Кто и как подписывает УПД?

Читатель спрашивает: «Занимаемся поставкой товаров. Для упрощения бухгалтерского и налогового учета хотим перейти на универсальный передаточный документ. Кто подписывает УПД и какие подписи должны быть с нашей стороны, чтобы документ считался действительным?»

• того, кто отгрузил товар;
• того, кто получил товар;
• ответственного за оформление сделки со стороны продавца;
• ответственного за оформление сделки со стороны покупателя.

Количество подписей зависит от вида УПД. Если его используют одновременно и как счет-фактуру, и как первичный учетный документ — его дополнительно должны подписать руководитель компании и главный бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Со стороны поставщика в любом УПД обязательно должно быть минимум две подписи:

1. В строке 10 — подпись лица, уполномоченного на передачу товаров, работ или услуг. Например, водителя, который отвез груз покупателю, или сантехника, который заменил смеситель.
2. В строке 13 — подпись лица, ответственного за правильное документальное оформление сделки. Если таких сотрудников в компании несколько, для каждого создают отдельную строку для подписи — 13а, 13б и так далее.

В некоторых случаях подпись в строках 10 или 13 можно не ставить:

• если сотрудник, который передал товары, отвечает и за правильность оформления сделки, достаточно поставить подпись в строке 10, а в строке 13 указать его должность и инициалы;
• если в строке руководителя и главного бухгалтера ставят подписи сотрудники, уполномоченные подписывать первичные документы, в строках 10 и 13 можно написать только их должности и инициалы.

Количество подписей зависит от того, какой документ заменяет УПД. Если универсальный передаточный документ применяют и как счет-фактуру, и как первичный учетный документ, дополнительно его должны подписать:

• если поставщик — организация, то руководитель и главный бухгалтер;
• если поставщик — ИП, то сам предприниматель.

Руководитель может приказом наделить правом подписи от его имени другого работника компании — например, главного бухгалтера. Тогда и в строке «Руководитель», и в строке «Главный бухгалтер» будет стоять подпись одного человека.

Другой вариант — дать право подписи от имени директора и главного бухгалтера одному работнику, например менеджеру, который отвечает за отгрузку. Тогда в соответствующих строках УПД он распишется дважды.

Индивидуальный предприниматель может выдать только нотариально заверенную доверенность сотруднику, который будет подписывать документы вместо него. Это касается любого УПД: и со статусом «1», и со статусом «2».

Покупатель ставит подпись в строке 15 после получения товара. Вместо него поставить подпись может другое лицо, если это указано в договоре с контрагентом. Например, экспедитор.

Подпись в строке 18 должен поставить ответственный за правильность документального оформления сделки. Как и в случае с поставщиком, если за это отвечает несколько сотрудников, для каждого создают отдельную строку для подписи.

Печать в УПД ставить не обязательно. Но если стороны сделки договорились заверять документы печатью и закрепили это в договоре, то нужно ее поставить.