Как повысить эффективность сотрудников на удаленке

Если у компании нет специальных инструментов или процессов отслеживания удаленной работы, то руководителю может быть сложно определить, работает сотрудник на удаленке или нет. О нескольких способах, которые помогут повысить эффективность работы удаленных сотрудников, рассказывает основательница онлайн-школы для управленцев Strong Manager Юлия Старостина.

Когда у начальника в подчинении оказывается удаленная команда, это часто становится некой лакмусовой бумажкой, которая четко проявляет узкие места в управленческих компетенциях руководителя. В офисной среде можно нивелировать некоторые недостатки в руководстве за счет непосредственной коммуникации, частых контактов и общего командного настроя. А в удаленном руководстве любые управленческие ошибки будут сразу иметь серьезные последствия.

Управленческая коммуникация — инструмент, который необходимо активно использовать, но, к сожалению, не все руководители придают ей должное значение. На практике я часто сталкиваюсь с тем, что руководители удаленных команд предпочитают общение с сотрудниками через чаты или почту. Отсутствие регулярных ежедневных или еженедельных встреч с командой серьезно влияет на мотивацию и вовлеченность сотрудников. Такое нежелание общаться лично может привести к ощущению, что сотрудник никому не нужен или его работа не приносит значимых результатов. В итоге через некоторое время он может начать искать новое место работы, где его будут ценить и уважать.

Особенно это было распространено во время первого локдауна, когда руководители просто не знали, как оценить работу сотрудника и создать для него приемлемые условия на расстоянии. В некоторых компаниях вводились требования держать камеры включенными, чтобы точно убедиться, что сотрудник сейчас за рабочим столом, а не выгуливает собаку или помогает ребенку выполнять домашнее задание.

Кейс из практики: сотрудник уволился из-за постоянного контроля начальника. Михаил, профессиональный маркетолог с опытом в этой сфере более 10 лет, имеет внушительное портфолио с успешными маркетинговыми кейсами. С 2019 года работал в компании, которая специализируется на продаже товаров частого применения. Там проявлял высокую эффективность и мотивацию, а после перехода на удаленную работу в 2020 году почувствовал себя более свободным — его продуктивность возросла.

После нескольких недель удаленной работы он начал демонстрировать нервозность и напряженность. Руководитель отдела маркетинга (непосредственный начальник Михаила) постоянно задавал ему дополнительные вопросы о выполненной работе, контролировал каждый шаг, проверял активность в рабочих программах, читал все переписки и даже звонил, если сотрудник не был доступен в течение некоторого времени.

Стресс и беспокойство Михаила отразились на его психологическом состоянии и продуктивности. Появились постоянное утомление, недооцененность, снижение уверенности и мотивации в работе. В итоге он понял, что это отравляет его жизнь и карьеру, — решил уволиться.

Существуют программы по учету рабочего времени. Система непрерывно собирает разную информацию:

• о посещенных сайтах и поисковых запросах;
• о запущенных программах;
• о файловых операциях;
• автоматически записывает снимки с веб-камер устройств сотрудников в режиме онлайн.

Такая позиция руководителя и компании заставляет сотрудника почувствовать себя на мушке, что только больше отталкивает «старичков», а новые сотрудники в таких условиях даже не завершают испытательный срок.

Кейс из практики: отслеживающую программу установили на рабочих ноутбуках компании. Руководительница отдела продаж в ИТ-компании рассказала мне историю, когда в их организации практиковалась отслеживающая программа. Она была установлена на всех ноутбуках, которые выдавались сотрудникам.

Программа уведомляла руководителя, что сотрудник, например, не работал в течение 20 минут. Это отслеживалось по активности, то есть двигалась ли мышка или открывались ли какие-то рабочие программы и т. д.

Даже руководителям было некомфортно отходить от ноутбука слишком далеко, чтобы не получить уведомление, что они были неактивны. Подобное поведение отразилось даже на рутинных привычках. Дошло до того, что приходилось брать ноутбук с собой на кухню во время перекуса и рандомно двигать мышкой каждые 2—3 минуты.

Тут я вряд ли смогу удивить, но руководительница, рассказавшая эту историю, уволилась, потому что не смогла работать в компании с такой политикой.

Коммуникация — один из главных факторов успешной удаленной работы. Она включает в себя:

• отчеты о выполненных задачах;
• обсуждение новых проектов;
• ответы на вопросы и запросы от руководителя или коллеги.

Качество коммуникации также играет важную роль. Это означает, что сотрудник должен ясно передавать информацию, проявлять проактивность в предлагаемых решениях или идеях, а также вовремя реагировать на запросы и комментарии.

Кроме того, качество взаимодействия также включает умение эффективно использовать коммуникационные инструменты и технологии, такие как электронная почта, мессенджеры, видеоконференции и прочее. При этом важно знать правила этики делового общения и придерживаться их через эти средства связи.

Кейс из практики: сотрудники на удаленке стали пассивными. В 2021 году ко мне обратился руководитель Игорь, который три года назад проходил у меня курсы. Если ранее он работал в офисе, то сейчас управлял удаленной командой. Игорь поделился, что видит как на онлайн-планерках команда не горит работой, инициативы от сотрудников нет, а по улучшениям или решению сложных проблем предложений не дождешься.
Складывалось впечатление, что людям нужно просто отсидеться и никто не хочет брать на себя новые задачи, шло сопротивление изменениям.

Сначала Игорь решил, что сотрудники перегружены. Потратил много времени на контроль и анализ нагрузки на каждого, внедрял хронометраж рабочего времени. Но это вызвало еще большее сопротивление и демотивацию коллектива.

Я предложила ему провести анонимный опрос по оценке удовлетворенности работой. По результатам такого мини-исследования стало понятно, что людям не хватает управленческого внимания со стороны руководителя и ощущения команды.

Игорь собрал команду, и с помощью мозгового штурма они вместе нагенерили идеи, какие традиции можно внедрить в коллектив. Несколько реализовали сразу. Создали отдельный чат, где каждый делился своими увлечениями, хобби, как провел выходные и личными новостями. Ввели правило персональных встреч один на один с руководителем раз в месяц для каждого. На ежемесячной планерке каждый желающий говорит, кому из коллег он благодарен в этом месяце и за что.

Уже спустя два месяца руководитель делился, что атмосфера в коллективе поменялась: сотрудники стали более вовлеченными, и эффективность командной работы существенно выросла.

Рекомендую договориться о формах и видах отчетности. Это стоит сделать с каждым сотрудником сразу. Первое время работники могут составлять ежедневные отчеты, в которых могут быть отражены:

• выполненные задачи;
• затраченное время;
• проблемы, с которыми столкнулся сотрудник;
• предложения по улучшению процесса работы.

Затем, при достижении стабильных нужных показателей, можно переходить к еженедельным отчетам, мотивируя подчиненного к большей самостоятельности и ответственности.

Оцените, как сотрудник справляется с дедлайнами выполнения задач. Когда участник вашей команды регулярно выполняет задачи в назначенные сроки, это указывает на его организованность и способность к планированию своего времени. Он может хорошо адаптироваться к различным рабочим условиям и эффективно распределять ресурсы для выполнения поставленных целей. Такие сотрудники надежны и предсказуемы, что способствует более успешной работе команды в целом.

Важно помнить, что удаленная работа предполагает не только большую степень самоорганизации со стороны сотрудника, но и высокие управленческие компетенции его руководителя. Сконцентрируйтесь на результате и выстраивании продуктивных отношений с каждым членом своей удаленной команды.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!