Что такое система канбан и чем она полезна

Представим, что Алексей руководит производством леденцов. Компания несколько месяцев не получает прибыль. Руководитель пытается разобраться, в чем дело, но каждое подразделение называет свою причину.

Кондитерский цех отчитывается, что склад уже забит, а продажники не могут заключить договоры с магазинами. Отдел продаж жалуется, что технологи не могут разработать популярные рецепты. Технологи винят отдел закупок, что те закупают ингредиенты, из которых не получится хороший продукт.

В итоге Алексей тратит все время на наведение порядка, а бизнес так и продолжает работать в минус. Возможным решением в такой ситуации будет внедрение системы управления канбан.

Канбан — это система организации процессов, при которой визуализированы все этапы работы. Самый простой вариант — построить канбан-систему из трех этапов:

1. Надо сделать.
2. В работе.
3. Готово.

Чтобы работу проще было контролировать, каждый этап визуализируют. Например, можно взять лист бумаги или настенную доску и расчертить их на три колонки: «Запланировано», «В работе», «Готово». Затем для каждой задачи завести карточку-стикер и передвигать ее из колонки в колонку. Вот как может выглядеть такая канбан-доска для селлера маркетплейса.

Это и есть простейшая канбан-доска. С ней абстрактные этапы бизнес-процесса становятся наглядными: не нужно держать их в голове, чтобы ничего не упустить. Визуализация позволяет систематизировать задачи, и операционная деятельность бизнеса становится более упорядоченной.

Главное достоинство канбан-метода в том, что он позволяет построить эффективное взаимодействие между несколькими сотрудниками или даже подразделениями предприятия.

Канбан изначально придумали на заводах компании Toyota. Нужно было выпускать автомобили как можно быстрее, чтобы при этом запчасти не скапливались на складе, а сразу шли в сборку. Для этого инженеры ввели систему карточек-задач: рабочие передавали карточку из одного цеха в другой, как только закончат свой этап работы. Карточка отражала каждый этап работы конвейера.

Такой конвейер, основанный на принципе канбана, можно внедрить в любые виды бизнеса: торговлю, ИТ-разработку, предоставление услуг.

Рассмотрим процесс разработки деревянных конструкторов-пазлов на заводе игрушек. Отдел маркетинга завода спускает план по производству новых моделей конструктора. На следующем этапе дизайнер рисует эскиз. Дальше вместе с конструктором они создают опытный образец, проверяют, как он работает, и решают, запускать ли его в производство. На следующем этапе программист ЧПУ-станков создает программу для вырезания деталей. После этого конструктор запускается в массовое производство. Вот как это может выглядеть на канбан-доске.

На канбан-доске видно, что самое большое количество задач находится на стадии дизайна. Это значит, что руководителю надо обратить внимание на этот этап: допустим, заменить дизайнера на более квалифицированного или расширить отдел дизайна, если объем задач слишком велик.

Если просто повесить на стену доску со стикерами, это будет еще не система канбан, а, скорее, ее прототип. Чтобы система управления работала, нужно создать определенные правила для участников процесса. Вот какие элементы и регламенты могут быть в канбане:

• список планируемых задач — бэклог;
• количество задач в работе — WIP-лимит;
• дедлайны;
• критерии окончания работы;
• регулярные встречи с командой;
• руководство через доску.

Список планируемых задач, или бэклог. Это все задачи, которые можно сделать для развития бизнеса. Обычно их записывают в отдельный документ или в «нулевую» колонку на канбан-доске.

В зависимости от того, как построено управление в компании, задачи в бэклог может добавлять руководитель, начальники ключевых подразделений или все члены команды на общих встречах.

Дальше человек, который отвечает за стратегию развития бизнеса, выставляет приоритет задачам из бэклога: что сделать в первую очередь, а что только в том случае, если есть свободные ресурсы.

Если команда работает с внешним заказчиком, бэклог создается автоматически. Например, бэклог в компании по ремонту техники — это заявки клиентов.

Количество задач в работе. Его еще называют WIP-лимит, от английского work in progress. Если незавершенных задач будет слишком много, команда перестанет справляться и производительность упадет. Если же задач недостаточно, скорее всего, сотрудники будут затягивать сроки либо просто ничего не делать.

Нет универсального рецепта, как высчитать WIP-лимит. Эксперты рекомендуют подбирать его опытным путем: ставить определенное количество задач и анализировать, как идет работа и сколько задач успевали сделать за прошлые месяцы.

Установка дедлайнов. В системе канбан не заложен механизм строгого следования дедлайнам. Предполагается, что, если грамотно выверен WIP-лимит, сотрудник берет следующую задачу, как только закончит предыдущую, таким образом, автоматически оптимизируется время производства. Но на практике так бывает не всегда. Поэтому если сроки важны, лучше их обозначить в карточке.

Критерии окончания работы. Каждый сотрудник должен знать, когда работу можно считать законченной и когда можно переместить карточку в следующую колонку. Для этого в карточке создают чек-лист.

На практике карточка не всегда будет линейно двигаться вперед, иногда задачу могут вернуть на предыдущий этап, даже несколько раз. Стоит обращать внимание на такие циклы. Возможно, где-то плохо проработаны критерии завершения этапа, а может быть, стоит добавить дополнительную колонку — для согласования результата.

Регулярные встречи с командой. Сколько должно быть планерок, каждый руководитель решает сам. В идеале нужно проводить два типа встреч:

• оперативные — по 10—15 минут, раз в день или неделю. На них обсуждают текущие статусы и проблемы;
• встречи по бэклогу и приоритетам, они могут проводиться раз в неделю или месяц.

Руководство через доску. Канбан-доска — это не только инструмент визуализации и контроля, система должна охватывать весь процесс целиком: от постановки задачи до приемки готового продукта.

Это лишь основные правила работы с канбаном, каждая компания может разработать регламенты для себя. Важно закрепить их в документе и довести до всех сотрудников.

У системы канбан много сильных сторон, среди них такие:

• просто внедрить;
• по канбану может работать все производство, а может только часть;
• руководитель расходует меньше ресурса на операционку;
• можно увидеть задачи, которые зря отнимают ресурс;
• помогает равномерно распределить нагрузку между сотрудниками;
• вовлекает сотрудников в рабочий процесс.

Просто внедряется. Чтобы внедрить канбан, не нужно менять рабочие процессы: систему управления можно наложить на привычную схему работы команды.

Веб-студия «Лихой вомбат» решила внедрить канбан. Команда продолжает работать, как раньше: аккаунт-менеджер брифует заказчика, дизайнеры отрисовывают внешний вид сайта, программисты разрабатывают структуру и сервисы, затем сайт наполняют контентом, тестируют и сдают заказчику.

Только каждый этап работы теперь фиксируют передвижением канбан-карточки. Это не такое существенное изменение процессов, нововведение внедряется гладко, без сопротивления команды.

Можно сказать, что канбан подстраивается под команду, а не команда под канбан. Ввести систему можно на любом этапе, не обязательно останавливать работу или дожидаться начала следующего производственного цикла.

Можно внедрить только в части производства. Например, по методу канбан может работать только одна команда или один отдел, это не нарушит производственных связей с другими частями бизнеса. Это тоже облегчает внедрение — например, можно организовать канбан-доску сначала в отделе продаж. Если опыт окажется удачным, масштабировать его на всю компанию.

Управленец расходует меньше ресурса на операционку. Руководителю не нужно тратить много времени, чтобы проверить рабочие процессы. Он быстрее принимает управленческие решения, потому что вся работа команды становится более наглядной.

Канбан позволяет увидеть задачи, которые зря отнимают ресурс. Руководитель понимает, что команда имеет определенную емкость: может взять столько-то задач, но больше уже «не вместится». Тогда он пересматривает запланированные задачи и выбирает из бэклога только самые важные, которые напрямую влияют на развитие бизнеса. На то, что не важно, ресурс бизнеса не тратится.

Без канбана есть риск, что руководство будет ставить задачи без учета ресурса команды, это будет тормозить производительность.

Помогает равномерно распределить нагрузку между сотрудниками. Визуализация позволяет легко понять, где в процессе узкое место: в какой колонке скапливается больше всего карточек, там и следует искать проблему.

Компания самостоятельно ведет свои соцсети, этим занимаются копирайтер и дизайнер. У копирайтера в работе в текущий момент семь карточек-постов, а у дизайнера всего одна. Канбан подсвечивает проблему, и руководитель видит, что копирайтер тратит на один пост больше времени, чем дизайнер. Чтобы нагрузка была равномерной, рисовать должен один человек, а писать трое. Или дизайнеру можно дать дополнительные задачи кроме оформления постов.

Каждый сотрудник вовлечен в общий процесс. Участник команды видит на канбан-доске, как его работа связана с общим результатом компании. Он осознает не только свою зону ответственности, но и как его работа помогает другим сотрудникам делать свою часть работы.

Рассмотрим ситуации, когда метод канбан может не подойти бизнесу.

Задачи в компании не однотипные. Канбан работает по принципу конвейера: сотрудники привыкают к определенному алгоритму, за счет этого процесс идет быстрее. Если для каждой задачи нужно придумывать свой алгоритм решения и свою схему взаимодействия — канбан не подойдет, он окажется просто ненужным.

Если по системе канбан работает целая команда, лучше, чтобы доска с задачами всегда была у каждого сотрудника под рукой. Для этого ее можно вести в облачном сервисе.

Сервисов для ведения электронной канбан-доски довольно много, но некоторые руководители все равно в дополнение заводят в офисе пробковую доску с прикрепленными карточками. Такой формат удобен для социального взаимодействия команды: на встречах люди могут общаться друг с другом, видя перед глазами доску с этапами работы.

1. Канбан — это метод визуализации бизнес-процессов. На канбан-доске есть колонки — этапы бизнес-процесса — и карточки с описанием задач. Карточки двигаются по колонками от «Запланировано» к «Готово».
2. Чтобы система работала хорошо, нужно ввести несколько обязательных элементов: бэклог, лимитированное количество задач в работе, критерии окончания каждого этапа и всей работы, регулярные встречи с командой.
3. Достоинства канбана: простота внедрения, экономия времени руководителя на операционку, вовлечение сотрудника в общий процесс, равномерное распределение нагрузки между отделами.
4. Канбан лучше заменить другими системами управления, если задачи в компании не однотипные, если руководитель — приверженец жесткой системы управления или если нужно четко соблюдать дедлайны.
5. Канбан-доску лучше сделать электронной, с совместным доступом каждого сотрудника. Это можно реализовать в специальных сервисах, например Kaiten, WEEEK, ПланФикс.