Как нанять сотрудника в Европе в 2024 году

Сегодня удаленная команда — вполне обычное устройство для стартапов и молодых компаний. После пандемии и в связи с кризисом многие топовые специалисты уехали из страны. При этом переехали не только наемные сотрудники, которые в свое время работали в офисах, но и основатели компаний. И для них остро стоит вопрос, как перевести деньги сотрудникам, оставшимся дома.

В этой статье команда EasyStaff объясняет, как можно продолжать работать с релоцировавшимися в Европу сотрудниками. Для этого рассмотрим три ситуации.

Однако в такой ситуации нельзя заменять трудовой договор договором гражданско-правового характера (ГПХ). Последний может быть переквалифицирован в трудовой налоговой службой, что приведет к необходимости выплачивать штраф.

Получается, что с точки зрения документов и договоров процесс не очень сложный. Что же касается выплаты зарплаты сотруднику, находящемуся за рубежом, то следует учитывать ограничения, связанные с санкциями. Наиболее удобные способы перевода денег сегодня перечислим ниже.

Перевод валюты на счет в зарубежном банке. В этом случае условия трудового договора должны предусматривать возможность работать из-за рубежа. Вообще, валютные операции запрещены между резидентами РФ, но есть исключения: например, восполнение расходов физлица во время командировки за рубежом.

Перевод валюты с российского счета на иностранный. Тогда зарплата по-прежнему переводится на российский счет, а дальше сотрудник сам отправляет деньги на свой зарубежный счет, учитывая лимиты ЦБ РФ — до 10 000 $ в месяц или эквивалент в любой валюте.

Если российская компания нанимает иностранца, то следует быть готовым к особенному вниманию со стороны ФМС.

С иностранцем можно заключить трудовой договор и договор ГПХ. Хотя трудовой договор прямо не запрещен законом, специалисты рекомендуют оформлять отношения именно через договор ГПХ. Тогда документооборот существенно упрощается, а ограничения по ТК РФ не применимы.

Если европейский гражданин взаимодействует с российской компанией не на территории РФ, то МВД уведомлять не надо. Но если работа производится на территории России, то уведомить МВД требуется в течение трех дней после начала сотрудничества.

Что касается договора ГПХ, то следует особенно внимательно отнестись к следующим моментам:

1. Указать, как проходит взаимодействие с иностранцем: по видеосвязи, по телефону и почте.
2. Следует указать, что исполнитель — нерезидент России, пребывает вне ее пределов, откуда выполняет задания. Тогда компания избегает статуса налогового агента по НДФЛ и не платит страховых взносов. Потому что в договор ГПХ вступают две независимые стороны: заказчик и исполнитель.
3. Следует четко прописать, что характер отношений — не трудовой. Нельзя описывать расписание или график работы. С другой стороны, надо подробно прописывать результат работы, срок действия договора и оплату проекта.
4. Поскольку за перевод в рублях банки взимает комиссию ниже, чем за перевод в валюте, следует указать сумму вознаграждения в рублях.
5. Следует пояснить порядок документооборота.

Подписать документы вручную обеим сторонам и переслать оригиналы. Кажется, что такой вариант самый простой: что может быть проще обычной подписи. Но по сути, он и самый сложный. Отправлять документы по почте — долго, а курьерской службой — дорого. Приезжать в Россию иногда и подписывать все документы сразу для иностранца тоже непросто.

Подписать документы обеим сторонам с помощью квалифицированной электронной подписи. Нерезидент России не может получить электронную подпись в стране, а вот заказчик может получить ее в стране исполнителя при условии, что ЭЦП соответствует и российским, и международным стандартам.

Подписать документы с помощью неквалифицированной подписи. Это можно сделать с помощью сервисов DocuSign или Legium. Обеим сторонам следует зарегистрироваться в сервисе, после чего происходит подпись с помощью sms-кодов. Создать и направить документ может любая из сторон. Чтобы налоговая приняла подписанные таким образом документы, в договоре с исполнителем следует указать, что НЭП приравнивается к КЭЦП. Однако с помощью сервиса не получится подписать счет-фактуру.

Что касается оплаты. Подойдут и рублевый, и валютный счет — тут все зависит от того, как договориться с европейским работником.

Если денежный перевод составляет не более 200 000 ₽, то достаточно платежного поручения и кода валютной операции. Банк также может запросить подтверждающие документы: акт, счет и договор.

Если сумма перевода больше 200 000 ₽, но меньше 3 000 000 ₽, потребуется:

• платежное поручение;
• код валютной операции;
• карточка договора;
• документы, относящиеся к сделке.

Такой перевод проверяет валютный контроль, так как он направлен нерезиденту страны. Банк же обращает особенно пристальное внимание на реквизиты обеих сторон, сроки оплаты и оказания услуг и дату договора. Также важны валюта и сумма договора: помните, что банки имеют ограничения на суммы переводов. Наконец, должно быть указано точное описание услуги, чтобы банк понимал, за что и кому переводятся деньги. Если банк не поймет что-то или найдет ошибки, то операция будет отклонена.

Такой перевод не облагается налогами.

1. У компании нет необходимости платить НДФЛ или дополнительные взносы, если российская компания работает с иностранцем удаленно и последний не находится не в России.
2. Компания не платит НДС. Налогоплательщиком НДС будет ИП или юридическое лицо, а так как компания приобретает услуги у физлица, то НДС не возникает.

Что касается НДФЛ, то его заплатит именно иностранный специалист. Поскольку это он получает доход на свой расчетный счет, то он будет отчитываться за него самостоятельно в налоговых органах своей страны.

Еще одна важная статья расходов, связанная с переводом за рубеж, — банковская комиссия. Как правило, она рассчитывается как процентная зависимость от суммы платежа: чем выше сумма, тем выше комиссия. Однако сумма не безгранична: есть минимальное и максимальное значения. Поскольку комиссии отличаются по банкам, можно выделить базовую сумму, которую следует заложить в расходы: 2% от суммы платежа.

Чтобы работать с россиянами вне пределов России, нужно ответить на три вопроса:

1. Этот человек — гражданин другого государства или имеет легальную возможность пребывания там?
2. Этот человек пользуется картой местного банка или по-прежнему использует российскую карту?
3. Кто является налоговым агентом в трудовых отношениях: работодатель платит налоги за сотрудника или сотрудник платит налоги сам за себя?

Если вы находитесь в такой стране, где налоги платит сам сотрудник. К примеру, в США. Тогда взаимодействовать с удаленным исполнителем значительно проще. Если же вы находитесь в стране, где работодатель уплачивает налоги за сотрудника, то вам следует оформить ваши отношения как договор ГПХ, насколько это возможно в рамках локального законодательства. Договор ГПХ или его аналог позволяют оформить отношения, но избежать НДФЛ и других расходов, которые работодатель несет сам за сотрудника.

Если ваш исполнитель — гражданин другого государства. Тогда трудовой договор заключать не рекомендуется. По этому вопросу ответ не всегда оставался одинаковым. Как и было указано выше, прямого запрета на заключение трудового договора с иностранцем, который работает удаленно из-за границы, нет.

Однако как только выросло количество договоров с находящимися за рубежом гражданами России или имеющими второе гражданство гражданами России, то на это отреагировали в Минтруда. В министерстве заявили, что трудовые отношения с лицами, находящимися за рубежом, противоречат закону РФ и влекут риски для отечественного рынка труда. Как следствие, трудовой договор с удаленным сотрудником за рубежом не допускается. Однако есть исключение: для граждан Беларуси предусмотрена возможность трудового договора, несмотря на их удаленность.

Если ваш исполнитель находится по визе в другой стране. Например, он регулярно делает визаран в Сербии, находится там по визе предпринимателя или учится в Европе, то есть пребывает там по студенческой визе. Тогда шансы, что он использует российскую карту или карту местного банка, примерно равны.

Если же заказчик находится в стране, где НДФЛ платит сам работник. Тогда можно заключить контракт, где будет указано, что сотрудник сам обязуется платить налоги на свой доход.

Для начала поймем разницу между этими терминами.

Готова ли ваша компания открывать представительство или филиал в другой стране ради одного или даже нескольких исполнителей? Вероятно, нет, учитывая, какие сегодня есть сервисы для облегчения работы с иностранными работниками и фрилансерами.

Хотя открытие филиала позволяет облегчить работу с иностранными работниками. Например, вы можете полноценно нанять сотрудника на земле, обеспечивать страховые и прочие выплаты. Открытие филиала ради найма может не приносить дохода вовсе. Чтобы полноценный наем сотрудников за рубежом окупился, следует вести экономическую деятельность в той стране тоже.

Сегодня на рынке есть такие сервисы-посредники, которые позволяют взаимодействовать с зарубежными работниками и фрилансерами, несмотря на санкции и сложности с переводом валюты из России за рубеж.

Рассмотрим работу таких платформ на примере EasyStaff. Этот сервис выступает посредником между компанией-заказчиком и физлицом-исполнителем. EasyStaff находится в Литве и для компании по документам является B2B-партнером. Именно этому партнеру компания платит деньги и от него получает платежки, то есть от юрлица, а не от физлица-исполнителя. После оплаты автоматически формируются закрывающие документы, так что компания получает все бумаги для подтверждения расходов в налоговой. Благодаря такому взаимодействию у компании не возникает необходимости платить НДФЛ и делать прочие социальные и страховые выплаты. Налоговую базу при этом реально сократить.

Что касается исполнителя, то он получает деньги на свой аккаунт, откуда потом может вывести их на карту, счет или криптокошелек. Для него наш сервис — это заказчик услуг, который выплачивает ему вознаграждение. Закрывающие документы также доступны исполнителю после сделки.

Платформы, как правило, берут комиссию в зависимости от суммы сделки. У EasyStaff минимальная комиссия: от 4% за выплату или 39 евро за выплату, в зависимости от выбора пользователя.