Что делать, если при инвентаризации обнаружили недостачу

Чтобы разобраться, как списать недостачу, объясним термин, который будем часто использовать в статье, — материально ответственное лицо, МОЛ.

МОЛ — это сотрудник, который прямо отвечает за деньги, товары или другое имущество компании на основании договора о полной материальной ответственности.

• умышленное причинение вреда;
• причинение ущерба в состоянии опьянения;
• вред нанесли административный проступок или преступление работника, подтвержденные судом;
• разглашение охраняемой законом тайны, например коммерческой, что повлекло прямые убытки компании.

В остальных случаях можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячной заработной платы.

• Хищение установленными лицами. Например, украли работники или кто-то еще, чья вина доказана.
• Хищение неустановленными лицами. Типично для магазинов самообслуживания или когда доказать вину работников не удалось.
• Естественная убыль. Нормы зависят от вида сырья или материалов. Например, замороженное мясо теряет массу от длительного хранения. Допустимый процент убыли зависит от сорта и вида мяса, региона и холодильного оборудования.

При наличии нормы надо проверить, укладывается ли в них недостача. Если да, ее можно списать в расходы и с работника не спрашивать.

При наличии норм естественной убыли или их превышении нужно разобраться, есть ли виновные в недостаче сотрудники или посторонние лица. Для этого нужно собрать объяснительные с МОЛ.

Дальше надо провести заседание инвентаризационной комиссии, на котором решить, из-за чего произошла недостача, доказана ли вина МОЛ или иного лица и как будете списывать недостачу.

Если нашли виновных и доказали их вину, недостачу можно списать за их счет. Если виновных нет или их вина не доказана, недостачу списывают в расходы. По итогам заседания издают приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Когда по итогам инвентаризации обнаружили недостачу, действовать нужно так:

1. Оформить инвентарищационную опись и сличительную ведомость.
2. Составить ведомость учета результатов инвентаризации.
3. Отразить недостачу на бухгалтерских счетах.
4. Указать недостачу в налоговом учете.

Оформить инвентаризационную опись и сличительную ведомость. В инвентаризационной описи указывают все товары, которые надо проверить на инвентаризации. В сличительной ведомости фиксируют только расхождения. В нашем случае — недостачу.

Один экземпляр сличительной ведомости оставляют в бухгалтерии, а второй передают материально ответственному лицу.

Допустим, выявили недостачу товаров: два жестких диска на складе на сумму 15 000 ₽. В ведомости будет указана только сумма.

Отразить недостачу на бухгалтерских счетах. Как отразить недостачу в бухучете, зависит от того, есть ли МОЛ и по какой причине пропало имущество.

Общей для всех случаев недостачи будет следующая проводка: дебет 94, кредит счета, по которому выявили недостачу. Например, при недостаче товарно-материальных ценностей — кредит 10.

Если есть материально ответственное лицо и доказана его вина, можно отнести сумму недостачи на расчеты с ним проводкой: дебет 73-2, кредит 94.

Для взыскания недостачи с работника можно использовать проводку: дебет 50, кредит 73-2 — если он уплатит сумму в кассу. Дебет 70, кредит 73-2 — если сумму недостачи удержите из зарплаты.

Если виновного нет, списание недостачи при инвентаризации относят в прочие расходы: дебет 91-2, кредит 94.

Отразить недостачу в налоговом учете. На ОСН, УСН или АУСН «Доходы минус расходы» недостачу в рамках норм естественной убыли приравнивают к материальным расходам. Все, что больше норм, можно отнести на внереализационные расходы. Для этого недостачу нужно подтвердить актом инвентаризации.

Если недостача произошла по вине работника или других лиц и вина доказана, понадобятся документы, которые подтверждают, что сотрудник готов возместить недостачу или решение суда о взыскании ущерба. Если виновник возместит потери, сумму надо включить во внереализационные доходы.

Если недостача возникла в результате чрезвычайной ситуации, нужно оформить документы, которые это подтверждают. Их предоставят по запросу соответствующие госструктуры, например при пожаре — МЧС, при хищении — полиция.

На патенте и УСН «Доходы» недостача на налоговые обязательства не влияет — как и любые другие расходы бизнеса.

Взыскать деньги с материально ответственного лица можно:

• по распоряжению работодателя — вычесть из зарплаты, но не более 20% от нее;
• по соглашению сторон — если работник хочет возместить ущерб добровольно;
• через суд — если работник не согласен с суммой или отказывается платить.

Если с момента приказа о взыскании ущерба пройдет больше месяца или сумма больше 20% от зарплаты, взыскать недостачу можно только по согласию виновного или через суд.

Чтобы привлечь сотрудника к ответственности, нужно:

1. Зафиксировать недостачу и определить сумму ущерба — оформить инвентаризационную опись, сличительную ведомость и ведомость результата учета инвентаризации. Об этом говорили в предыдущем разделе статьи.

3. Потребовать объяснительную у МОЛ или оформить акт об отказе давать объяснение. Объяснительную сотрудник пишет в свободной форме на имя руководителя организации. На это дают минимум два рабочих дня.

6. Ознакомить работника с приказом. Взять согласие на возмещение ущерба, если с момента приказа прошло больше месяца или сумма выше 20% среднемесячной заработной платы.

7. Если работник отказывается возмещать ущерб, обратиться в районный суд.