Пять ошибок при открытии кофейни

Оглядываясь назад, и понимаю, если бы не наш голый энтузиазм ничего бы не вышло. Казалось бы, маленькая кофейня, что тут сложного… но как бы не так! Хоть это и небольшая кофейня по типу «to go», а проблем, как с полноценным общепитом.

Я Андрей Илющенко создатель кофейни Lime House coffee, расскажу, как мы создавали бизнес.

На самом деле нет ничего страшного в том, что вы иногда совершаете ошибки. Это нормально… Особенно если вы занимаетесь чем-то в первые.

Но, конечно, если знать о подводных камнях заранее, то на этапе открытия своего дела, можно сохранить нервы, время и деньги. Поэтому сегодня я на примере своей кофейни расскажу о некоторых, порой даже банальных, ошибках, которые можно совершить при открытии и ведении бизнеса.

Допустим, вы нашли деньги на запуск своего небольшого общепита и вам нужно закупиться первостепенной продукцией: расходники — стаканчики, крышечки, салфетки и тому подобное, ингредиенты — молоко, сливки и кофе. Но как рассчитать сколько именно товара приобрести? Как понять, что это не пролежит на складе и не истечет сроком давности или и того хуже вовсе не понадобится?

60 000 ₽ на полгода. Не зная абсолютно ничего о закупе продукции, мы просто послушали менеджера, который нас курировал. Когда пришло время закупаться стаканчиками и крышечками, мы обратились в одну из компаний по производству одноразовой продукции. Нас убедили купить определенное количество товара, которое в конечном итоге стоило 60 000 ₽. Не просчитав экономику и не составив финансовую модель, мы согласились на данную сумму. Как вы уже могли догадаться, вся купленная продукция хранилась на складе полгода, прежде чем вся поочередно была использована по назначению.

Ваши деньги не должны быть замороженными и лежать на складе, деньги должны работать. На примере нас, мы могли закупиться стаканчиками и крышечками на 30000 рублей, что равняется примерно трём месяцам работы, а остальные 30000 рублей потратить, например на маркетинг или отложить на непредвиденный случай — не важно! В итоге, вместо этого мы нагрузили наш и без того ограниченный бюджет, да ещё и очень долго расходовали продукцию.

А сколько тогда нужно потратить денег на закуп расходников. Здесь вам поможет вышеупомянутая финансовая модель. Из личного опыта работы скажу, что для начала нормальным вариантом будет заложить 1-3 месяца работы, ведь кто его знает, может через три месяца вы уже закроетесь…

Срочные не от слова «быстрые», а от слова «срок». Вроде бы банальность, а сколько предпринимателей погорело на том, что не заключили срочные договоры, а просто доверились на слово партнерам, контрагентам, производителям.

Вот и мы не стали исключением. Когда пришло время закупаться мебелью в нашу кофейню, выбор пал на барные стулья у одного местного предпринимателя. Это было время ковида, а на носу уже был Новый Год. В итоге, внеся предоплату 5000 ₽ и получив на руки чек, мы договорились, что в течение пары недель стулья будут у нас. Да, были выставочные варианты, но мы выбрали вариант со стульями под заказ…

Угадайте через какое время мне удалось забрать свою предоплату и отказаться от заказа? Через два месяца, Карл! И не то, чтобы я не ходил раз в две недели к этому «предпринимателю» в офис и не «набрякивал» по телефону раз в неделю. Просто каждый раз у него была новая отмазка:

• «На производстве сейчас новогодние каникулы»;
• « Да, там сейчас вообще некому работать, ковид же»;
• «Вот-вот скоро уже ваши стулья привезут».

Срочный договор поставки как минимум дисциплинирует, ну или в конечном итоге можно было бы взыскать неустойку. Вывод всегда заключайте срочные договоры. Это сэкономит ваши нервы, деньги и время. А иногда и компенсирует расходы, но об этом как-нибудь в другой раз.

Кстати, тот предприниматель, создатель стульев, в итоге закрыл свою деятельность.

УСН, ОСНО, АУСН, ЕСХН, ПСН, НПД… Нет, это не скороговорка, это режимы налогообложения. О том, какой режим выбрать для вашего бизнеса, нужно позаботиться заранее, желательно ещё до регистрации ИП.

ОКВЭД. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности. Исходя из вида вашего бизнеса, нужно выбирать соответствующий ОКВЭД, то есть тот, чем по факту вы и будете заниматься. И вот уже исходя из вашего ОКВЭДа, далее определить экономически целесообразный режим налогообложения. Сложно? На самом деле нет. Сейчас многие банки, на этапе регистрации, предлагают свои услуги по подбору правильных ОКВЭД и режимов налогообложения. То есть вам не придётся часами штудировать сайт налоговой, а квалифицированный специалист ёмко расскажет о преимуществах каждого режима. Это я ещё не рассказал вам про такую чудесную вещь, как онлайн-бухгалтерия…

Тема режимов налогообложения — многогранная. Законы постоянно меняются, добавляются новые ОКВЭДы и видоизменяются сами режимы налогообложения. И чтобы не промахнуться и не выбрать экономически невыгодный режим, вследствие чего переплатить, иногда полезно почитать сайт налоговой или тематические справочные материалы. Наконец нанять грамотного бухгалтера или обзавестись онлайн-бухгалтерией с онлайн чатом.

Тему налогообложения я затрагивал в своём телеграм-канале «Предпринимальный Индивидуатель», там же я разглагольствую на тему бизнеса, экономики, финансов и инвестиций.

А такой термин вам знаком? Вот и нам он не был знаком, пока мы не нарвались на потребительских террористов. Точнее на одного конкретного человека, который использовал нас в своих корыстных целях.

Что такое потребительский терроризм? Постараюсь объяснить на примере: представьте, что к вам в заведение ходит человек или группа лиц, которые довольно-таки часто пытаются с вас что-то поиметь.

• выбить скидку;
• получить продукт бесплатно;
• просят приготовить заново, якобы с продуктом что-то не так.

Действительно, бывает, что бариста ошибся и не соблюдал необходимые условия в приготовлении напитка. Но это бывает крайне редко, если вы его должным образом обучили и сам по себе человек адекватный. В нашем же случае посетитель довольно часто жаловался на конечный продукт и просил его переделать или забрать бесплатно. Спрашивается: зачем ты его тогда берёшь с собой, если тебе что-то не нравится?

一 Видите, тут пенка отслаивается от молока?

一 Алло! Вы владелец? Ваш сотрудник недопенил мне латте, могу я за него не платить?

一 Вы что готовите на этом молоке?!

Как вы понимаете, причина могла быть любая и высосанная из пальца. Но не стоит путать такого человека с теми, кто действительно разбирается в продукте и заметил проблему. Разница здесь в регулярности.Тот, который постоянно пьет у вас кофе или обедает и вдруг заметил какой-то недочет, деликатно скажет вам об этом. А потребительский террорист будет с определенной частотностью конфликтовать с вами в угоду себе любимому.

Если начать постоянно потакать потребительским террористам, то получишь репутационные и финансовые издержки в своём бизнесе.

У нас не сразу получилось вычислить этого псевдоэксперта, но со временем мы перестали ему потакать и уже играли на наших условиях. Такие люди могут где-то прочитать, услышать, посмотреть немного информации о вашем продукте, затем прийти к вам в заведение и начать качать права, якобы вы не так всё делаете.

Ему всё равно, что вы обучались на платных курсах, днями и ночами работали на благо своего дела и улучшали свои навыки обслуживания. В любом случае, как только вы вычислите, кто перед вами, попытайтесь всеми силами выстроить границы с этим человеком. Каждый раз позволять ему манипулировать вами и плясать под его дудку, но при этом пытаться выстраивать с ним долгосрочные отношения 一 поверьте мне, так вы обрекаете себя на вечные страдания.

Речь пойдет о всевозможных учреждениях, которые могут обременить вас штрафами.

Когда мы открывались, я знал, что нужно заранее уведомить Роспотребнадзор о начале своей деятельности, это касается всех общепитов. Так я и сделал, пришёл к ним и уведомил. Но оказывается есть ещё куча других инстанций, желающих выписать вам штраф. Я писал выше, что открытие нашей кофейни выпало на период эпидемии. Про ковид ещё кто-нибудь помнит? Так вот однажды, когда я еще самостоятельно работал за баром, ко мне на смену пришли две женщины. Когда одна из них сказала, что они из администрации, у меня аж в ушах всё зашумело. Не знаю почему я так испугался тогда. Это был обычный визит, видимо, связанный с открытием нового заведения. После всех документов, что меня попросили предоставить, они рекомендовали исправить некоторые моменты, касательно уголка потребителя и, кажется, меню. А когда уже уходили, одна из них сказала:

一 Вообще-то вы должны работать в маске!

一 А как я вам тогда улыбаться буду?

Так ответил я. В общем и целом, их визит носил рекомендательный характер, но после этого я задумался, а всё ли вообще у меня здесь оформлено по закону?

Роспотребнадзора недостаточно. Конкретно для кофейни ещё пришлось:

1. Провести специальную оценку условий труда. Это делают коммерческие организации, чтобы оценить в каких условиях работают ваши сотрудники.
2. Пройти обучение по охране труда и технике пожарной безопасности. Это я сделал бесплатно в Фонде поддержки предпринимательства в своём городе. Теперь у меня есть две красные «корочки».
3. Пройти обследования и получить медицинские книжки, мы это сделали всем нашим коллективом.
4. Обновить уголок потребителя и видоизменить меню.

Когда я как раз-таки проходил обучение по технике пожарной безопасности и охране труда, лектор показал таблицу, в которой были собраны все документальные требования, касательные различных видов бизнеса. Скажу честно, это была очень большая таблица и где он её взял 一 я не знаю. Одно скажу точно: перед открытием своего дела, лучше заранее изучить всю необходимую документацию и обзавестись таковой, чтобы не нарваться на огромные штрафы.

Как я и говорил вначале статьи, ошибки — это нормально. Но нормально, когда они не приводят к катастрофическим последствиям и вы можете исправить их и сделать соответствующие выводы. В любом случае, если есть возможность предотвратить ошибки заранее, глядя на чужой опыт, лучше попытаться это сделать.