Неделя из жизни владелицы кофейни из Смоленска с оборотом до 2 млн рублей

Перед вами — дневник владелицы кофейни. Она рассказывает, для чего используется лед с лепестками, зачем нужны два вида трубочек и как погода влияет на оборот.

О себе

Меня зовут Ольга, мне 28 лет.

Я из Смоленска, живу в самом городе, недалеко от дома — кофейня, это наш с мужем бизнес.

Мне редко хочется буквально отдыхать от бизнеса. Но если такое случается, то просто на день не захожу в кофейню, не решаю никакие дела, ограничиваю соцсети.

О бизнесе

У нас небольшая кофейня, такое решение мы приняли осознанно. На наш взгляд, малое пространство делает кофейню более уютной и дружелюбной, ведь гости и бариста близки друг к другу и легко могут найти контакт.

Летний сезон 2022 года для нас проходит очень хорошо. Мне кажется, это связано не только с теплым прогулочным временем, но и с тем, что о нас узнает все больше людей. Мы хорошо поработали над узнаваемостью летних напитков — придумали особые рецепты на жаркую погоду, сделали фотосессию, рассказываем о них в соцсетях.

Коротко о бизнесе

Из крупных планов на конец лета — увеличить ассортимент и подготовиться к холодному сезону, сделать более удобные посадочные места для работы и чтения в пасмурную погоду.

Роль в бизнесе

Моя кофейня — это и есть я. Я продумала все: эскизы мебели, которую делал столяр на заказ, антураж, меню. Первые четыре месяца сама работала бариста.

Я умею делегировать, но делаю это, как только чувствую, что процесс полностью мне понятен и хорошо отлажен. После того как я разобралась в нюансах работы бариста, мы наняли двух сотрудников. Теперь они работают сами.

Осенью планирую передать ведение соцсетей, но пока веду сама.

Я стремлюсь к тому, чтобы на мне осталась только организация жизнедеятельности кофейни — это закупки, утверждение меню, оплата счетов и все, нужное для функционирования бизнеса. Но если сотрудник приболел, я готова подменить и сама выйти на смену.

Ожидания от недели

Планы на неделю обычно оговариваем в воскресенье, потому что это наш общий выходной. Решаем, что каждый из нас может сделать. Всегда на неделе будет поставка, которую важно забрать и принять плюс нужно будет переговорить с кем-то по поводу сотрудничества и так далее. Часто появляются мелкие бытовые вопросы, например подкрутить доводчик на двери.

Из крупных планов — это двигаться в сторону расширения ассортимента и подготовки к осени. Из мелких — выстроить рабочий график бариста, чтобы одна из них поехала в отпуск. Ну и будут еще мелочи по ходу работы.

У нас малый бизнес, а это значит, что не угадаешь, как сложится. Может все идти более-менее спокойно, а может все пойти не так. Мы за свой короткий срок существования уже успели попасть в карантин и работу навынос, изменения логистики и особенности работы с зарубежными брендами. Так что уже ничему не удивлюсь :)

Из личных планов на неделю — регулярно ходить на тренировки, побольше гулять с мужем, пока тепло, и прочитать книгу о собаках. Я ее как раз себе заказала.

Воскресенье

8:00

Встали с мужем в 6:30, потому что у нас запланирована поездка в Минск.

Полноценного длинного отпуска у нас не было с 2019 года, поэтому мы стараемся по возможности вырваться на день-два в небольшие поездки для знакомства с новыми местами, вкусной еды, общей перезагрузки и обдумывания наших планов.

Еще мы обязательно заходим в кофейни, список для посещения составляем заранее.

В других кофейнях всегда интересно посмотреть меню, какие-то необычные вкусовые сочетания, соотношение цен. Я всегда обращаю внимание на десерты. Стандартный набор десертов — это тортики, макаронс и иногда какие-то орешки. А бывают сильно отличающиеся корзиночки, трубочки со сгущенкой. Интересно посмотреть, что есть, и, может быть, перенять самому.

Недавно увидела холодный лавандовый чай, попробовали с бариста приготовить, есть мысль дополнить им меню. А может, оставим на следующий теплый сезон.

Отдельно обращаю внимание на подачу — как именно подали: аккуратно или нет, с улыбкой и по-доброму или просто поставили на столик.

Плюс у некоторых не заполнена прикассовая зона, а у других есть всякие интересные мелочи. Это тоже бывает важно, и попадаются хорошие идеи.

Обязательно смотрю туалет — насколько там чисто и удобно.

10:00

Открыла приложение на телефоне и смотрю оборот. Делаю это каждый день, просто чтобы знать, как идут дела. Когда бариста только пришли работать, смотрела количество чеков несколько раз в день. Если видела наплыв гостей, то могла прийти на помощь и разгрузить их. Так и очереди нет, и девочкам спокойнее.

Плюс интересно последить, есть ли чеки, когда дождь или снег.

Понедельник

9:00

Проснулась в 8:30.

Кофейня открывается в 9:00, но бариста приходит на полчаса раньше, чтобы успеть прогреть кофемашину, настроить эспрессо и выпечь булки.

По привычке, пока еще не встала с кровати, проверила, открыта ли смена в кофейне, пробежалась глазами по заголовкам новостей, опубликовала пост в соцсетях кофейни.

Начала завтракать. Завтрак на автомате делаю один и тот же — кашу, едим с мужем под Ютубчик.

Во время завтрака со мной связалась менеджер поставщика замороженных заготовок круассанов, которые мы выпекаем по утрам в кофейне. Оказывается, части позиций из заказа, который я оформила на прошлой неделе, нет и не будет в наличии. Начиная с весны такое бывает периодически, потому что изделия заграничные. Оформить заказ и оплатить нужно до обеда понедельника, иначе мы получим круассаны только через две недели.

Поедая овсянку, снова пересматривала эксель на 26 страниц, пытаясь найти замену позиций и узнавая, доступны ли они.

Вообще, я очень хочу для большинства ингредиентов найти поставщиков из России, но пока ведем переговоры. Надеюсь, у нас сложится.

10:30

Заехали на мойку машины. Потом приехали в кофейню, ведь она и прекрасный офис, и источник вкусного кофе. Оплатила согласованные булки, закрыла вопрос с доставкой, фух.

13:15

Время обеда. Взяли с мужем по шаурме, съели на лавочке в сквере и сделали кружок, обсудив планы на вечер.

Потом муж поехал на работу, а я вернулась в кофейню. В Смоленск пришла несвойственная жара, поэтому в кофейне людей было меньше обычного. Думаю, все, кто может, уезжают на озера, а кто не может, стараются не выходить из-под офисного кондиционера без величайшей нужды.

Чтобы не терять время зря, решила заняться хозяйством. Сбегала за цветочным горшком, в перерывах между гостями рассадила разросшуюся традесканцию и высадила мяту. Бариста повесила один горшок в кашпо, второй остался на подоконнике, который вместе с окном и дверью мы тоже успели помыть.

16:00

Села за ноутбук, чтобы найти выгодные варианты по пластиковым и бумажным трубочкам для холодных напитков. Те, что покупали раньше, резко подорожали.

Трубочки у нас двух видов — бумажные и пластиковые. Кто-то предпочитает быстро разлагающуюся бумагу, а кто-то не любит ощущение шероховатости бумаги и выбирает пластик.

Выбрала сиропы, которые скоро нужно будет заказать.

Поболтала с нашей бариста о работе, напитках, что можно добавить сейчас или к осеннему сезону.

17:30

Как и предполагала, офисный рабочий день подходит к концу, солнце не так жарит, и в кофейню направился более плотный поток гостей. Сегодня количество чеков за 4 вечерних часа — с 17:00 до 21:00, почти в два раза выше, чем за 6 дневных часов — с 11:00 до 17:00.

Чтобы не занимать столик, пошла до пункта выдачи, забрать заказ. Вернулась и снова села за ноут.

21:00

Встретилась с мужем. Решила после закрытия кофейни не возвращаться в бескондиционерную квартиру, а поужинать на месте и остаться подольше. После ухода бариста я заварила овсянку, сделала кофе и выложила списанную булочку. За списанку всегда обидно, но зато нам вкусно.

Со списанкой так. Поначалу мы пекли все наугад. Потом заметили, что в будни могут прийти из офисов и выкупить всю выпечку. А остальным гостям нам нечего было бы предложить.

Для таких случаев мы ввели опцию: можно нам заранее написать в соцсети и заказать нужное количество конкретной выпечки. И мы специально испечем. Нам это сильно помогло, потому что мы и продажи делали, и остальным гостям было что предложить.

Еще что интересного заметила. На выходных почти не продаются несладкие булочки, например со шпинатом. А вот по будням их разбирают как перекус для работы. Поэтому на выходных соленую выпечку делаем совсем немного, а вот сладкую выпекаем всегда одинаково.

После ужина помыла кофемашину и посуду.

23:45

Вернулась домой. Душ, растяжка, пора спать.

Вторник

10:00

После стандартных утренних дел отправилась на оптовую базу, чтобы выгодно купить бумажные расходники — бумажные салфетки, 100 штук за 14 ₽, и бумажные полотенца, два рулона по 60 ₽.

11:30

Тренировка в тренажерке. Заодно заказала молоко.

14:30

После обеда села за ноутбук, продолжаю заполнять дневник предпринимателя.

Заказала зерно. О нем нужно заботиться сильно заранее, потому что после оформления заказа и оплаты зерно под нас обжарят, потом отправят через транспортную компанию в наш город. На все про все уйдет неделя, а то и больше. Обычно заказываем такой объем, которого хватает на месяц, чтобы готовить на максимально свежем.

16:00

Позвонили ребята, предложили свои услуги по кондитерке, скинули прайс. Посмотрела его и отказалась, потому что соотношение цены и ингредиентов не понравилось.

Проанализировала листы списания последних дней, заполнила товароучетку.

Хочу вводить новые десерты, поэтому просчитала себестоимость планируемых позиций. Среди них будут чизкейки с новыми вкусами, которые, я надеюсь, удивят гостей.

Нашла стаканы для холодных напитков, чтобы заказать их повторно. Нам нужно было их побольше, но я все оттягивала момент закупки, а тут бариста разбила один, поэтому я ускорилась в заказе.

19:00

Вечер без особенностей, не буду описывать подробно. Читала книгу, чатик предпринимателей из кофейной сферы, новости общие и новости бизнеса в Телеграме, залипала.

Среда

8:30

Спросонья пыталась понять, не могу выложить пост оттого, что не проснулась, или от тупления соцсети.

10:00

Заехала в кофейню за бодрящим флэтом. Сегодня по прогнозу самый прохладный день, ждем дождь, поэтому запланировала побольше домашних дел.

Интересно, как пройдет день в кофейне, потому что ни сильная жара, ни сильный дождь, по моим прогнозам, не способствуют большому количеству чеков.

Кофейня не проработала и год, поэтому изменения погоды и праздничные дни для нас проходят впервые. Так что мое дело — предполагать, наблюдать, делать выводы и запоминать на будущее.

10:30

Летом появляется опция для горожан — городской рынок. Купила там мяту и фрукты для лимонадов, свежие цветы на столики.

12:00

Привезли доставку заготовок выпечки из Москвы, но перепутали один из видов печенья — четыре шоколада вместо клюквенного. Согласовывала изменения.

14:00

Уборка и готовка дома.

В соцсети так и не смогла ничего загрузить. За меня это сделали гости — за день было много отметок кофейни, оставалось только делать репосты. Статистика статистикой, но всегда очень приятно получать обратную связь, особенно когда видишь, что она идет и от постоянников, которые часто возвращаются, и от новых гостей, которые только с нами познакомились и остались довольны.

19:00

В кофейне попробовали новый чизкейк — матча-абрикос, остались максимально довольны, будем вводить в меню. Сделали фотографии для нового поста.

Испекли новые булки, попробовали. Одна прекрасна, а второй точно нужен другой температурный режим, потому что не пропекается в центре, но потенциал хороший, будем подбирать.

Дождь так и не случился, но не так жарко, поэтому количество чеков радует — их 37.

20:30

Кофейня — это не только работа, но и место, где назначаются наши встречи. Поэтому за кофе и разговорами досидели с мужем и друзьями до закрытия.

23:00

Сегодня вспомнилось, как мы искали помещение под кофейню. Нам хотелось, чтобы она была небольшой, располагалась в центре, к ней было бы удобно подойти и подъехать.

Подходящих объявлений мы не видели, нас выручила настойчивость и наблюдательность. Нам очень нравилось одно помещение, но в нем были постоянно закрыты ставни. И вот однажды муж, проезжая на велосипеде, увидел, что прямо вот сейчас кто-то вешает на дверь объявление. Мы сразу позвонили и на следующий день подписали договор.

Четверг

8:30

Утренние дела.

Потом доехала до энергокомпании, подписать сверку и договор по горячей воде.

14:30

Дошла до хозяйственного — купить замену палки для швабры, которая сломалась. Нужно сделать много дел за ноутбуком, но настроение — валяться и ничего не делать.

Для бодрости решила разделить дела по напиткам.

Айс латте. Репостнула истории в соцсетях. Заполнила товароучетку.

Флэт. Написала опорные пункты о кофейне и нашем меню для девушки, которая предложила сделать обзор о нас.

Придумали с бариста, как сделать фото для нового чизкейка и напитков.

Посмотрела статистику по системе лояльности. У нас все гости разделены на тематические группы, например соседи и доктора. Отследила лидеров по количеству покупок и среднему чеку.

Переживала, что нас просто динамят и мы никогда не сработаемся

Позвонил очень неспешный поставщик, с которым мы все ждем возможности начать сотрудничество. Мы отправили документы для заключения договора еще в мае, но попали в неудачный период бюрократических проволочек: то они меняли название, то переходили с одной системы учета на другую. Я очень переживала, что нас просто динамят и мы никогда не сработаемся. Но, наконец, все бумаги готовы, мы можем сделать долгожданный заказ.

Холодная матча на банановом молоке с карамельным сиропом. Просмотрела актуальный прайс поставщика, о котором рассказывала выше, выбрала интересные позиции. Посчитала, сколько примерно штук надо заказать, исходя из предполагаемого интереса гостей, размера витрины, периода между поставками в наш город, а еще себестоимости и возможных цен, которые мы выставим.

Очень рада, что наконец есть возможность для расширения нашего меню. Гости очень любят нашу свежую выпечку. Берут не только к кофе, но и приходят специально.

Все дела делаются немного медленнее, потому что я периодически прерываюсь на поболтать с гостями.

19:40

Думаю, идти домой и заниматься домашними делами или дождаться мужа и поехать с ним. Остановилась на втором варианте.

Пятница

9:50

Муж перед работой завез меня в кофейню, попили кофе.

Я осталась заниматься бумажками. Лето, на мой взгляд, хорошее время для задумок обновлений и улучшений. Например, хотим на фасад прикрепить надпись «Кофейня». Но все изменения снаружи кофейни обязательно нужно согласовывать с администрацией. Здание — историческое, и тут есть более строгие ограничения по вариантам вывесок.

Готовлю документы и макет фасада с надписью для получения паспорта фасада.

А еще с мужем собираемся сделать апгрейд наших столиков — выбрали розетки. Муж встроит их в столешницу, чтобы гостю не нужно было искать место для зарядки техники, и спрячет провода, тогда их не будет видно на фотографиях.

12:00

Пошла прогуляться и купить на рынке очередной букетик для кофейни, а заодно пообедать.

14:00

Написала список дел на июль и записала несколько идей для постов.

Обсудили с бариста, в какие сроки начнем готовиться к осени — прорабатывать осенние напитки и убирать летние. А еще — так ли необходимо вводить облепиховый чай по осени. И тут сталкиваются мой личный интерес и общая тенденция. Я не люблю запах облепихи и не стала бы заказывать эту позицию из меню, но такой чай есть практически в каждом заведении, и некоторые гости любят именно его.

Когда есть сомнения по поводу позиций, я спрашиваю совета у мужа, бариста и гостей. После этого и принимаю решение.

Не так давно мы сменили производителя альтернативного молока, потому что привычный бренд перестал производить некоторые вкусы, а на другие цены стали слишком сильно подниматься.

Мы долго искали варианты, пробовали, опрашивали. И вот посмотрела статистику: альтернативного молока берут все больше. Интересно, это связано с вкусовыми предпочтениями, модой, интересом к новому? На всякий случай добавила возможность заказать не только классику на альтернативном молоке, но и любой напиток из авторского меню.

18:00

Пошли с мужем пробовать кофе в только открывшейся кофейне. Интересно же посмотреть и попробовать, что да как.

Суббота

9:00

Всю первую половину дня провела дома, занималась домашними делами. Мыла посуду под подкаст «Бизнес, роботы, мечты», слушаю его с первого выпуска. Заказала на начало недели молоко, воду, макаронс.

15:40

Не планировала никаких важных дел, дошла до кофейни и хотела просто побыть здесь.

Прелесть маленькой кофейни в том, что здесь очень много личного общения. И я, и наши бариста подружились со многими гостями. На мой взгляд, очень круто, когда в пространстве собираются люди, которым здесь нравится, и получают удовольствие не только от вкусного напитка или еды, но и от возможности обменяться новостями, почитать книгу с нашей полки, поймать восхищенные взгляды на своего питомца или просто позалипать после работы.

Заметила, что как только происходит какое-то изменение в погоде или привычном положении дел, идет просадка по обороту, но затем люди адаптируются и все стабилизируется. Вот и эта неделя, несмотря на жару, не стала исключением. Оборот в конце недели стал приятно выше среднего значения.

Итоги недели

На мой взгляд, неделя прошла очень хорошо — выручка хорошая, кондиционер и витрины отлично справляются с работой в жару. Мы развиваемся и в меню, и в удобстве, и в уюте кофейни. Гости дают отличную обратную связь, бариста горят работой. Все это дает вдохновение на продолжение работы и желание развиваться и дальше.

Если вы тоже хотите поделиться своим дневником, переходите по ссылке с описанием и присылайте нам свои истории.