей базе.

Ниже расскажу, как мы собираем аудиторию и какими сервисами пользуемся.

Регистрация. Регистрацию участников мы делаем через платформу Timepad и лендинг конференции. Предлагаем два варианта участия: бесплатный и тариф «Максимум» за 990 руб. На последней конференции 120 человек купило именно этот тариф, что позволило существенно отбить потраченный рекламный бюджет.

Напоминания. Напоминания о мероприятии мы рассылаем по электронной почте,, в SMS и автозвонке за несколько дней и в день мероприятия.

Чат. Для каждой конференции мы делаем чат в телеграм, это позволяет повысить доходимость, познакомить со спикерами и сильнее вовлечь участников.

Сайт конференции
  • Продающие креативы
    1/2

    Примеры креативов

  • Креатив
    2/2

    Пример креатива

Пример анонса конференции в Telegram

Как конференции продают продукты экспертов

Если целью конференции были продажи, то после ее проведения анализируются показатели — количество заявок или сделанных продаж.

Фишка формата конференции в том, что продажи осуществляются нативно, через демонстрацию экспертизы. Мы запрещаем спикерам продажи «в лоб» во время выступлений, однако во время презентации спикер делится своими кейсами и контактами, нарабатывая себе потенциальных клиентов. Такой формат «мягких продаж» позволяет в первую очередь принести аудитории пользу, а это — основа в выстраивании партнерских отношений с клиентами.

После конференции мы собираем обратную связь от участников: высылаем анкету, где есть вопросы про актуальность тем и выступлений, спрашиваем кто из спикеров впечатлил, какие темы еще нужно раскрыть в будущем.

Резюме

Успешная организация конференции требует комплексного подхода, включающего тщательный анализ рынка, продуманную разработку концепции, эффективную упаковку и тщательное планирование.

Во-первых, необходимо провести анализ рынка, изучив конкурентов и тенденции в вашей области. Собранные данные помогут определить тему и формат конференции, отвечающие интересам целевой аудитории;

Далее следует разработка концепции, целей и дорожной карты конференции. На этом этапе вы прорабатываете детальный план мероприятия: фиксируете этапы, ответственных и сроки. Диаграмма Ганта здесь будет весьма кстати. Конечно, в процессе реализации что-то может пойти не так. Важно заранее взвесить риски и продумать план Б;

Основной этап — это реализация дорожной карты и здесь мелочей не бывает. Регулярные встречи оргкомитета конференции в формате план-факт вам обязательно пригодятся. Успешная реализация конференции, как и любого проекта, возможна при четком планировании, требуемых ресурсах и своевременном контроле.

Итак, хорошо организованная конференция может принести ощутимую пользу для бизнеса за счет привлечения новых клиентов и укрепления отношений с действующими клиентами. Кроме того, она создает сообщество единомышленников и укрепляет репутацию бренда, позиционируя организацию как лидера в отрасли.

Дмитрий Губкин
Дмитрий Губкин

Каковы ваши любимые конференции и почему?


Больше по теме

Новости