Как подготовить финансовые отчеты за 2024 год
Для малого бизнеса итоги года — это не просто формальность, а возможность оценить успехи и подготовиться к будущим вызовам. Если бухгалтерский учет подойдет для предоставления результатов госорганам, то предпринимателю интереснее будет анализировать управленческий учет. В этой статье вы узнаете, как без стресса завершить финансовый год и построить цели на 2025.
Зачем предпринимателю подводить итоги года
Подведение итогов 一 мероприятие трудозатратное. Поэтому сначала нужно понять, зачем вам это нужно.
Анализ эффективности. Чтобы понять, как работать дальше, нужно определить текущие результаты. Какие направления бизнеса сработали лучше, а от чего стоит отказаться. Так вы не совершите прошлых ошибок в новом году и усилите то, что уже работает.
Контроль затрат. Увеличивать прибыль можно не только за счет роста выручки, но и снижения затрат. Годовая отчетность поможет увидеть полную картину по расходам бизнеса: как рост издержек влиял на прибыль, есть ли какая-то сезонность.
Оптимизация процессов. Из годовой отчетности вы сможете увидеть неэффективные процессы. Например, после анализа вы увидели, что на зарплату управленческого состава команды уходит большая часть расходов. Тогда вы сможете пересмотреть систему мотивации.
Планирование. Для грамотного планирования важен прошлый результат. Опираясь на финансовую отчетность за 2024 год, вы сможете создать реалистичный бюджет и стратегию на следующий год.
Для успешного начала нового года нужно проанализировать результаты прошедшего. Тогда вы не наступите на те же грабли и сможете повлиять на масштабирование бизнеса. Теперь давайте перейдем к самому процессу подведения итогов.
Собираем информацию и составляем отчеты
Если вы весь год вели финансовый учет, то подведение итогов у вас начнется сразу с анализа результатов. Потому что все отчеты составлены, важно сделать из них верные выводы. Но если финансовый учет только внедряется в ваш бизнес, то давайте разберемся, с чего вам нужно начать.
Соберите все данные. Да, за весь год. Это может быть проблематично, если вы нигде не вели и не учитывали финансы бизнеса. Можете собирать информацию из банковских выписок, кассовых чеков и квитанций. Сверить данные можно с налоговой декларацией.
Переносите все данные в таблицу или специальный сервис для финучета. С сервисами будет удобнее, потому что там есть автоматизация. Вы сможете сэкономить свое время и не вносить все вручную. Обычно у всех сервисов есть интеграция с банками. Так вы сможете перенести все операции сразу в систему и уже дальше работать с ними.
Структурируйте операции. Все денежные потоки разделите на статьи учета. Такая структура поможет упорядочить все данные и подготовить базу для отчетов.
Составьте три ключевых отчета. Это ДДС, ПиУ и баланс. Как их анализировать разберем далее. На этом этапе важно понять, чем они отличаются, чтобы грамотно их составить.
Отчет ДДС составляется кассовым методом. То есть по факту поступления денег «в кассу» 一 на ваши счета. Отчет отражает фактическое наличие денег на счетах, откуда поступали средства и на что расходовались.
Отчет ПиУ составляется методом начисления. Средства в нем признаются по факту исполнения обязательств. Например, клиент перечислил предоплату 25 января, а завершили работу вы 10 февраля. Тогда в ПиУ эта сумма отразится только 10 февраля (а в ДДС 一 25 января). Этот отчет покажет реальную эффективность бизнеса.
Баланс расскажет: сколько денег вложено в бизнес, откуда они взялись и на что были потрачены. Из отчета можно будет выяснить, каким имуществом владеет бизнес, сколько денег заморожено в дебиторке и другие моменты.
Автоматизируйте учет на будущее. Собирать годовые отчеты проще и эффективнее в течение всего года, а не только в декабре. Ту работу, которую вы проделали сейчас забирайте с собой на следующий год и заполняйте отчеты минимум раз в месяц. А чтобы не тратить время на их составление, используйте специализированные сервисы. С ними вы будете концентрироваться на стратегии и анализе данных, а не на операционке.
Делаем выводы
У вас на руках отчеты за год, в них вся информация о деятельности компании за этот период. Теперь важно правильно ее интерпретировать, чтобы принимать управленческие решения. В анализе годовых отчетов важнее не сами расчеты, а какие выводы вы из них сделаете. При этом отчеты должны быть достоверными, чтобы выводы были верными.
Считаем выручку и прибыль. Это основа, ради которой люди заводят бизнес (не углубляемся в миссию, мы тут говорим про деньги). Поэтому в первую очередь смотрим именно эти показатели. Их можно увидеть в отчете ПиУ.
Годовую прибыль можно сравнить с прошлым годом 一 отследить в динамике. И сравнить с плановой, если она была. Дальше уже смотрим и задаем себе вопросы:
- за счет чего смогли превысить план или не достичь его?
- почему темп роста не такой, как хотелось?
- если убыток, то по какой причине?
Оцените, какие направления приносили больше выручки, а какие были менее рентабельными. Проанализируйте, в какие месяцы компания сработала более эффективно и, что самое важное, определите за счет чего.
Узнаем, сколько денег у бизнеса. Проанализируйте отчет ДДС, он подскажет остаток денег на конец года. Также важно проследить, как остаток средств менялся по месяцам, были ли случаи, когда денег не оставалось? Возможно, у вашего бизнеса есть сезонность, которую легко будет отследить в отчете ДДС.
Далее принимаем решения, как такую ситуацию не повторить в следующем году. Можно откладывать деньги на финансовую подушку или задуматься о кредите.
Оцениваем структуру доходов и расходов. Для чего это нужно? Чтобы понять, как оптимизировать расходы и увеличить доходы. Тем самым вы повлияете на чистую прибыль.
Стоит обратить внимание, в каких пропорциях увеличивались расходы относительно выручки, и сравнить с прошлым годом. Доля административных и коммерческих расходов не должна расти быстрее самой выручки. Обратная ситуация будет означать, что компания сработала менее эффективно, а рентабельность по чистой прибыли снижается.
Анализируем дебиторку и кредиторку. Узнайте, есть ли проблемы с ликвидностью и эффективностью работы с партнерами. Оцените оборачиваемость дебиторки: если большая часть задолженности просрочена, это говорит о возможных рисках с денежными поступлениями.
Также важно проверить, не увеличилась ли кредиторка — если вы сильно зависите от внешних долгов, это может затруднить расчет по обязательствам в будущем году. В конце года стоит провести сверку этих задолженностей и, при необходимости, предпринять шаги для ускорения платежей от клиентов или договориться о более гибких условиях с поставщиками.
Частые ошибки при подведении финансовых итогов года
Обычно предприниматели совершают одни и те же ошибки, когда работают с годовыми отчетами. Ошибки не критические, но могут исказить реальное финансовое положение компании. Давайте разберем распространенные ошибки предпринимателей и расскажем советы, как их избежать.
Неполнота данных. Если вы вели финансовый учет нерегулярно, то в конце года может не хватать каких-то данных: платежи, расходы или забыты долги. Тогда сделать корректные выводы просто не получится.
Соберите все первичные документы: банковские выписки, счета, чеки, акты и накладные. Используйте автоматизированные системы учета, чтобы минимизировать ручную работу и избежать пропусков. Если учет не велся весь год, постарайтесь восстановить данные по всем возможным источникам.
Фокус только на прибыли. Предприниматели смотрят только на итоговую прибыль, игнорируя кассовые разрывы, которые могут возникнуть даже в прибыльном бизнесе.
Анализируйте отчеты ПиУ и ДДС в совокупности. Это позволит понять, где деньги накапливаются или теряются, и улучшить управление денежными потоками.
Слишком общая группировка. Если вы не будете детализировать свои расходы и поступления, то не сможете оценить их и оптимизировать. Не пренебрегайте группировкой расходов и поступлений на статьи учета. Оцените, как каждая из них влияет на итоговый результат.
Но слишком мелкая детализация тоже может навредить. Старайтесь найти баланс и следовать ему.
Отсутствие конкретных выводов. Отчеты составляются, но не используются для принятия решений. Итоги сводятся к простому «год прошел неплохо», без конкретных действий.
По итогам анализа сформулируйте конкретные выводы и шаги: что нужно улучшить, где сократить затраты, какие направления развивать. Запишите эти планы и включите их в стратегию на следующий год.
Подведение итогов 一 первый шаг перед планированием 2025 года. Учтите все советы и правила из этой статьи и продолжайте вести финансовый учет.
Какие трудности возникали у вас при подведении финансовых итогов?