Появились единые требования к электронным кадровым документам
О чем речь. Кадровый документооборот можно вести на бумаге. Также у работодателя есть право вести электронный кадровый документооборот — ЭКДО. Переход на ЭКДО утверждают локальным нормативным актом.
В ноябре 2021 года в трудовом кодексе появилось определение ЭКДО. Тогда же в кодексе появилось уточнение, что все кадровые электронные документы должны создаваться по единым форматам. Самих форматов пока не было — их должен был разработать Минтруд. До вступления правил в законную силу электронные документы можно создавать, как удобно работодателю.
Что произошло. Появились единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов. Они будут действовать для документов, которые бизнес не дублирует на бумаге. Если документ есть на бумаге, в электронном виде он все еще должен выглядеть полной копией бумажного. Соблюдать новые требования нужно с 1 марта 2023 года.
Требований довольно много, мы перечислим лишь основные.
Появился перечень структурных элементов электронного документа:
- основная часть документа в формате PDF — «тело» договора, приказа или другого документа;
- приложения — при наличии — в любых форматах для текстовых, табличных, графических или структурированных данных;
- электронная подпись основной части и приложения — при наличии;
- машиночитаемая доверенность — если она нужна. По умолчанию кадровые документы может подписывать только гендиректор. Чтобы это мог делать, например, бухгалтер, ему нужна доверенность;
- описание электронного документа в формате XML.
Описание документа состоит из обязательных и необязательных для заполнения структурных элементов. Например, элемент employername — полное название компании или имя ИП, его заполнять обязательно. Элемент created — дата создания электронного документа, ее указывать не обязательно.
Есть условно обязательные элементы — они нужны для отдельных категорий бизнеса, указанных в описании элемента. Например, kpp — КПП работодателя, его заполняют только организации.
Также в новых требованиях указаны коды кадровых документов — их нужно указать в описании. Например, у приложения к трудовому договору код 01.001, а у соглашения о продлении срочного трудового договора код 01.013.
Что это значит для бизнеса. Электронный документооборот можно вести на сайте «Работа в России» или собственном информационном сервисе бизнеса. С 1 марта кадровые документы на этих ресурсах нужно оформлять по единым правилам.
Если вы ведете ЭКДО в кадровой учетной программе, скорее всего, ее создатель доработает функционал к 1 марта 2023 года, и что-либо делать из-за введения новых требований не придется.
Наказание за неправильное оформление электронного документа будет таким же, как и для бумажного. Например, при ненадлежащем оформлении трудового договора ИП и малые предприятия могут получить штраф
