Подайте заявку на открытие ИП до 31 октября и получите 6 месяцев бесплатного обслуживания. Подробнее

Новости в телеграме

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Опыт компаний Редактор: Ксения Иванова

«Создавали 800 ссылок вручную»: как Маков и Партнёры переходили на онлайн-оплату

Раньше компания ежемесячно тратила неделю на выставление счетов и проверку платежей. Теперь на эту же работу суммарно уходит день в месяц.

Ярослав Маков

Ярослав Маков

Основатель компании «Маков и Партнёры»

Компания «Маков и Партнёры» проводит курсы подготовки к ЕГЭ. Первое время принимали оплату наличными и банковскими переводами, а потом подключили онлайн-платежи. Идея такая: клиентам легче платить, а работники меньше занимаются сверками. Но с первого раза настроить процесс не получилось, дошло даже до слез сотрудниц.

В чем компания ошиблась и как решала проблему, рассказывают руководители «Маков и Партнёры» — основатель Ярослав Маков и исполнительный директор Роман Янгосоров.

Выросли с 30 до 1600 курсов в год

Мы организуем курсы подготовки к ЕГЭ в Санкт-Петербурге, нашей компании уже шесть лет.

К весне 2021 года запустили курсы по 10 предметам. Есть длинные программы на четыре, семь, девять и пятнадцать месяцев и экспресс-курсы на один-два месяца. Еще предлагаем бустеры — интенсивы накануне экзамена. Ученики сами выбирают, с какой скоростью учиться и насколько глубоко изучать предмет.

Мы постепенно растем. В первый год работы продали 30 курсов, а в прошлом — уже 1647. Почти треть учеников приходит по рекомендациям, и для нас это хороший показатель. Отток небольшой — только 10% учеников не проходит курсы до конца. Значит, родители видят результат и готовы платить дальше.

Сообщения учеников курсов по подготовке к ЕГЭ
После экзаменов ученики обычно пишут в чат группы и делятся эмоциями, а преподаватели отвечают. Они тоже проходят через такое испытание: сдают ЕГЭ каждый год, их задача — набрать не менее 95 баллов. Для нас это способ убедиться, что преподаватели знают, чему учат

Администраторы тратили по неделе на обработку платежей

Платежи за обучение поступают весь год. Сезон для длинных программ — с сентября по май, для экспресс-курсов — с апреля по май, а еще летом бустеры перед экзаменами и предпродажа абонементов на будущий учебный год. Форматов оплаты тоже несколько: можно внести платеж сразу за всю программу или платить раз в месяц.

До лета 2019 года мы принимали наличные — родители платили через кассу в офисе — и банковские переводы.

Счет на оплату курсов по подготовке к ЕГЭ
В среднем в 2018—2019 учебном году мы выставляли 250 счетов ежемесячно. На их обработку только администраторы тратили неделю каждый месяц

Схема была такая: сначала администраторы выставляли счет, передавали его родителям, отмечали в CRM. На это уходила неделя. После оплаты подключался бухгалтер: он сверял платежи с выставленными счетами. Например, счет могли выставить на имя мамы ученика, а оплачивал его папа. Приходилось искать платежи по сумме или номеру договора, перерывать тонну бумаг.

Система казалась вроде как рабочей: клиенты платили, деньги поступали. Но по факту сотрудники занимались дурной и монотонной работой вместо действительно важных задач. Мы понимали, что можно как-то упростить обработку платежей, но еще не нашли способ.

Cхема оплаты курсов по подготовке к ЕГЭ без онлайн-платежей
В процессе оплаты участвовали все кто мог: администраторы, бухгалтер, родители. Если возникали сложности, подключался исполнительный директор. Все это занимало время и никому особенно не нравилось

Подключили оплату по ссылке, но проблема осталась

Летом 2019 года попробовали принимать оплату по ссылке: клиент переходил по ней, видел сумму, оплачивал картой, компания получала деньги. Мы просто подключили интернет-эквайринг и особо не задумывались о его возможностях. Думали, это решит наши проблемы и высвободит время.

Клиентам стало удобнее, потому что не нужно было выбирать время для похода в банк. А для нас ничего не поменялось: администратор тратил меньше времени на один счет, но учеников стало больше, поэтому на обработку платежей уходила все та же неделя. И это не считая бухгалтера.

Зато появились новые проблемы. Через месяц после запуска онлайн-оплаты выяснилось, что мы не можем провести интеграцию с кассой. Мы не пробили чеки всем клиентам, кто платил по ссылке.

Онлайн-кассы в 2021 году: как установить, настроить и зарегистрировать

Нас могли оштрафовать за каждый непробитый чек минимум на 10 000 ₽. С учетом, что мы в месяц получали до 300 платежей, штраф легко превысил бы несколько миллионов. Пришлось в экстренном порядке искать в CRM всех клиентов, кто платил по ссылке, и выбивать чеки в кассе. Администраторы плакали, потому что это означало очень много однообразной работы, да еще и в сжатые сроки.

10 000 ₽
минимальный штраф для ИП за каждый непробитый чек
Cхема оплаты курсов по подготовке к ЕГЭ по ссылке
По нашей задумке оплата по ссылке должна была упростить процесс обработки платежей. На деле для нас ничего не поменялось. Правда, родителям стало удобнее: открываешь ссылку с телефона и через него же платишь, никаких походов в банк

После перехода в онлайн ситуация стала еще хуже

Весной 2020 года в Санкт-Петербург пришел локдаун из-за пандемии, и почти всех принудительно перевели на дистанционку. При этом экзамены никто не отменял, поэтому мы по-прежнему получали заявки на программы. Пришлось срочно переносить обучение и прием оплаты в онлайн.

Удаленно хотели платить все, даже те, кто раньше приносил наличные, — это понятно: никому не хотелось рисковать здоровьем и приезжать в офис. Только вот количество онлайн-платежей в разы возросло: теперь нужно было вручную создавать и отправлять клиентам больше 800 ссылок за месяц.

Мы рисковали целый месяц заниматься только приемом платежей. Стало очевидно, что пора что-то менять — и очень быстро.

За два дня поменяли формат оплаты и сократили время на работу с платежами

Первый опыт с онлайн-оплатой оказался неудачным, и нужно было найти другой вариант. У нас счет в Тинькофф Бизнесе, и от банка нам помогает персональный менеджер. Мы связались с ним и обсудили, что сделать, чтобы вот прямо сейчас настроить оплату. Нам предложили полноценный интернет-эквайринг, и мы решили попробовать.

Как автоматизировать и обезопасить расчеты для онлайн-площадок и маркетплейсов

Подключение за два дня. С момента обращения в Тинькофф Бизнес и до приема первого платежа онлайн прошло два дня. Это очень быстро с учетом того, что мы все настраивали сами. Инструкции, которые нам дали, были очень подробными и понятными, хотя мы не айтишники.

Оплата на сайте. Мы отказались от оплаты по ссылке и решили перевести платежи на сайт. Но сначала надо было разобраться, как лучше принимать деньги. Один из вариантов — это как в магазине электроники: выбираешь, жмешь, платишь.

Схема платежей через интернет-эквайринг с выбором из каталога
Стандартная схема интернет-магазина — когда покупатель выбирает из готовых предложений. Могут быть какие-то варианты при выборе — например, для одежды это размер. Но их немного, поэтому нет риска запутаться и купить не то, что нужно

Мы не могли использовать формат типового интернет-магазина: слишком много переменных. Например, если ученик оплачивает курс целиком — предлагаем одну цену, если оставил предварительную заявку еще при анонсе — другую, за оплату сразу нескольких курсов — третью. И таких деталей много. Один и тот же курс может стоить по-разному для разных учеников.

Был вариант сделать каталог, но отказались от него. У нас больше 70 курсов, и если бы по каждому мы опубликовали все варианты, ученики начали бы путаться, а нам пришлось бы проверять вручную каждый платеж: точно ли ученики оплатили то, что хотели. У нас не было времени на всю эту бюрократию.

Мы использовали другую схему: клиент не выбирает из всех модификаций курсов, а вписывает данные конкретного курса, который планирует оплатить. Так мы сэкономили время: теперь не надо вручную создавать ссылки и радикально обновлять сайт.

Схема платежей через интернет-эквайринг Тинькофф без каталога
Новая схема оплаты сэкономила всем время. Все, что нужно, — написать несколько цифр и пару слов. Вся информация для оплаты уже есть у родителей: мы пишем ее в договоре на обучение, а сам договор передаем родителям

Работа без сбоев. Мы пользуемся интернет-эквайрингом почти год, и за это время проблем с ним не было. Наша максимальная нагрузка — 100 платежей в день.

Деньги практически сразу у нас. Неважно, когда платит клиент — в субботу или 8 марта, деньги приходят к нам на следующий день. Для нас это большой плюс. Мы активно развиваемся, и бывает нужно перевести крупную сумму прямо сегодня и не ждать несколько дней из-за выходных или праздников.

Платежи за день одним поступлением. Для бухгалтера удобнее, когда он видит все платежи по интернет-эквайрингу одной суммой. Тогда внести данные об оплате в 1С можно за пару минут, а после бухгалтер может заниматься другими задачами.

Интеграция с онлайн-кассой. Мы взяли в аренду кассу через Тинькофф, и нам помогли ее настроить. Теперь с отчетностью порядок: на каждый платеж есть фискальный документ, поэтому нет риска разбирательств с налоговой.

Экономия времени. Раньше администраторы тратили на обработку платежей неделю в месяц, теперь — день.

Cхема оплаты курсов по подготовке к ЕГЭ с онлайн-платежами Тинькофф
Платежи по интернет-эквайрингу автоматически грузятся в таблицу. Администраторы не возятся со ссылками и не изучают выписки — достаточно раз в день проверять таблицу платежей и ставить отметки об оплате в CRM. Родители не тратят время на поход в банк, а бухгалтер не сверяет платежи со счетами. Благодаря онлайн-оплате на сайте мы все экономим время

Прибыль выросла в 1,5 раза

За четыре месяца пандемии мы увеличили прибыль в 1,5 раза по сравнению с таким же периодом в 2019 году. Несмотря на смену формата, отток остался в пределах нашей нормы — 10%.

Для онлайн-обучения мы запустили новые продукты и сделали это быстрее, чем в офлайне. При этом мы не потеряли в качестве: 80% выпускников поступили в те вузы, в которые планировали. Это наш стандартный показатель.

На обработку платежей администраторы тратят суммарно день в месяц, поэтому у них есть время решать задачи, связанные с привлечением клиентов, сервисом и другими направлениями.

До конца 2021 года планируем внедрить рекуррентные платежи — это когда одна и та же сумма списывается ежемесячно автоматически, как при оплате подписки на приложение. Клиентам будет еще удобнее платить, а нам не надо будет тратить время на напоминание про оплату.

Скоро нам станет тесно в рамках обычного интернет-эквайринга, и мы настроим интеграцию с Тинькофф по API. Это поможет еще больше упростить прием и учет платежей.

Ivideon: автоматизировал процессы с помощью API

Удобный интернет-эквайринг от Тинькофф

  • Через 2 дня сможете принимать платежи онлайн
  • Подключим, даже если ваш расчетный счет в другом банке
  • Деньги на вашем счету на следующий день
  • Принимайте оплату, где удобно: на сайте, в приложении, в переписке
  • Все виды платежей: Visa, Mastercard, Мир, Google Pay, Apple Pay, Alipay
  • Разные сценарии оплаты: платеж в один клик, автоплатежи, возвраты
Подключить интернет-эквайринг

Сейчас читают

Храм и французские круассаны: как спасти пекарню и вырасти до сети из трех точек

В феврале 2020 года Андрей с партнером готовились открыть пекарню: закупали оборудование, делали ремонт. А в марте все поставили на паузу из-за локдауна. Андрей рассказывает, как удалось вытащить бизнес из кризиса в пандемию и открыть еще несколько точек

Статус самозанятого и дебетовая карта за 20 минут: как Профрезерв ускорил оформление исполнителей

Профрезерв помогает бизнесу закрывать вакансии разнорабочих. Компания рассказывает, как сэкономила на оформление кандидатов

Как продавать в рассрочку онлайн, если нельзя разместить кнопку на сайте: опыт ZeroCoder

Онлайн-университет запустил рассрочку, чтобы привлечь больше учеников. Но появились проблемы, которые могли бы обойтись в 500 тыс. ₽ в месяц. Рассказываем, что за проблемы и как их удалось решить

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

[popup_uchebnik_ip]

[popup]