Проверка трудовой инспекции: что это и как проходит

2 апреля 2024

67.2K

Редактор: Мария Попова

Как бизнесу подготовиться к проверке и избежать штрафов

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Как бизнесу подготовиться к проверке и избежать штрафов

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Трудовая инспекция может прийти к работодателю и проверить, как он соблюдает права работников и трудовое законодательство. Если при проверке найдут нарушения, работодателя могут оштрафовать на сумму до 200 000 ₽ или даже приостановить деятельность.

Рассказываем, что проверяет трудовая инспекция и как подготовиться к проверке, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.

Статья будет полезна ИП с сотрудниками, руководителям компаний и специалистам по персоналу.

Что проверяет трудовая инспекция

Государственная инспекция труда, сокращенно — ГИТ, проверяет, как работодатели соблюдают Трудовой кодекс и правила охраны труда: верно ли оформляют документы, есть ли задержки в выплате зарплаты и в каких условиях трудятся работники.

Если инспекция найдет нарушения, то выпишет работодателю предписание, по которому он обязан будет их устранить. Если проигнорировать предписание, инспекторы придут снова и накажут строже.

Проверить работодателя могут с помощью различных надзорных мероприятий: от контрольной закупки до рейдового осмотра. Рассмотрим два основных способа проверки: запрос документов или приезд в офис либо на производство. В первом случае это называют документарной проверкой, во втором — выездной.

Документарная проверка. В этом случае трудовой инспектор не приезжает в компанию или к ИП, а запрашивает документы удаленно. Работодатель должен прислать нужные документы по e-mail, обычной почтой, курьером или привезти в трудовую инспекцию.

Документы нужно отправить в течение 10 рабочих дней. Оригиналы отправлять не обязательно, достаточно заверенных копий с подписью ИП, руководителя компании или доверенного лица.

Если полученной информации недостаточно, трудовая пришлет запрос на предоставление дополнительных сведений. Эти документы нужно также отправить за 10 рабочих дней. Если трудовую инспекцию не убедят документы, могут назначить выездную проверку.

Выездная проверка. При выездной проверке инспекторы приедут на место работы: в офис, больницу, школу или на завод.

Например, на работодателя поступила жалоба о том, что в компании по производству красок сотрудникам не выдают рабочую обувь. Проверяющие приедут на производство, посмотрят, в каких условиях работают сотрудники, и могут задать им уточняющие вопросы.

Обе проверки могут проходить как в плановом режиме, так и во внеплановом.

Плановая проверка. Ежегодно Роструд публикует план проверок, где указывает тех работодателей, к которым придут проверяющие. О такой проверке работодателям напоминают за три рабочих дня.

Плановые проверки проводят в зависимости от присвоенной работодателю категории риска.

Чем выше риск работодателя, тем чаще его проверяют:

высокий риск — раз в 2 года;
значительный риск — раз в 3 года;
средний риск — раз в 5 лет;
умеренный риск — раз в 6 лет;
низкий риск — проверки не проводятся.

До 2030 года планово будут проверять только работодателей, которые отнесены к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска. Если работодателя относят к категории низкого риска, то плановых проверок не проводят. К таким работодателям могут приехать только с внеплановой проверкой.

Внеплановая проверка. Причин для внеплановой проверки может быть две:

Жалоба сотрудника или группы сотрудников.
Истек срок предписания на устранение нарушений. Это значит, что трудовая инспекция ранее приходила с проверкой, выявила нарушения и потребовала их устранить в положенный срок, чего работодатель не сделал.

В этом случае работодателя должны уведомить минимум за сутки до начала проверки. Исключение — если жизни и здоровью сотрудников угрожает опасность.

В 2024 году внепланово могут проверить только при угрозе жизни и здоровью, а также при выявлении индикаторов риска.

Профилактический визит. Помимо контрольно-надзорных Роструд использует различные профилактические мероприятия. Самое распространенное — профилактический визит.

В ходе такого визита ГИТ не составляет протоколы об административных нарушениях. Работники инспекции нацелены выявить риски и сложности работодателя, а затем помочь их устранить и предотвратить нарушения в будущем.

Если у работодателя возникли вопросы по трудовому законодательству, он сам может инициировать профилактический визит. Для этого надо обратиться в инспекцию труда в своем регионе.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Продолжая, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями передачи информации

Какие жалобы рассматривает Роструд

За что сотрудники чаще всего жалуются на работодателя:

задерживает зарплату;
не оформляет трудовой договор;
оформляет работника не по Трудовому кодексу, например берет на полную занятость с 9 до 18, а оформляет по договору ГПХ;
устанавливает оклад меньше МРОТ по региону;
платит «в конверте» — то есть в трудовом договоре написана минимальная сумма, а по факту сотрудник получает больше. Работодатели так поступают, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Работники из-за таких махинаций получают меньше отпускных, больничных и других пособий, а в итоге еще и пенсию получают значительно меньше;
не оплачивает переработки;
предоставляет плохие условия труда, например в офисе холодно, долгое время нет воды или не предусмотрен туалет;
не соблюдает технику безопасности на производстве. Например, не выдает сотрудникам спецодежду и средства индивидуальной защиты;
не полностью рассчитывает при увольнении;
нарушает трудовые права беременных сотрудниц или других категорий защищенных работников;
не дает уйти в отпуск;
заставляет уволиться по собственному желанию против воли работника.

Другая популярная причина внеплановой проверки: работодателю уже выписали предписание, а он не устранил нарушения в срок. О том, что такое предписание и в какие сроки нужно устранять нарушения, расскажем дальше.

В отличие от плановых, внеплановых проверок может быть сколько угодно. Если на работодателя поступают жалобы, ГИТ приедет снова.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

В законе нет точного списка документов, которые требуют инспекторы при проверке. Это могут быть любые бумаги по кадрам и охране труда за любой период.

В приказе о проведении проверки указывают список документов, которые понадобятся. Их нужно привести в порядок и подготовить заранее.

Пример того, что может запросить ГИТ:

учредительные документы;
трудовые договоры с сотрудниками;
личные карточки при их наличии;
должностные инструкции;
штатное расписание;
приказы, например при приеме и увольнении;
трудовые книжки, если они есть;
документы об оплате труда, например положение об оплате труда;
график отпусков;
расчетные листки;
больничные листы;
положение о защите персональных данных;
табели учета рабочего времени.

Если тема проверки — требования по охране труда, инспекторы могут запросить, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте или протоколы проверки знаний требований охраны труда работников.

За что трудовая инспекция накажет работодателя

Расскажем о наиболее частых нарушениях, за которые может наказать трудовая инспекция.

Задержка зарплаты. По трудовому договору работодатели обязаны выплачивать зарплату минимум дважды в месяц и присылать расчетный листок.

Неполный пакет документов. Работодатели обязаны правильно оформлять документы на всех этапах отношений с сотрудниками. Если работодатель не заполнил хоть один из них — это нарушение. Например, если при переводе или увольнении сотрудника не оформили соответствующие приказы.

Неправильный вид трудового договора. Если неправильно закрепить рабочие отношения с сотрудником и он пожалуется — это повод для проверки. Например, компания оформила сотрудника по договору ГПХ, а по факту требует от него быть в офисе с 9 до 18, соблюдать дресс-код и рабочую дисциплину.

Зарплата не индексируется. По закону все работодатели должны индексировать зарплаты сотрудников, но как часто — на усмотрение работодателя, в соответствии с локальным нормативным актом.

Работодатель не индексировал зарплаты и проиграл суд

Инспекторы ГИТ пришли с проверкой к работодателю и выяснили, что он не индексирует зарплаты сотрудникам. За такое нарушение ему назначили предупреждение.

Директор компании не согласился и обратился в суд. По его словам, он применял альтернативный способ мотивации сотрудников: платил надбавку за сложность и напряженность.

Суд постановил, что индексация оклада должна быть обязательно, независимо от дополнительных выплат. Предупреждение ГИТ оставили в силе.

Дело № 12-2-66/2020

Нет графика отпусков. По закону каждый сотрудник должен ежегодно ходить в отпуск. Для этого минимум за две недели до начала года составляют график отпусков на него. Если графика нет, это нарушение.

Неполный расчет при увольнении. В последний день работы сотрудника работодатель обязан подготовить и выдать все документы при увольнении, а также полностью его рассчитать.

К выплатам при увольнении относятся:

зарплата за отработанные дни;
компенсация за неиспользованный отпуск;
выходное пособие, если сотрудника увольняют по сокращению или ликвидации организации.

Задерживать расчет нельзя. Если в последний день сотрудник не работал, например по болезни, выплатить деньги нужно не позднее следующего дня после того, как он прислал письменное требование о расчете.

Права работодателей при проверке

По закону работодатель имеет право:

присутствовать во время проверки;
давать устные и письменные объяснения;
получать информацию о цели проверки, основаниях, документах, которые будут проверять;
знакомиться с документами по проверке, например с приказом трудовой инспекции на ее проведение;
знакомиться с результатами проверки и, если нужно, указывать свое несогласие с ее результатами;
обжаловать результаты проверки.

Во время проверки не обязательно должен быть руководитель компании. Помимо него контролировать процесс проверки может сотрудник с доверенностью.

Другие статьи о том, как организовать работу сотрудников

Как проходит выездная проверка трудовой инспекции

Плановые и внеплановые выездные проверки проходят по одному сценарию, за исключением некоторых нюансов.

Расскажем об этом подробнее.

Проверка трудовой инспекции — Обычно проверка ГИТ состоит из четырех этапов

Работодателя уведомляют о проверке. Проверку проводят на основании распоряжения или приказа. Приказ издает руководитель инспекции или его заместитель. В приказе перечисляют конкретных сотрудников, которые будут проводить проверку. Другие люди в ней участвовать не могут.

Что должно быть в приказе:

наименование трудовой инспекции, от которой приедут проверяющие;
ФИО и должности инспекторов и приглашенных экспертов, если они будут;
цель проверки и срок ее проведения;
основания для проведения проверки;
список документов, которые должен представить работодатель;
дата начала и дата окончания проверки.

Уведомить работодателя могут по e-mail или заказным письмом по адресу из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Приказ о проверке компании — Настоящий приказ занимает 3—4 страницы. В этом примере мы собрали основные пункты из приказа, на которые нужно обратить внимание

Трудовые инспекторы приезжают и проводят проверку. Перед тем как допускать проверяющих, работодатель вправе убедиться, что пришли те люди, которые перечислены в приказе. Для этого инспекторы предъявляют удостоверения.

На общих основаниях срок проверки не может превышать 10 рабочих дней. Но есть исключения: для микропредприятий — от 15 до 40 часов, для малого бизнеса — до 50 часов.

У инспекторов есть ограничения, которых они должны придерживаться при проведении проверки.

Инспекторы не имеют права:

запрашивать документы, которые не относятся к проверке. Например, журнал регистрации несчастных случаев на производстве при проверке задержки зарплат;
начинать проверять без руководителя, заместителя или другого работника, у которого есть полномочия представлять интересы работодателя;
незаконно распространять информацию о проверке. Например, инспектор проверял крупную компанию и потом стал рассказывать размеры зарплат и другую информацию конкурентам этой компании;
превышать установленные сроки проверки;
требовать оплату с работодателя за проведение проверки.

Работодатель может пожаловаться на незаконные действия инспектора: написать письмо руководителю инспекции по труду или подать жалобу через интернет.

Например, можно оставить жалобу на сайте госуслуг.

Как проходит выездная проверка — Выберите «Не согласен с действиями должностного лица в рамках проверки» и заполните форму

Инспекторы оформляют результаты проверки. По окончанию проверки инспекторы должны составить акт с результатами в двух экземплярах.

Что указано в акте:

дата, время и место, где его составили;
наименование трудовой инспекции;
дата и номер приказа, которым назначили проверку;
ФИО и должности проверяющих, в том числе приглашенных экспертов;
ФИО ИП или название компании, а также ФИО сотрудника компании, который участвовал в проверке;
дата, время, место и продолжительность проверки;
результаты проверки: нарушения и информация о тех, кто совершил эти нарушения;
сведения о том, что работодатель ознакомлен с результатами проверки и согласен или не согласен с результатами;
подписи всех проверяющих инспекторов и приглашенных экспертов.

По желанию работодателя акт могут отправить в электронном виде с цифровой подписью трудовой инспекции.

Если работодатель отказывается принимать и подписывать свой экземпляр акта, ему отправляют его заказным письмом по адресу из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с уведомлением о вручении.

Работодателю выдают предписание. Предписание — это документ, где указывают нарушения, которые нашли у работодателя, и срок, в который их нужно устранить. Если компания или ИП не исправит нарушения в срок, инспекторы придут снова и смогут выписать штраф и даже приостановить деятельность по суду.

Если работодатель согласен с нарушениями, но считает, что в указанный срок не получится их исправить, можно продлить срок предписания.

Как продлить срок предписания

Закон позволяет работодателю увеличить срок на устранение нарушений, которые выявила проверка. Для этого нужно подготовить и отправить ходатайство в трудовую инспекцию.

Единой формы ходатайства нет, поэтому его можно написать в свободной форме.

Какая информация должна быть в ходатайстве:

адресат — инспекция, что выдала предписание;
реквизиты работодателя;
дата и номер предписания, по которому нужно устранить нарушения;
причины, по которым работодатель просит перенести сроки;
срок, который просит работодатель на устранение нарушений;
подпись руководителя или сотрудника, который имеет право подписи.

Ходатайство трудовой инспекции о продлении срока предписания — Пример ходатайства юридического лица

Ходатайство можно отправить по e-mail или обычной почтой, главное — соблюсти установленный срок: трудовая инспекция должна получить его максимум за 5 рабочих дней до конца срока предписания.

ГИТ рассматривает ходатайство в течение 3 рабочих дней с даты получения, затем отправляет свое решение.

Как обжаловать результаты проверки

У работодателя есть право обжаловать предписание трудовой инспекции, если он не согласен с ним. Сразу в суд идти нельзя: сначала нужно подать досудебную жалобу.

Что указать в жалобе:

наименование инспекции, которая проводила проверку и выдала предписание;
данные работодателя: ФИО и адрес ИП или реквизиты и наименование компании;
указание, какое решение ГИТ хочет обжаловать работодатель. Можно обжаловать как все решение, так и отдельные пункты. Для этого нужно подробно расписать, почему вы не согласны, и приложить доказательства своей правоты;
дата и номер предписания.

Подать жалобу можно через портал госуслуг, через сайт Онлайнинспекция.рф, отправить на электронную почту трудовой инспекции или бумажным письмом с уведомлением.

Сделать это нужно в течение 10 календарных дней со дня, когда выписали предписание. Трудовая инспекция будет рассматривать жалобу в течение 20 рабочих дней и может запросить дополнительные документы.

Как наказывают за нарушение трудового законодательства и охраны труда

В КоАП РФ перечислены штрафы и санкции, которые могут быть за нарушения прав сотрудников. Мы составили таблицу с наиболее частыми видами нарушений трудового законодательства и охраны труда и наказаниями за них.

Нарушение	Как накажут	Повторное наказание	Основание
Работодатель не хочет оформлять трудовой договор или оформил неправильно	ИП и малое предприятие — штраф от 5000 до 10 000 ₽ Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 50 000 до 100 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ Должностные лица — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽	ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ
Работодатель платит зарплату не вовремя или не полностью, не дает сменить банк для начисления зарплаты или платит меньше МРОТ	ИП и малое предприятие — штраф от 1000 до 5000 ₽ Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 30 000 до 50 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 10 000 до 30 000 ₽ Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 50 000 до 100 000 ₽	ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ
Другие нарушения трудового законодательства	ИП и малое предприятие — штраф от 1000 до 5000 ₽ Должностные лица — штраф от 1000 до 5000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 30 000 до 50 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ Должностные лица — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 50 000 до 70 000 ₽	ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ
Нарушение порядка проведения оценки условий труда	ИП и малое предприятие — штраф от 5000 до 10 000 ₽ Должностные лица — штраф от 5000 до 10 000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 60 000 до 80 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 2 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Допуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, а также без обязательных медицинских осмотров	ИП и малое предприятие — штраф от 15 000 до 25 000 ₽ Должностные лица — штраф от 15 000 до 25 000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 110 000 до 130 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Работодатель не выдает работникам обязательные средства индивидуальной защиты	ИП и малое предприятие — штраф от 20 000 до 30 000 ₽ Должностные лица — штраф от 20 000 до 30 000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 130 000 до 150 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 4 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Другие нарушения норм охраны труда	ИП и малое предприятие — штраф от 2000 до 5000 ₽ Должностные лица — штраф от 2000 до 5000 ₽ Средние и крупные компании — штраф от 50 000 до 80 000 ₽	ИП и малое предприятие — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток Должностные лица — штраф от 30 000 до 40 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф от 100 000 до 200 000 ₽ или приостановление деятельности на срок до 90 суток	ч. 1 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Главное о проверках трудовой инспекции

По закону трудовая инспекция может проверить любого работодателя: прийти с плановой проверкой в установленное время или с внеплановой, если на него поступила жалоба. Но до 2030 года плановые проверки серьезно ограничены, а внеплановые в 2024 году проводят только при угрозе жизни работников или по индикаторам риска нарушений.
Трудовая инспекция может запросить документы и проверить работодателя дистанционно или приехать с проверкой по адресу работодателя.
Чаще всего сотрудники жалуются в трудовую инспекцию на задержку зарплаты, плохие условия труда, отсутствие индексации зарплаты и отпусков, неправильное оформление документов.
ГИТ может проверить только те документы, которые относятся к теме проверки.
Работодатель имеет право присутствовать при проверке, не соглашаться с вынесенным решением и обжаловать его.
По результатам проверки работодателю выдают предписание об устранении нарушений. Он может обжаловать его или запросить увеличение сроков на устранение. Если не устранить нарушения, трудовая инспекция приедет еще раз и накажет строже — выпишет штраф или запретит работать по решению суда.