Дебиторская задолженность: как управлять бизнесом, чтобы не попадать в кассовый разрыв

Как работать с дебиторской задолженностью, рассказывает Ирина Екимовских — автор книги «Считай и богатей. Финансовые аксиомы предпринимателя», финансовый эксперт, директор аудиторской консалтинговой группы «Капитал», которая 20 лет действует на рынке и входит в топ-20 России по рейтингу RAEX.

У каждой компании в ходе хозяйственной деятельности может возникать дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская задолженность — это сумма долгов перед компанией. Вы можете встретить обозначения: дебиторка, ДЗ.

Если нам должны — это дебиторка. Мы должны — это кредиторка. Тот, кто должен — дебитор. Тот, кто ждет возвращения долга — кредитор.

Дебиторка может быть пяти видов.

Дебиторами компании могут быть покупатели. Если вы продаете товар или оказываете услуги с отсрочкой платежа, вы становитесь кредитором для ваших клиентов и у вас возникает дебиторская задолженность. Допустим, отгрузили сегодня, а оплата будет через 30 дней.

Если вы закупились у поставщика по предоплате. Тогда вам должны поставить товары/материалы, оказать услуги на сумму вашего аванса. Это тоже ваша дебиторка.

Если вы выдали другой организации заем. Сумма этого займа — это ваша дебиторская задолженность, которую заемщик будет постепенно или единовременно погашать по истечении срока займа.

Сотруднику ошибочно переведена большая сумма — такие ситуации бывают. Эта переплата также будет дебиторкой, пока сотрудник не вернет средства или в следующем месяце бухгалтерия не пересчитает выплаты с учетом задолженности.

Переплата может возникнуть и в пользу госорганов. Например, по налогам и сборам. Такую переплату можно вернуть или зачесть в счет уплаты других налогов.

Все, чем вы не управляете, имеет тенденцию расти: лишний вес, затраты, остатки на складах и, конечно, дебиторская задолженность. Почему это плохо?

Риск прямых убытков. Рост дебиторской задолженности автоматически означает и рост доли просроченной дебиторки. А любая просроченная дебиторка — риск того, что вам в итоге так и не заплатят.

Он требует привлечения дополнительных средств в бизнес. Это либо внешние заемные деньги, например банковский кредит, либо личные средства собственника.

Постоянный поиск кредитов, чтобы заткнуть дыры, не просто изматывает предпринимателя, но и грозит банкротством, если в один прекрасный день кредит вам уже никто не даст.

И даже если в какой-то гипотетической ситуации вы готовы бесконечно вливать собственные средства в бизнес, а не искать заемные, то такое положение дел все равно говорит о том, что бизнес работает плохо, его финансовая модель неэффективна и деньги он только поглощает, а не приносит.

Управление задолженностью — это слаженные действия финансистов, отдела продаж и юристов. Начинать управлять дебиторкой нужно до ее возникновения.

Прописать политику кредитования покупателей. То есть закрепить в документе: на какие суммы, на какой срок и кому вы готовы продавать с отсрочкой платежа.

Чтобы посчитать, сколько дебиторской задолженности ваша компания может себе в принципе позволить, не попадая в кассовый разрыв и не требуя привлечения новых средств, нужно понять, сколько капитала у вас в целом есть.

Можно рассчитать по следующей формуле:

Текущий капитал + плановая прибыль − планируемые дивиденды + увеличение заемного капитала = сумма капитала на планируемый год

Только не забывайте, что в структуре активов кроме дебиторки есть материалы, готовая продукция, незавершенное производство, строительство — они тоже должны быть обеспечены капиталом (пассивом, или источником средств).

Средний срок отсрочки вычисляется через коэффициент оборачиваемости следующим образом:

Коэффициент оборачиваемости = плановая выручка / плановая дебиторская задолженность

Количество дней отсрочки = 365 дней / коэффициент оборачиваемости

Понять, кому можно давать отсрочку. Определить это можно, проанализировав покупателей по нескольким критериям:

• объем и частота заказов;
• история взаимоотношений — длительность сотрудничества, платежная дисциплина в прошлом;
• благонадежность и финансовое положение покупателя.

Финансы можно оценить, запросив у контрагента бухгалтерский баланс. В нем проверить:

• устойчивость — долю заемных средств в бизнесе;
• кредитную нагрузку — отношение выручки к остатку задолженности по кредитам;
• наличие основных средств — есть ли у покупателя какое-то имущество, на которое можно наложить взыскание.

Проверить общую благонадежность можно в открытых источниках. Например, воспользоваться сервисом «Прозрачный бизнес» от ФНС, проверить количество и динамику судебных споров контрагента, заказать справку в НБКИ. Либо с помощью платных сервисов, таких как Контур.Фокус, СПАРК-Интерфакс.

Определить политику кредитования. Она может быть консервативной, агрессивной и умеренной.

Консервативная. Все формализовано, прописаны регламенты, внедрена рейтинговая система оценки покупателей, компания предпочитает работать по предоплате либо давать небольшие отсрочки, применяются строгие процедуры инкассации.

Агрессивная. В отношении захвата рынка и одновременно дружелюбная к покупателю. При этом рост продаж происходит за счет легкого предоставления отсрочек (часто на усмотрение менеджера без каких-либо расчетов), оформленных регламентов по работе с задолженностью нет, просроченную дебиторку активно не истребуют.

Использовать оперативную отчетность. Это необходимо, чтобы контролировать дебиторскую задолженность и видеть динамику.

По сути, это реестр старения задолженности, в котором дебиторка разбита на группы:

• текущая задолженность — долги в рамках договорных условий;
• просроченная задолженность — долги, по которым нарушены условия оплаты, пошла просрочка;
• судебная задолженность — долги, которые вы взыскиваете через суд;
• сомнительная задолженность — долги, по которым вы сомневаетесь в получении средств, она вероятна к списанию.

Разработать и применять регламент по работе с дебиторской задолженностью. Регламент — это алгоритм для всех вовлеченных сотрудников. Он призван систематизировать действия, минимизировать человеческий фактор и предусмотреть разные ситуации без необходимости каждый раз изобретать велосипед. Например:

• по какой процедуре менеджеры отдела продаж подают заявку на отсрочку для клиента;
• как контролируют сроки наступления оплаты;
• если наступает просрочка, в течение какого срока подключают руководителя или юриста.

Регламент в том числе должен предусматривать, казалось бы, мелочи, но они влияют на своевременность и быстроту оплаты:

• выяснить процедуру оплаты у клиента — если там есть один платежный день в течение недели, надо выставить счет к нему;
• короткий срок выставления счета;
• указание на счете и в сопроводительном письме даты оплаты;
• цепочку напоминаний контактному лицу об оплате и так далее.

Включить показатели по дебиторской задолженности в систему мотивации сотрудников. Если не наказывать за несвоевременное и не поощрять за своевременное получение оплаты от покупателей, система работы с дебиторкой не взлетит.

Считая, что лучше вкладывать всю прибыль в виде дивидендов в развитие, собственник не забирал деньги из бизнеса.

Специалисты АКГ «Капитал» собрали управленческую отчётность компании за три года и увидели, что невыведенная прибыль осела в оборотных активах — в дебиторской задолженности.

«Деньги в бизнесе», семинар Ирины Екимовских, показал владельцу компании, что его бизнес работает в полную силу, но при этом и долги растут соответственно объемам.

Шаги к решению вопроса:

1. Составить финансовый план с суммой дебиторской задолженности.
2. Собственник должен забирать прибыль, контролировать оборотный капитал и дебиторскую задолженность.
3. Ввести систему резервов.
4. Контролировать исполнения финансового плана, вести учет управленческой отчетности каждый месяц.
5. Ввести систему мотивации для сотрудников отдела продаж для сокращения дебиторки.

Введение нормативов, баланс оборотного капитала, понятная структура дебиторской и кредиторской задолженности — эти нововведения увеличили эффективность бизнеса.

Дебиторская задолженность — это когда нам должны: покупатели, поставщики и другие контрагенты.

Большая дебиторка — самая частая причина кассовых разрывов и нехватки средств. Размер дебиторской задолженности влияет на показатели финансовой эффективности бизнеса.

Управление дебиторской задолженностью начинается до ее возникновения и подразумевает два блока: управление будущей и текущей задолженностью.

Чтобы дебиторка не приносила проблем, важно просчитать ее возможный размер и определить для себя, как вы будете с ней работать. Если у вас нет формализованных бизнес-процессов по работе с задолженностью — значит, такова ваша политика кредитования покупателей.

Для системной работы с дебиторкой нужны правила и регламенты.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!