Когда бизнес масштабируется, возникает много новых задач. Для выхода на новый уровень может понадобиться собственный сайт, консультация юриста или дизайн помещения. Но бесконечно растить штат сотрудников дорого и зачастую бессмысленно. С некоторыми специалистами гораздо удобнее связываться время от времени и платить непосредственно за сделанную работу. Именно так устроено сотрудничество с фрилансерами.
Фрилансерам не нужно регулярно платить зарплату — они получают оплату только по факту выполненной работы или услуги. Налоги и страховые взносы государству фрилансеры отчисляют сами, им не понадобится место в офисе, оборудование и лицензионные программы.
На рынке есть из кого выбрать. По данным сервиса Solar Staff, к концу 2023 года на фрилансе работали 19 млн россиян — всего за три года их число выросло на 5 млн.
В 2024 году уже половина жителей страны подумывает о переходе на такой формат занятости.
Биржа фриланса Guru выяснила, что чаще всего с фрилансерами работают владельцы малого бизнеса и менеджеры среднего звена в более крупных компаниях. По мнению экспертов, тренд будет только набирать обороты из-за растущего дефицита кадров: найти человека в штат становится сложнее, а фрилансеры могут работать на несколько компаний одновременно.
Мы попросили экспертов рассказать, как быстро найти квалифицированного специалиста на фрилансе и убедиться, что вы сработаетесь. Главными лайфхаками с нами поделились Диана Суворова, ведущий юрист компании «Легис Веритас», и представители крупнейших сервисов по поиску исполнителей и бирж фриланса FL.ru, «YouDo Бизнес» и «Авито Услуги».
Как понять, что вам нужен фрилансер
Работа с фрилансером — это возможность экономить. Поручить ему задачу дешевле, чем нанимать человека в штат или пользоваться услугами агентств и аутсорс-компаний, говорит генеральный директор биржи фриланса FL.ru Анатолий Орлов. Бизнес платит только за выполненные задачи или отработанное время — не нужно закладывать фонд оплаты труда или покрывать совокупные расходы агентств. К тому же это дополнительная экономия на налогах и страховых взносах.
По словам коммерческого директора сервиса для работы с внештатным персоналом «YouDo Бизнес» Вильдара Гатиатуллина, сотрудничество с фрилансерами особенно актуально в ситуациях, когда есть разовые задачи, сезонные проекты или необходимость протестировать гипотезу. Например, это может быть разработка нового продукта или фичи, исследование или маркетинговая кампания.
Фрилансеры готовы подстраиваться под бизнес по виду занятости — почасовая, проектная или парт-тайм, — добавил Орлов. Из фрилансеров можно формировать временные команды, можно оставаться на связи с хорошими специалистами, поручая им задачи не регулярно, а только по мере необходимости. Если сотрудничество не сложилось, с фрилансерами можно быстро и безболезненно расстаться.
В последнее время широкое распространение на рынке труда получила гиг-занятость — проектная деятельность, сформированная под определенные задачи в компании, рассказали в Авито Услугах. Сроки могут колебаться от нескольких недель до нескольких месяцев. Например, дизайнеры часто получают краткосрочные заказы, которые можно выполнить за одну или две недели, в то время как разработчикам программного обеспечения и специалистам по SMM может требоваться больше времени для подготовки, реализации проекта и оценки результатов.
«Часто фрилансеры — это специалисты, которых сложно или экономически нецелесообразно поддерживать в штате на постоянной основе, например фотографы или креативщики. Для небольших компаний работа с ними особенно выгодна, так как позволяет эффективно управлять бюджетом и сосредоточить ресурсы на ключевых направлениях бизнеса, таких как продукт и продажи.
Не нужно бояться фрилансеров. Бывает, что фрилансеры более талантливы, чем штатники, но по ряду причин не могут работать на фултайме».
Вильдар Гатиатуллин
Коммерческий директор сервиса для работы с внештатным персоналом «YouDo Бизнес»
Росту востребованности фрилансеров со стороны малого и среднего бизнеса способствует нехватка рабочих рук, добавили в Авито Услугах. Малый и средний бизнес сталкивается с серьезной конкуренцией за персонал и сложностями при выстраивании HR-процессов. По результатам исследования Авито Работы, в большинстве микропредприятий с численностью до 15 человек поиском сотрудников и их трудоустройством занимается лично руководитель компании или руководители отделов. Такую же ситуацию аналитики обнаружили в каждой четвертой компании из сегмента малого бизнеса с численностью от 16 до 100 человек и в каждой пятой — из сферы среднего бизнеса со штатом от 101 до 250 человек. Привлечение фрилансеров позволяет направить силы менеджмента на более актуальные задачи.
Где искать исполнителей
Есть три пути, где бизнесу найти фрилансеров:
- По знакомству.
- Через профильные сообщества и чаты.
- Через платформы по подбору исполнителей и биржи фриланса.
По знакомству. Такой поиск может дать доступ к проверенным специалистам, чья репутация известна в узком кругу, отмечает Гатиатуллин. Это сокращает риск сотрудничества с ненадежным исполнителем. Наем через знакомых хорош тем, что можно заранее получить обратную связь, согласился Орлов. Но есть и минусы:
- на такой поиск уходит много времени — нужно опросить многих людей, прежде чем кто-то посоветует специалиста;
- рекомендаций от знакомых обычно недостаточно, чтобы покрыть все потребности бизнеса и регулярно решать разноплановые задачи.
Через профильные сообщества и чаты. Главный канал поиска — телеграм-каналы. Их легко найти: нужно сделать поиск по ключевым словам и отобрать крупнейшие по количеству подписчиков. Чтобы собрать отклики, составьте подробную вакансию и укажите в ней дополнительную рабочую почту или второй аккаунт в Телеграме, чтобы не утонуть в ответах соискателей. В идеале — создать отдельную гугл-форму для заявок.
Через платформы по подбору исполнителей и биржи фриланса. Способ подойдет, если не хочется тратить время на самостоятельный поиск исполнителя. Среди крупнейших в России — Профи, YouDo, FL.ru, Авито Услуги, Workzilla, Kwork и Freelance.ru. Это тоже будет бесплатно — чаще всего сервисы зарабатывают на активности исполнителей, которые платят за отклики.
Биржи предоставляют широкий выбор кандидатов, рейтингованных по опыту и отзывам, что облегчает процесс выбора, рассказал Гатиатуллин. Там можно найти исполнителя с нужной специализацией по ключевым словам или опубликовать задачу и выбрать из тех, кто откликнется, добавил Орлов. Этим биржи отличаются от профильных сообществ, где много случайных людей, у которых нет нужной квалификации, и у бизнеса нет возможности быстро оценить профессиональные навыки и добросовестность специалиста, отметил Орлов. При этом в сервисах по подбору исполнителей можно сразу пообщаться с фрилансером и проверить уровень понимания задачи и софт-скиллы.
Сотрудничать с платформами и биржами безопасно. У них есть инструменты для защиты обеих сторон, например надежные способы оплаты и функция разрешения споров. Кроме этого, биржи и платформы обеспечивают верификацию личности исполнителя, проверку статуса самозанятого и предоставляют закрывающие документы — их подписывают после завершения сделки. В документах уже прописано отчуждение авторских прав и другие важные моменты, говорит Орлов.
Как подобрать специалиста
При подборе специалиста внимательно изучите его портфолио, отзывы, срок работы и — при наличии — рейтинг на платформе, рекомендуют в Авито Услугах. Будет не лишним предложить небольшое тестовое задание или провести собеседование, чтобы оценить уровень профессионализма и подход к работе, отметил Гатиатуллин.
Для гарантии хорошего результата заказчику следует уделить время предварительной подготовке, считает Орлов. Нужно подробно описать задачу, по возможности приложить референсы, которые иллюстрируют ваши ожидания, и антипримеры, как делать не нужно. Такой подход поможет фрилансерам адекватно оценить стоимость и сроки выполнения заказа и избежать пропуска дедлайнов или увеличения бюджета, объяснил эксперт.
Крупные задачи лучше делить на небольшие этапы: это дает возможность оценивать промежуточные результаты и быстро вносить корректировки, советует Орлов. Перед тем как заключить договор, лучше поговорить с несколькими специалистами, узнать разные точки зрения и варианты решения задачи, чтобы выбрать наиболее оптимальный по стоимости, срокам и качеству. Наконец, бизнесу нужно поддерживать регулярную коммуникацию с фрилансером на протяжении всего проекта, чтобы оперативно вносить правки, заключил Гатиатуллин.
Все условия сотрудничества нужно заранее обговорить и зафиксировать документально — это поможет избежать недоразумений в будущем, отмечает Орлов. С исполнителем нужно обязательно заключить договор, где установлен конкретный объем работ, сроки исполнения, стоимость услуг, порядок и размеры оплаты, а также условия расторжения договора. Если собираетесь вести самостоятельный поиск кандидата, будьте аккуратнее с предоплатой и не ведитесь на низкий ценник, обращают внимание эксперты.
Как оформить сотрудничество, обойдя все риски
Сотрудничать с заказчиками фрилансер может как самозанятый — этот статус доступен физлицам и ИП, — ИП на других налоговых режимах или физлицо без налогового статуса. В последнем случае на бизнес ложится обязанность платить за работника налог на доходы физлиц и страховые взносы. С выплаты работника придется удержать не менее 13% НДФЛ и 30% взносов — 27,1% страховых и 2,9% на больничный.
Именно поэтому важно удостовериться, что у фрилансера есть статус самозанятого или ИП — это означает, что он делает все отчисления государству самостоятельно. Проверить налоговый статус специалиста можно по ИНН на сайте налоговой:
Самозанятость, или режим налога на профессиональный доход, НПД, предполагает ставку в 6% при работе с юрлицами. Перейти на НПД может физлицо или ИП из России или других стран Евразийского экономического союза — Беларуси, Армении, Казахстана и Киргизии. Минфин пообещал, что условия применения этого режима и налоговые ставки не изменятся до 2028 года.
У НПД есть лимит по суммарному годовому доходу — 2,4 млн рублей. Если фрилансер получает больше, он автоматически теряет статус самозанятого. В таком случае специалисту потребуется зарегистрироваться как ИП и перейти на другой налоговый режим — упрощенную, УСН, или патентную систему налогообложения, ПСН.
Если самозанятый превысит лимит по доходам, но не станет ИП, он потеряет статус самозанятого и станет обычным физлицом, а это прямые риски для работодателя: налоговая потребует заключить с таким специалистом трудовой договор, платить налоги и взносы.
Работа с самозанятым и ИП строится почти по таким же правилам, что и с обычным контрагентом: перед началом работы нужно заключить договор гражданско-правового характера, ГПХ, а по ее завершении взять у специалиста акт сдачи-приемки оказанных услуг.
Обычно с фрилансером заключают договор подряда, договор оказания услуг или договор авторского заказа. Оформлять эти документы закон не обязывает, но они делают работу прозрачной и защищают от взаимных претензий. Подписанный акт также нужен бизнесу, чтобы подтвердить расходы на оплату услуг фрилансера.
При работе с самозанятым бизнесу нужно получать чек. Специалист сам формирует его в приложении «Мой налог» и отправляет по почте или через мессенджеры. Получение чеков заказчиком — обязательное условие сотрудничества, которое гарантирует, что ему не придется ничего платить в госбюджет. Если работник не прислал чек, это может означать, что он потерял статус самозанятого — превысил лимит доходов или снялся с учета. Лучше сразу прописать в договоре обязанность исполнителя уведомлять заказчика о смене своего налогового статуса. Что касается расчетов ИП с налоговой — это всегда проблема не заказчика, а самого ИП.
Важно помнить, что к фрилансеру не стоит относиться как к постоянному сотруднику. Если компания долго и плотно работает с внештатником, у ФНС могут возникнуть вопросы. Здесь ситуация одинаковая как для работы с ИП, так и с самозанятым. В обоих случаях налоговая ставка специалиста обычно вдвое меньше, чем ставка НДФЛ. Налоговики могут заподозрить, что вы принудили штатного работника стать самозанятным или ИП, чтобы экономить на выплатах государству. Вместе с ФНС работодателей проверяют Роструд и региональные межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости.
ФНС активно отслеживает сотрудничество компаний с самозанятыми и ИП и может инициировать проверки при наличии признаков трудовых отношений, рассказала ведущий юрист компании «Легис Веритас» Диана Суворова. Если компания не сможет доказать обратное, ей самой и менеджменту могут назначить штраф, доначислить страховые взносы и заставить заключить с работником новый договор — не ГПХ, а трудовой. ФНС даже разработала специальную скоринговую систему, чтобы в режиме реального времени отслеживать нарушения.
Штрафы за подмену трудовых отношений:
- для должностных лиц, например руководителя, — от 10 000 до 20 000 ₽;
- для ИП и малых предприятий — от 5 000 до 10 000 ₽;
- для остальных компаний — от 50 000 до 100 000 ₽.
Налоговая со ссылкой на решение Верховного суда разъясняла, что помимо длительности сотрудничества к признакам трудовых отношений относятся:
- соблюдение работником трудового распорядка и графика работы;
- обеспечение работодателем условий труда, то есть выдача униформы или оборудования для работы;
- регулярные платежи, похожие на зарплату;
- выполнение сотрудником работы только по определенной специальности, квалификации или должности.
Таким образом, в договор ГПХ с фрилансером не следует включать пункты, характерные для трудовых отношений: регулярную выплату зарплаты, например дважды в месяц, обязательное соблюдение графика работы и постоянный контроль рабочего процесса заказчиком, отметила Суворова. Особое внимание эксперт советует уделить формулировкам, которые четко разграничивают обязанности сторон и подчеркивают, что фрилансер выполняет работу на условиях подряда или оказания услуг, а не на трудовых условиях.
С 1 марта 2024 года Минтруд выпустил приказ, который ввел новые правила сотрудничества с самозанятыми. В частности, введен запрет на заключение договоров с плательщиками НПД, если они работали в компании менее двух лет назад по трудовому договору. Кроме того, сотрудничество с самозанятыми считается незаконным, если компания в течение года привлекает более 10 таких специалистов, сотрудничает с ними в среднем более трех месяцев и платит им больше 20 000 ₽ в месяц.
Главное
- Работа с фрилансерами выгодна бизнесу, потому что за таких специалистов не нужно платить налоги и страховые взносы. Еще одно преимущество внештатников — гибкость. Они готовы подстраиваться под бизнес по виду занятости, и из них можно собирать временные команды.
- Фрилансеров можно искать тремя способами: по знакомству, через профильные сообщества и через биржи фриланса.
- При подборе внештатника эксперты советуют внимательно изучить портфолио кандидатов, дать тестовое задание и пообщаться лично. Также важно составить подробное ТЗ, чтобы фрилансер мог адекватно оценить задачу.
- Перед началом сотрудничества убедитесь, что фрилансер имеет статус самозанятого или ИП на другом налоговом режиме. Это позволит избежать проблем с налоговой. ФНС активно отслеживает сотрудничество компаний с внештатниками и, если найдет нарушения, доначислит страховые взносы и налоги, оштрафует и заставит переквалифицировать договор в трудовой.
Расскажите, какой у вас опыт работы с фрилансерами?