Дисциплинарные взыскания: за что и как можно наказать сотрудника
Представим, сотрудник хронически опаздывает. Руководитель сначала его журил, потом отчитывал, а после начал грозить увольнением. А сотрудник как опаздывал, так и опаздывает.
Руководитель может сколько угодно грозить штрафами и даже увольнением, но наказать сотрудника может только так, как обозначено в законе. Стоит сделать что-то неправильно — сам работодатель и будет отвечать.
В статье разберемся, какие виды дисциплинарных взысканий есть по трудовому кодексу и как их применять.
Чек-лист «Как правильно наказать сотрудника за ошибку»
Основную информацию из статьи собрали в краткий чек-лист. Его можно скачать и распечатать, чтобы помнить, что можно, а что нельзя делать при проступке сотрудника. В чек-листе вы также найдете шаблоны документов, которые пригодятся при оформлении дисциплинарного взыскания.
Какие бывают виды дисциплинарных взысканий
Работодатель может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности только по трудовому кодексу. В нем есть три вида наказаний, они называются дисциплинарными взысканиями:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Придумывать другие наказания незаконно. Сотрудник может обжаловать их в суде.
Замечание — самая мягкая мера. Его оформляют, когда проступок не принес работодателю ущерба:
- сотрудник раз нарушил дресс-код;
- опоздал на 20 минут с обеда и это не сказалось на рабочем процессе;
- нагрубил коллеге, но извинился.
Выговор — более строгая мера. В законе нет четкого списка проступков, за которые можно объявить выговор. В целом это случаи, когда работодателю причинен ущерб. Вот примеры:
- сотрудник забыл переслать важное письмо и сорвал согласование с заказчиками, а компания не получила деньги за заказ;
- опоздал на важное совещание, где должен был показать новый продукт. Клиент выбрал другую компанию;
- не подготовил в срок документ и весь отдел не выполнил план продаж;
- дал клиенту непроверенную информацию и нанес удар по репутации работодателя;
- опаздывал каждый день, потом спешил и допускал много ошибок в работе. За сотрудника работали коллеги, им приходилось платить за внеурочную работу;
- постоянно грубил коллегам, атмосфера в коллективе была напряженной, сотрудники не выполняли задачи, показатели работы ухудшились.
Увольнение — дисциплинарное взыскание за грубые нарушения. Вот примеры проступков, за которые можно сразу уволить сотрудника:
- У сотрудника уже было дисциплинарное взыскание за грубый проступок, но он серьезно нарушил правила еще раз. Например, его уже наказывали за опоздания, он стал приходить вовремя, но после этого слил персональные данные клиентов.
- Сотрудника не было на рабочем месте больше 4 часов или всю рабочую смену, а при дистанционной работе без уважительной причины не вышел на связь более 2 рабочих дней подряд.
- Пришел на работу пьяный.
- Разгласил коммерческую, государственную или служебную тайну. Например, написал в соцсетях подробный кейс, как работал над новым продуктом, но не согласовал публикацию с компанией. В открытый доступ попала внутренняя коммерческая информация. Сотрудник нарушил положение о коммерческой тайне, а конкуренты воспользовались этим.
- Украл или уничтожил имущество компании. Например, забрал домой офисный ноутбук и продал его на Авито. Работодателю деньги не вернул.
- Нарушил требования охраны труда, из-за чего кто-то пострадал или мог пострадать. Например, сотрудник курил на лестничной клетке и это привело к пожару в здании. Или сотрудник ходил по стройке без каски и это могло привести к его же травме.
- Руководитель, бухгалтер, кассир или другой материально ответственный сотрудник сделал что-то незаконное, совершил противоправные действия на работе или вне ее. Например, сотрудник перевел деньги работодателя на банковский овернайт, а проценты с него взял себе. Сюда же отнесем все мошеннические схемы.
Нельзя сделать замечание, объявить выговор, а потом уволить по одному и тому же нарушению. За один проступок положено одно дисциплинарное взыскание.
Сотрудник опоздал на работу больше чем на 4 часа. Руководитель сначала объявил ему выговор, а потом подумал, что это очень мягкая мера. Но уволить сотрудника нельзя, он уже наказан.
Закон не обязывает работодателя наказывать сотрудника за все. Бывает, сотрудник нарушает правила компании, например систематически опаздывает, но всю остальную работу делает идеально. Тогда работодатель по своему усмотрению может либо смягчить наказание, либо проигнорировать нарушения.
Что будет, если наказать сотрудника неправильно
В законе много тонкостей о наказаниях сотрудников. Точно придется помучиться с документами и сроками. Если работодатель нарушит порядок применения дисциплинарных взысканий, работник может:
- спровоцировать внеочередную проверку трудовой инспекции у работодателя;
- обжаловать и отменить приказ в суде;
- восстановиться на работе при увольнении, взыскать с работодателя заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
А самого работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Представьте: сотрудник опаздывал, хамил, пил или вовсе не приходил на работу. Руководитель уверен, что этого бездельника он уволил по всем правилам. Но, оказывается, забыли оформить какой-то документ. В итоге сотрудник пошел в суд и обжаловал приказ об увольнении. И все — придется компании опять терпеть его в штате. Судебная практика это подтверждает.
Сотрудника уволили за пьянство, а он восстановился на работе и взыскал деньги
Что случилось. Сотрудника ТВ-Горняк уволили за то, что пришел на работу пьяный. Он не согласился с наказанием и подал иск в суд.
Какие ошибки. Выяснилось, что работодатель нарушил процедуру дисциплинарного взыскания — не получил объяснительную от работника и не оформил акт об отказе дать письменное объяснение. Свидетельские показания суд признал субъективными и учел то, что у сотрудника был конфликт с руководством.
Решение суда. Сотрудника восстановили на работе, а с компании взыскали среднюю зарплату за время, пока он вынужденно не работал. В общем, пришел пьяный, а еще за это получил деньги.
Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 20.02.2019 № 33-1574/2019
Какие бывают основания для наказания
Работодатель должен четко указать, что нарушил сотрудник. Это может быть норма в законе или правила из внутренних документов компании или ИП:
- государственные нормы — законы, подзаконные акты, другие нормативные акты, например постановления, приказы, правила;
- внутренние локальные нормативные акты работодателя — правила внутреннего распорядка, положение об охране труда и другие.
Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель, иногда вместе с работниками и профсоюзом.
Итак, сотрудник нарушил внутренние правила. Его можно наказать при таких условиях:
- Нарушения обязанности зафиксированы в локальных нормативных актах.
- Сотрудник ознакомился с документами под подпись и поставил дату ознакомления.
Например, в компании сотрудники должны придерживаться дресс-кода: белый верх, черный низ с понедельника по четверг.
✅ Внешний вид сотрудников установлен положением о дресс-коде, и все сотрудники ознакомлены с документом под подпись. Сотрудница нарушила дресс-код и пришла в красном платье в четверг → можно вынести дисциплинарное взыскание.
❌ Правила дресс-кода описаны во внутреннем гугл-доке, сотрудники просто читают его, когда проходят обучение перед началом работы → вынести дисциплинарное взыскание за красное платье не получится.
Если работодатель не следит за порядком в локальных актах, сотрудник, скорее всего, сможет оспорить и отменить дисциплинарное взыскание.
Из-за неправильного оформления должностной инструкции суд отменил выговор сотруднику
Что случилось. Сотрудник работал юрисконсультом. Руководитель компании отправил его в командировку и поручил собрать сведения о контрольно-кассовой технике. Сотрудник от командировки отказался. Он сказал, что в трудовом договоре и должностной инструкции таких обязанностей нет.
Какие ошибки. Руководитель компании сделал выговор за то, что сотрудник нарушил должностную инструкцию. Но оказалось, сотрудник не знал о своих новых обязанностях.
В 2009 году в должностную инструкцию добавили новые пункты, а сотруднику об этом сообщили на словах. В инструкции стояла подпись предыдущего юрисконсульта за 2008 год. После проверки суд нашел несоответствие в датах. Инструкция утверждена в 2009 году, сотрудник никак не мог с ней ознакомиться в 2008 году. Кроме того, инструкция не была прошита и скреплена печатью компании.
Решение суда. Суд определил, что нужно снять с работника выговор и выплатить ему компенсацию морального вреда 25 000 ₽.
Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.04.2018 № 33-6781/2018
Что не может быть дисциплинарным взысканием
Часто за нарушения сотрудников штрафуют или лишают премии. Разберемся, насколько это законно.
Штрафы. Такого дисциплинарного взыскания нет в трудовом кодексе — применять его нельзя.
В правилах внутреннего трудового распорядка компании есть пункт: если сотрудник опоздал более чем на 10 минут, его штрафуют на 5% от оклада.
❌ Это правило незаконно. Такого вида наказания нет в ТК. Сотруднику можно сделать замечание или выговор.
Лишение премии. К дисциплинарным взысканиям это тоже не относится. Но лишить сотрудника премии можно, если соблюсти три этих правила:
- По трудовому договору или локальному нормативному акту премия — это необязательная выплата.
- Во внутреннем документе прописано, за какие проступки лишают премии
- Сотрудник ознакомлен под подпись с этим документом
Сотрудника лишили премии за то, что не выполнил план продаж.
❌ В трудовом договоре прописано, что доход сотрудника ежемесячно состоит из оклада и премии — 10% от продаж → лишить премии нельзя.
❌ В правилах компании нет нормы, что сотрудников лишают премии при снижении продаж → лишить премии нельзя.
❌ Сотрудник не ознакомлен под подпись с положением о премировании → лишить премии нельзя.
✅ В трудовом договоре прописан только размер оклада. При этом в компании есть положение о премировании сотрудников за количество продаж. В нем прописаны критерии, по которым премию назначают или лишают ее. Сотрудник ознакомился с положением о премировании под подпись → лишить премии можно.
Придерживайтесь четких формулировок из закона
Главное, при лишении премии не упоминайте понятие «дисциплинарное взыскание». А еще, если работодатель выносит выговор или замечание, нельзя менять формулировки, например писать «строгий выговор». Таких видов наказания нет в ТК — работник сможет легко оспорить их в суде.
Как правильно оформить дисциплинарное взыскание
Оформить дисциплинарное взыскание — целое дело. Наказать сотрудника не так просто, как кажется. Давайте по шагам.
Шаг 1. Зафиксировать нарушение в документе. Нарушение сначала нужно доказать:
- опросить свидетелей;
- взять запись с камер видеонаблюдения;
- использовать данные пропускных систем или записи в табеле учета рабочего времени.
Чтобы зафиксировать нарушение, составляют докладную записку и акт. По закону подойдет любой из этих документов, но, чтобы подстраховаться, работодатель может оформить их все.
Докладная записка
Докладную записку оформляют, чтобы, например, проинформировать руководителя о произошедшей ситуации, скажем, о совершении работником дисциплинарного проступка.
Сотрудник не пришел на работу и не сообщил причину. Дозвониться ему не удалось. Тогда составляют акт об отсутствии на рабочем месте. Его должны подписать хотя бы двое сотрудников компании — это и будет доказательством.
Сотрудник опоздал, а потом пришел пьяный. Можно составить акт об отсутствии на рабочем месте, докладную записку от начальника. Для того чтобы доказать появление пьяным на работе, желательно создать специальную комиссию и оформить ее решение актом.
Установленных форм документов для оформления дисциплинарных проступков нет. Главное, указать должность, профессию или специальность и Ф. И. О. нарушителя, отдел, дату и время проступка, Ф. И. О. людей, которые подтверждают нарушение, и их подписи.
Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Акт составляют, если сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Например, он без предупреждения не вышел на работу и не отвечал на звонки.
Шаг 2. Получить объяснительную от сотрудника. Запросите у сотрудника объяснение.
Запрос можно оформить в произвольной форме. Главное — указать:
- в чем суть вероятного нарушения сотрудника;
- пункты и реквизиты документов, в которых закреплены нарушенные обязанности;
- когда и куда сотрудник должен принести письменные объяснения случившегося.
По закону у сотрудника на это есть минимум два рабочих дня, но лучше дать больше.
❌ Работодатель зафиксировал нарушение в акте или докладной записке, но поторопился и вынес дисциплинарное взыскание раньше двух рабочих дней → взыскание незаконно.
Уведомление о необходимости дать объяснение
Уведомление нужно, чтобы запросить у сотрудника объяснительную. Например, если он без предупреждения не вышел на работу.
Объяснительная записка
Объяснительную записку работодатель запрашивает у сотрудника, например, если тот нарушил трудовые обязанности: опоздал на работу, не подготовил в срок важные документы или нагрубил коллеге.
Шаг 3. Оформить акт об отказе писать объяснительную. Представим, что сотрудник не принес объяснительную или отказался ее писать, а два рабочих дня прошли.
Тогда нужно оформить акт об отказе писать объяснительную. Форма произвольная, главное — указать, что сотрудник не пояснил письменно причины своего поступка в назначенный срок. Нужно указать дату составления акта, дату вручения, суть проступка.
Акт об отказе дать письменное объяснение
Акт составляет работодатель, если сотрудник отказался писать объяснительную или с момента проступка прошло больше двух рабочих дней, а он ее не принес. Документ должны подписать минимум двое сотрудников.
Шаг 4. Изучить причины проступка. Суды внимательно исследуют все обстоятельства дела. Даже если сотрудник заслуживает наказания, важно учесть:
- тяжесть проступка. Например, не стоит выносить выговор, если сотрудник задержался с обеда на 5 минут и это никак не повлияло на работу компании или ИП;
- обстоятельства проступка. Например, сотрудник ошибся из-за плохого самочувствия;
- поведение работника до проступка. Допустим, он раньше работал без нареканий и впервые опоздал на 15 минут;
- его отношение к труду. У работника есть грамоты, награды, до проступка он успешно выполнял свои задачи и не подводил работодателя;
- наличие дисциплинарных взысканий в прошлом.
Все это влияет на то, насколько серьезным будет наказание. Если сотрудник годами выполнял все планы продаж и соблюдал трудовую дисциплину, вряд ли ему стоит делать выговор за опоздание.
Шаг 5. Выпустить приказ о дисциплинарном взыскании. Если вина сотрудника зафиксирована и доказана, работодатель выпускает приказ о дисциплинарном взыскании — замечании, выговоре или увольнении. В приказе указывают:
- Ф. И. О. работника;
- должность, профессию или специальность;
- структурное подразделение, отдел;
- описание и обстоятельства нарушения;
- ссылки на нормативные или локальные нормативные акты, которые нарушил работник;
- документальные основания для приказа: акт, докладная записка, объяснительная.
Работодатель должен ознакомить работника с приказом в течение трех рабочих дней.
Шаг 6. Оформить акт об отказе подписать приказ о дисциплинарном взыскании. Если работник отказывается подписывать приказ, работодатель оформляет акт об этом. В акте надо указать дату и время составления. Подписать акт должны минимум два сотрудника. Например, секретарь, начальник отдела кадров и непосредственный начальник нарушителя.
Акт об отказе подписывать приказ об увольнении
Если работодатель расторгает трудовой договор с сотрудником, который отказывается подписать приказ об увольнении, необходимо составить об этом акт. Подписать его должны не менее двух сотрудников — свидетелей происходящего.
Срок давности дисциплинарных взысканий
1 месяц со дня обнаружения. Например, клиенты юридической конторы 12 июля 2024 года прислали претензию о том, что юрист составил договор с ошибками. Значит, наказать юриста можно до 12 августа 2024 года.
6 месяцев со дня совершения проступка. Сотрудник прогулял 4 часа 12 января 2024 года. Значит, уволить его можно до 12 июля 2024 года.
2 года со дня совершения проступка, если нарушение выявлено во время ревизии или проверки. Во время аудиторской проверки 12 января 2024 года выяснилось, что бухгалтер неправильно рассчитывал зарплату работникам. Значит, наказать можно по 11 января 2026 года.
3 года со дня совершения проступка при нарушениях закона о противодействии коррупции. Руководитель 12 января 2024 года дал взятку чиновнику, чтобы избежать проверки. Значит, наказать можно по 11 января 2027 года.
Вот случай из судебной практики.
Сотрудница не выполнила план продаж, получила выговор, но компании присудили выплатить ей компенсацию морального вреда
Что случилось. Сотрудница медицинской компании получила строгий выговор за то, что она не выполнила план продаж. Так и было написано: «строгий». В должностной инструкции был пункт о том, что сотрудники должны выполнять месячный и годовой план продаж. Сотрудники инструкцию подписали.
Ошибки. При расследовании выяснилось, что в приказе о дисциплинарном взыскании работодатель не указал дату совершения проступка. Суд не смог установить срок, в течение которого работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. К тому же такой меры взыскания, как «строгий выговор», в законе нет.
Решение суда. Работодатель нарушил процедуру дисциплинарного взыскания. Суд отменил приказ о дисциплинарном взыскании — выговоре — и взыскал в пользу сотрудницы 10 000 ₽ компенсации морального вреда.
Решение Василеостровского районного суда Санкт-Петербурга № 2-2158/2017~М-1336/2017
Как снять дисциплинарное взыскание
Если работник совершил проступок, это не значит, что он теперь вечно виноват. У дисциплинарного взыскания есть срок действия. Оно снимается:
- Автоматически.
- По решению работодателя.
- По обжалованию сотрудника.
Автоматически. Через год дисциплинарное взыскание снимается само. Это значит, что у сотрудника больше нет нарушений и его нельзя уволить за повторный проступок.
Сотруднику вынесли выговор за опоздание 15.08.2023. Весь год он приходил вовремя, но потом расслабился и снова опоздал 19.08.2024 → уволить сотрудника за повторное нарушение нельзя, поскольку год со дня выговора за первое опоздание прошел.
По решению работодателя. Представим, что после наказания сотрудник исправился, нареканий больше нет. Тогда можно снять дисциплинарное взыскание досрочно. Сотрудник сам может попросить сделать это. Также эту просьбу может высказать начальник или профсоюз.
Чтобы снять дисциплинарное взыскание по решению работодателя, надо отправить на имя руководителя ходатайство. Форма произвольная. Главное, указать, что сотрудник больше не нарушал трудовую дисциплину и работал добросовестно.
Ходатайство о снятии дисциплинарного взыскания
Если работнику вынесли замечание или выговор, а позже он исправился, можно снять дисциплинарное взыскание досрочно. Для этого руководитель работника подает работодателю ходатайство.
Чтобы снять дисциплинарное взыскание с работника, надо оформить приказ. Там должны быть: Ф. И. О. работника, его должность, профессия или специальность, отдел, основание и дата снятия.
Приказ о снятии дисциплинарного взыскания
Приказ нужен, чтобы досрочно снять с сотрудника дисциплинарное взыскание, если он исправился. Автоматически взыскание снимается через год.
По обжалованию сотрудника. Сотрудник может сам попробовать снять дисциплинарное взыскание. Например, обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, в комиссию по трудовым спорам, в суд.
Если сотрудник обратится в трудовую инспекцию, она будет проверять процедуру дисциплинарного взыскания и может отменить наказание, например если работодатель выпустил приказ позже срока, не дал достаточного времени на объяснение. То есть по процедурным нарушениям. Трудовая инспекция не выясняет обстоятельства проступка и не решает, справедливо ли наказание за него.
Если работник не согласен с причиной дисциплинарного взыскания или его тяжестью, надо обратиться в комиссию по трудовым спорам или подать иск в суд. В суд работник может подать иск в течение 3 месяцев после того, как узнал о дисциплинарном взыскании. При увольнении — в течение месяца.
Основные ошибки работодателя при дисциплинарных взысканиях
Алгоритм дисциплинарного взыскания
Правильно оформить дисциплинарное взыскание непросто. Чтобы не ошибиться с последовательностью и сроками, можно использовать такой алгоритм:
- Зафиксировать проступок в документе.
- Дать сотруднику минимум 2 рабочих дня на объяснение.
- Получить объяснительную от сотрудника или оформить акт об отказе ее писать.
- Изучить причины проступка.
- Понять, какой ущерб нарушение принесло работодателю, учесть прошлое поведение сотрудника и определить соразмерное наказание.
- Выпустить приказ о дисциплинарном взыскании с учетом сроков давности.
- Ознакомить сотрудника с приказом в течение трех дней или оформить акт об отказе подписывать приказ.
А как вы наказываете сотрудников за проступки? Приходилось ли применять дисциплинарку или решали конфликт иначе? Поделитесь в комментариях.