О чем речь. Путевые листы — это обязательный документ для всех компаний и ИП, которые используют транспорт в коммерческих и служебных целях для перевозки пассажиров и грузов. Это касается как собственного транспорта компании и ИП, так и арендованной техники — в том числе у обычных людей. Путевой лист, в частности, подтверждает, что водитель прошел предрейсовый медосмотр, а транспорт — технический контроль.
Единого образца путевого листа нет — каждая компания или ИП разрабатывает форму самостоятельно. Но в этом документе должны быть обязательные пункты — реквизиты, — которые компания или ИП должны заполнять, чтобы путевой лист считался действительным. Перечень обязательных данных утверждает Минтранс.
Что изменилось. Министерство транспорта утвердило новый порядок оформления и перечень обязательных данных, которые должны быть в путевом листе. Новый порядок вступает в силу с 1 марта 2023 года.
Так, по новому приказу в путевом листе нужно обязательно указывать следующие данные:
1. Срок действия путевого листа — число, месяц, год использования. Если путевой лист оформляется на срок от двух дней и более, то нужно указать период.
2. Данные о лице, которое оформило путевой лист — для компании: полное наименование, адрес из ЕГРЮЛ, номер телефона, ОГРН; для ИП — фамилия, имя, отчество, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП. Сейчас эти сведения вносит владелец транспорта — а это не обязательно тот, кто выпустил его на линию.
3. Данные о транспортном средстве — тип, марка и модель, государственный номер, регистрационный номер транспорта по ПТС. При наличии прицепа — его марка и модель. Также для грузовых рейсов и пассажирских автобусных перевозок указывают данные об успешном прохождении технического контроля: число, месяц, год, время в часах и минутах и разрешение выйти на линию; точное время и дату выпуска транспорта на линию и возвращения на базу. Кроме того, нужно указать полные километры пробега по одометру на момент выезда и по возвращении.
4. Данные о водителе или водителях транспортного средства — Ф. И. О. водителя, число, месяц, год, время в часах и минутах и отметка об успешном прохождении предрейсового или послерейсового медосмотра.
5. Вид перевозки — коммерческие перевозки, поездки для собственных нужд или работа спецтехники. В случае с коммерческими перевозками нужно уточнить, какая именно это перевозка:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов по договору перевозки грузов или договору фрахтования, в том числе по договору аренды транспорта с экипажем;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования.
6. Вид сообщения — городское, пригородное или междугороднее.
Главное изменение — с 1 марта 2023 года путевые листы можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. В последнем случае документ заполняют так же, как и бумажный, но заверяют квалифицированной электронной подписью. Предъявляют электронный путевой лист в виде файла обмена через оператора электронного документооборота — ЭДО.
Также новый порядок упрощает учет путевых листов — в новой форме не нужно указывать наименование листа и его номер, а с компании и ИП снимают обязанность вести журнал регистрации путевых листов.
Документ оформляет на каждую машину тот, кто выпускает его на линию, например собственник или арендатор. Также важно, что путевой лист выписывают строго до начала работы водителя — но разрешается оформить несколько путевых листов на отдельных водителей, которые управляют одной машиной посменно.
Что это значит для бизнеса. Компаниям или ИП важно учесть новые требования к оформлению путевых листов с 1 марта 2023 года. Этот документ проверяют сотрудники Ространснадзора, ГИБДД и трудовой инспекции. Также налоговые инспекторы по путевым листам могут проверить правильность подсчета расходов на топливо при расчете налога на прибыль. Если в путевом листе не будет отметки о медосмотре или техническом контроле, то владельцу транспорта средней и крупной компании грозит административный штраф от ГИБДД до 30 000 ₽.
