В этом кейсе расскажу, как мы разработали пространство для организации базы знаний в Shtab, и чем оно это полезно для бизнеса. Будет полезно почитать предпринимателям, которые ищут замену Notion, а также разработчикам софта.
В Notion многие российские компании вели свои базы знаний и работали над проектами. Это один из лучших, если не лучший сервис для этих целей. Гибкая структура, возможность настраивать разные виды отображения задач, хранить важные документы и регламенты компании — это всё то, что делало сервис незаменимым и привычным для людей и компаний.
Shtab
Не замена Notion, но он вполне замещает часть функционала, а где-то даже превосходит знаменитый сервис.
43 тысячи юзеров, интеграции и управление проектами
Shtab — сервис для управления проектами со встроенным тайм-трекером, модулями управления финансами, интеграцией с почтой и детальными отчётами о работе. Сейчас в сервисе зарегистрировано 43 тыс. пользователей. В нём они ведут свои задачи, отслеживают время, следят за финансами бизнеса и повышают производительность команды.
Страница — рабочее пространство для организации базы знаний. В нашем сервисе мы сохранили привычный сценарий работы — редактор очень похож на Notion. Организован как ещё один вид наряду с канбан-доской, Диаграммой Ганта, Списком, Матрицей Эйзенхауэра и Календарем.
Начало разработки: функциональный редактор
В апреле 2024 года выкатили новый редактор описания в карточках задач с разными уровнями заголовков, возможностью добавлять файлы, маркированные списки, оформлять цитаты, вставлять строчки кода. На разработку удобного редактора ушло около 2-х месяцев.
Сложность: на этапе разработки столкнулись с тем, что на рынке не существует быстрых опенсорсных решений для реализации редактора, и практически все плагины у нас реализовались вручную.
Когда летом получили первое предупреждение об уходе Notion, приоритизировали задачу со Страницей.
Сервис базы знаний — не новый для российского рынка продукт
И многие таск-менеджеры задолго до ухода Notion внедрили БЗ для своих пользователей. В наших планах тоже была эта функция, поэтому макет Страницы мы отрисовали сильно заранее. Это и готовый редактор для описания в карточках задач и позволили за 1,5 недели сделать достойную замену Notion.
Сходства и отличия
В дизайне и функционале мы ориентировались на Notion. Хотя, на рынке представлено много подобных сервисов: Confluence, GitBook, Minerva Knowledge, Obsidian. Но он наиболее интуитивный, удобный и минималистичный.
Над Страницей в Shtab можно работать совместно, изменения отображаются в режиме реального времени, без промедлений — видно даже, как коллега набирает текст. Этой фичи, кстати, нет у Notion.
В Shtab также, как и в эталонном сервисе есть настройка уровней доступа и широкие возможности кастомизации рабочих пространств: от добавления обложки к карточке задачи до выбора любого цвета и названия для меток.
Как и в Notion, в Shtab можно добавлять элементы через слэш-меню:
- уровень заголовка;
- тип списка (маркированный или нумерованный);
- оформить цитату;
- добавить скрытый текст;
- добавить файл, изображение или видео;
- вставить таблицу;
- сделать сноску;
- сделать чек-лист;
- добавить разделитель;
- разделить текст на 2, 3 или 4 колонки;
- встроить внешний контент по ссылке;
- вставить блок кода;
- вставить Страницу (для вложенности).
Если в Странице нажать @, можно упомянуть в тексте сотрудника, Карточку или Вид.
Можно создавать свои гибкие дашборды: добавить не только доски, списки задач, но и встроить ссылки на отчёты по разным командам, модуль для отслеживания финансовых потоков компании. Все изменения, которые вы внесете в эти окна на Странице, отобразятся и соответствующих рабочих пространствах.
Помимо этого можно встраивать ссылки на Google Таблицы, править их прямо на Странице.
Notion знаменит множеством шаблонов под разные проекты и цели: для работы, школы, проектов. В Shtab вы можете сделать собственные шаблоны, дублировав нужную вам Страницу. Пока не в приоритете, но мы также планируем разработку готовых шаблонов.
Различия: пока мы не добавили возможность оставлять комментарии в тексте на Странице, нет встроенного ИИ, нет формул, нельзя построить графики, нельзя создать блог. Гостевой доступ по ссылке для незарегистрированных пользователей уже доступен, но пока ограничен.
Эти и другие доработки — лишь вопрос времени для команды, поскольку одновременно мы работаем и над другими фичами нашего сервиса. Например, недавно выпустили коробочную версию, настроили возможность интеграции Shtab с Почтой (письма можно превращать в карточки задач), с Т-банком (финансовые операции выгружаются в Shtab).
Как использовать Страницы в работе
Покажу на примерах, где будет полезен Shtab.
Для Базы знаний компании. В сочетании с планировщиком и тайм-трекером — комплексная система для бизнеса. Для разных отделов в компании свои Страницы, собранные в сайдбаре.
Можно создавать инструкции и регламенты для сотрудников. Например, вставлять строчки кода, чтобы показывать эталонный код джунам и поддерживать собственную библиотеку фрагментов кода. Так, вы экономите время на создание нового кода. В итоге — больше времени кодированию, и меньше — поиску фрагментов кода.
Для личной базы знаний. Можно сохранять конспекты с курсов, вести заметки с рабочих встреч.
Для работы над текстом. Сервис удобен для редакторов, контент-менеджеров, проджект-менеджеров, которые ведут документацию проекта.
Важно
Страницу можно настроить по ширине экрана, а также настроить размер встроенных окон.
Что будет дальше
В ближайшее время в Странице появится возможность комментирования слов, фрагментов текста. А также можно будет сразу выделить разноформатных блоков. Если у вас есть идеи и пожелания по новым функциям и возможностям на Странице Shtab, пишите нам в комьюнити в Telegram. Пользователи напрямую влияют на приоритизацию наших задач.
Здесь можно подробнее почитать о том, как работает Страница.
Как навести порядок в деньгах бизнеса и личных сбережениях
- Как свести доходы с расходами: 4 совета из книги консультанта по финграмотности «Девушка с деньгами»
- Как инвестировать время и деньги, чтобы обрести финансовую свободу: 5 принципов из книги «Капитал»
- 9 способов получать пассивный доход
- 10 фильмов про деньги
- 3 проверенных десятилетиями совета по управлению финансами из книги «Самый богатый человек в Вавилоне»
А в каком сервисе вы ведёте Базу знаний в компании?
В качестве личной базы знаний присматриваюсь к Anytype и Affine. Очень жаль, но обе не российские. А базу знаний компании не веду нигде, т.к. для этого нужна сама компания для начала )))
Notion был раньше, Obsidion пробую. Но это личная. В крупной комапнии множество продуктов, множество функциональных заказчиков, множество форматов данных, тут нужна политическая воля руководства, для этого оно должно понять, что проблема существует.