Минтруд: электронными кадровыми документами нельзя обмениваться по электронной почте
О чем речь. Работодатели могут вести кадровый документооборот на бумаге или в электронном виде. Если кадровые документы бумажные, то электронные — это просто их сканы.
Если бизнес использует только электронный кадровый документооборот, ЭКДО, к документам предъявляют специальные требования.
Что случилось. Минтруд напомнил, что в рамках ЭКДО работодатель и сотрудники не могут обмениваться кадровыми документами по электронной почте или в мессенджерах.
Чтобы отправить, например, трудовой договор, правила внутреннего распорядка или заявление об увольнении, нужно использовать один из двух сервисов:
- цифровую платформу «Работа в России»;
- собственную систему работодателя для работы с ЭКДО.
Еще обмениваться документами можно через Госуслуги. Для этого нужно настроить интеграцию сервиса, в котором ведется ЭКДО, с платформой госуслуг. Работодателю для этого потребуется квалифицированная электронная подпись, а работнику нужно просто зарегистрироваться на госпортале.
Обмениваться кадровыми документами через электронную почту или мессенджеры можно только во время чрезвычайных ситуаций, например природных катастроф или несчастного случая на производстве.
Что это значит для бизнеса. За неправильную пересылку кадровых документов ИП, малое предприятие и руководителя компании могут оштрафовать на 1000—5000 ₽, а средние и крупные компании — на 30 000—50 000 ₽.
