Как руководителю провести первую онлайн-планерку?

Читатель Антон спрашивает: «В компании все работают на удаленке, многие сотрудники даже не знакомы друг с другом. Хочу проводить регулярные созвоны с коллективом, чтобы обсуждать рабочие вопросы. Как правильно организовать такие планерки?»

• включать камеры;
• проявлять пунктуальность;
• проводить интерактивы.

Включать камеры. Руководитель должен просить включать камеры на планерке всех сотрудников, а не по желанию. Начать нужно с себя: показать, что видеозвонки — это не страшно. Так сотрудники будут регулярно видеть друг друга, что поможет в работе над общими задачами.

Менеджер Маша никогда не видела и не слышала коллегу Катю: по рабочим задачам они общались в мессенджере. Маше кажется, что Катя к ней плохо относится: коллега пишет лаконично и только по делу, никогда не ставит смайлики, зато в конце предложений всегда ставит точки. В итоге Маше некомфортно работать с Катей, что сказывается на результатах.

На первой планерке с включенными камерами Маша увидела Катю. Оказалось, она вежливая, милая и улыбчивая девушка. Теперь Маше проще обсуждать с Катей работу в чатах: она больше не видит в ее сообщениях негатива.

Важно оставить возможность не включать камеру в какой-то день, например если сотрудник себя неважно чувствует.

Скорее всего, технических проблем с этим заданием не будет: на всех современных ноутбуках есть камеры. Если ее нет или она плохо передает картинку, сотрудники могут подключаться к планерке со смартфона.

Проявлять пунктуальность. Стоит заранее обозначить временные рамки созвона, чтобы сотрудники могли спланировать рабочий день, например с 11:00 до 12:00.

Договоритесь, что нельзя опаздывать на планерки или уходить с середины. Если на время встречи у человека накладывается другой созвон или личные дела, нужно предупреждать руководителя. Такие правила создают атмосферу взаимоуважения в коллективе.

Проводить интерактивы. Планерка не должна превращаться в часовой монолог руководителя. Вот как ее разнообразить:

• просите руководителей отделов рассказывать про свои направления. Например, про результаты за квартал или планы на следующий месяц;
• задавайте вопросы команде по ходу планерки. Например, кто с какими трудностями сталкивался на последней неделе. Хорошо, если получится подключить к обсуждению большинство сотрудников.

Диалоги и смена спикера помогают избежать «убаюкивания» одним голосом. К тому же когда каждый сотрудник может свободно высказывать свое мнение, он чувствует себя ценным для команды.

Важные моменты, на которые нужно обратить внимание руководителю при подготовке к планерке:

• проверить оборудование;
• напоминать о планерке;
• назначить модератора мероприятия;
• сделать визуальные материалы;
• фиксировать главные мысли и выводы планерки.

Проверить оборудования. Обычно руководитель дольше всего находится в центре внимания на онлайн-планерках. Если по видео не видно лицо и мимику спикера, а звук режет уши, у сотрудников будет одно желание — побыстрее уйти с созвона. Чтобы такого не было, стоит проверить, что:

• интернет работает без перебоев;
• камера четко передает изображение;
• микрофон хорошо передает звук.

Если в соседнем помещении ремонт или вы находитесь в шумном кафе, постарайтесь найти более тихое место для проведения презентации.

Напоминать о планерке. Пока онлайн-созвон не вошел в привычку, регулярно напоминайте о нем сотрудникам. Так они не забудут про встречу или не назначат на это время другие важные дела. Напомнить можно в рабочем чате, на рабочей доске или в другом месте, где сотрудники точно увидят сообщение.

Люди могут работать из разных городов, поэтому уточните, по какому времени пройдет встреча. Например, с 13:00 до 14:30 по мск.

Выбрать модератора встречи. Модератор, или ведущий планерки, — это человек, у которого есть план мероприятия, имена всех спикеров, порядок выступающих и тезисы. Его задача — следить, чтобы планерка пошла по плану. Например, модератор может заранее рассылать сотрудникам вопросы или план, чтобы они подготовились. А во время самой планерки — представлять участников, заполнять паузы и передавать виртуальный микрофон.

Модератором может быть любой сотрудник или сам руководитель.

На небольшой планерке до пяти человек можно обойтись без модератора. А вот если в ней участвуют больше 15 человек, лучше назначить ведущего.

Подготовить визуальные материалы. Внимательно слушать спикеров около часа сложно. Скорее всего, через полчаса люди начнут отвлекаться, а после планерки — забудут большую часть сказанного. Чтобы сотрудники не заскучали на планерке и усвоили ключевые моменты, подготовьте презентацию.

1. Используйте меньше текста в слайдах, а больше схем, графиков и ключевых цифр.
2. Не делайте визуальные материалы слишком мелкими и детализированными, так как с планшетов, небольших ноутбуков и телефонов их будет сложно рассмотреть.
3. Придерживайтесь принципа: один слайд — одна тема. Если попытаться на одном слайде уместить много мыслей, читатель запутается и не поймет, куда смотреть.

Во время выступления соблюдайте баланс между визуализацией и общением. Не нужно всю планерку только показывать слайды или, наоборот, целый час смотреть друг на друга.

После планерки презентацию нужно прислать сотрудникам, чтобы они смогли возвращаться к важным моментам.

Главные мысли и выводы. Чтобы через время можно было вспомнить, о чем говорили на совещании и какие решения приняли, фиксируйте по ходу выступлений спикеров тезисы и выводы. Руководитель может делать это сам, попросить модератора или назначить секретаря. Документ с итогами планерки нужно выложить в общий доступ и поделиться ссылкой с сотрудниками.