Как найти деньги на развитие бизнеса: способы оптимизации расходов
Иногда кажется, что дела у компании идут хорошо, но забыть про эпизодические кассовые разрывы или найти деньги на развитие бизнеса все равно никак не удается. Если такая ситуация вам знакома, пора задуматься, насколько эффективно ваше предприятие управляет расходами.
Оптимизация затрат позволяет остаться на плаву в трудный период, а в хорошие времена — заняться масштабированием, накопить подушку безопасности и эффективнее реагировать на изменения на вашем рынке. Но если урезать расходы без тщательного анализа их отдачи, вместе с ними сократится и прибыль.
Мы спросили экспертов, как изучить эффективность трат и начать грамотно экономить. Обо всех шагах нам рассказали:
- Эксперт сервиса для ведения онлайн-бухгалтерии «Контур.Эльба» Антон Артемов.
- Финансовые директора аутсорсинговой компании «Нескучные финансы» Александр Еловков и Надежда Филимонова.
- Сооснователь поставщика услуг бухгалтерского аутсорсинга «Мое дело» Анастасия Моргунова.
- Эксперт бухгалтерской компании «Фингуру» Анастасия Никитина.
- Ведущий юрист компании «Легис Веритас» Диана Суворова.
Эксперты показали на реальных примерах, как недостаток контроля за тратами «съедает» прибыль, и раскрыли несколько универсальных лайфхаков для экономии.
Как вести учет расходов
Компании, особенно небольшие, часто отказываются от ведения единого учета доходов и расходов, говорит Артемов. Предприниматели действуют по наитию, ориентируясь на выручку и объем продаж. В итоге в самый неподходящий момент они выясняют, что бизнес убыточен и нет резервов для предотвращения кассового разрыва. Финансовый учет помогает принимать обоснованные решения и находить расходы, которые можно сократить без ущерба для бизнеса, объяснил эксперт. Ведение отчетности также упрощает бюджетирование — планирование доходов и расходов, позволяет заранее выявлять риски и разрабатывать антикризисные меры. Поэтому финучет нужен любой компании — даже микропредприятию с 2—3 сотрудниками, одним направлением и 10 товарными позициями.
Законодательно утвержденных бланков финансовой отчетности для внутреннего пользования нет, каждая организация может применять самостоятельно разработанные формы, говорит Еловков. Подход к ведению учета бизнес тоже выбирает сам — это может быть создание бюджета, например определение прогнозируемых расходов на каждый месяц и контроль за их соблюдением, или регулярный мониторинг, то есть учет всех транзакций в реальном времени, отмечает Никитина.
Доходы и расходы компании за конкретный период обычно отражаются в отчете о прибылях и убытках, ОПиУ. Именно он помогает оценить динамику трат и определить целевые статьи для сокращения, рассказывает Артемов. Пока бизнес небольшой, финансовый учет можно вести в Excel — в конце каждого рабочего дня переносить данные о продажах, закупках, отгрузках и других операциях. С ростом бизнеса ведение учета вручную может стать слишком трудоемким, и тогда можно перенести его в специальный сервис. Среди наиболее популярных — «1С: Бухгалтерия», «КУБ24», Adesk и «Финтабло», перечислил эксперт.
Сервисы автоматизированного учета делают процесс быстрее и легче — например, автоматически распределяют расходы в отдельные статьи: зарплата персонала, налоги и взносы, списания на поставщиков, коммерческие расходы, отметила Филимонова. Она поделилась реальным примером из опыта: когда компания из числа ее клиентов перешла с гугл-таблиц на сервис автоматизированного учета, у финансового менеджера высвободилось пять рабочих часов в неделю.
Нужно учитывать все бизнес-расходы, даже мелкие — на канцелярию, покупку воды для кулеров, снабжение кухни, советует Артемов. В совокупности небольшие затраты превращаются в крупную сумму, оптимизация которой открывает новые возможности. Не менее важно отражать фактическую выручку — если ваш бизнес имеет длительный цикл сделки, рассмотрите возможность закрытия выручки по этапам, то есть по факту оказанных услуг. Это поможет лучше контролировать реальное состояние компании, говорит Филимонова. Такой способ учета может продемонстрировать, что кажущийся прибыльным бизнес на самом деле убыточен, рассказала она.
Как правильно проанализировать траты
Чтобы понять, какие расходы можно и стоит урезать вашей компании, нужно выполнить следующие шаги:
- Собрать данные.
- Сгруппировать расходы.
- Расставить приоритеты.
- Определить, какие затраты сократить.
- Запланировать сокращение расходов.
Собрать данные. Нужно собрать ОПиУ за несколько периодов — как минимум за 3—6 месяцев, говорит Артемов. Если нет финансового учета в электронном виде, систематизируйте записи из бумажных журналов и прочих документов. Оптимизацию расходов лучше начинать с расчета точки безубыточности — объема выручки, при котором бизнес работает в ноль, рекомендует Еловков. Такие расчеты покажут, насколько ваш бизнес нуждается в сокращении трат и куда направить сэкономленные деньги.
Сгруппировать расходы. Сначала нужно поделить траты на постоянные и переменные, отмечает Артемов. К первым относят те фиксированные расходы, что не зависят от объема производства или продаж. Например, аренда офиса и зарплаты сотрудников. Переменные затраты меняются пропорционально объему выпускаемой продукции или продаж. К ним, в частности, относят расходы на закупку готовых товаров или приобретение сырья, на доставку и электроэнергию.
Также можно поделить расходы на прямые и косвенные, говорит Еловков. Прямые — это те, что можно учесть непосредственно в себестоимости продукта: например, сдельная оплата работника, закупка сырья или товара для перепродажи. Косвенные — это все, что не связано напрямую с продуктом: зарплата управленцев и расходы на рекламу. Если нужно сокращать расходы, в первую очередь лучше обратить внимание на косвенные, рекомендует эксперт.
Внутри этих больших групп объедините однотипные расходы в более мелкие категории. Например, ручки, бумага для принтера, степлеры, скобы для степлеров и прочее — «канцелярия». Главное — не увлекаться укрупнением, подчеркивает Артемов. Объемные категории усложняют детальный анализ и поиск способов оптимизации. Кроме того, часто предприниматели «сгружают» непонятные и разовые затраты в категорию «прочее», и со временем там накапливается существенная сумма. Но из-за недостаточной детализации руководитель не понимает, как сократить расходы.
Расставить приоритеты. Теперь каждой категории нужно присвоить статус важности. Например, можно использовать пятибалльную шкалу, где 1 — очень важные, а 5 — необязательные, говорит Артемов.
В важные попадут закупка сырья, материалов, зарплата сотрудников — все, без чего предприятие не может работать. В необязательные включите то, что не влияет на прибыль. Часто это расходы, которые возникли из-за трендов на рынке, например использование нового ПО, которое в итоге не повлияло на процессы.
Определить, какие затраты сократить. Уделите время каждой статье расходов и оцените, можно ли ее урезать без ущерба для бизнеса — переехать в офис подешевле, снять склад поменьше. Примите решение: убрать эту статью полностью, частично сократить или вообще не трогать. Помочь в этом могут ответы на вопросы: «Обеспечивают ли эти расходы непосредственную прибыль?», «Можно ли их уменьшить без значительного влияния на бизнес?», «Существуют ли более эффективные альтернативы?» Начинайте анализ с самых важных категорий.
Запланировать сокращение расходов. Установив категории трат, над которыми следует поработать, составьте пошаговый план действий и прогноз будущих финансовых результатов компании с учетом коррекции расходов, рекомендует Филимонова. Зафиксируйте сроки, в которые планируете добиться сокращения трат, и назначьте ответственных, добавляет Артемов. Не хватайтесь за все сразу — двигайтесь от самых приоритетных задач к менее срочным, иначе можете не справиться, предупреждает эксперт. Важно также продолжать вести отчетность и следить за динамикой расходов: оптимизация требует постоянного контроля.
Универсальные способы сокращения издержек
Сокращение затрат — индивидуальный процесс, меры и шаги зависят от особенностей отрасли и конкретного предприятия, говорит Артемов. Но если после анализа расходов вы так и не придумали, за что взяться, есть несколько универсальных лайфхаков, которые можно адаптировать для любого бизнеса.
Пересмотреть ассортимент. В ассортименте могут быть товары, которые продаются в ноль или с убытком, отмечает Артемов. Если отказаться от них, сократятся расходы на закупки и увеличится прибыль. Чтобы понять, какие товары неэффективны, проводите АВС-анализ. Его суть в том, чтобы отранжировать позиции с точки зрения вклада в общую прибыльность. Если в ассортименте 10—20 позиций, это можно делать в Excel по отчетам о продажах. Если работаете с 20 и более товарами, переводите управленческий учет в автоматизированный сервис. В некоторых программах АВС-анализ — постоянная функция, которая показывает результаты в режиме реального времени. Например, в сервисах «Мой склад» или «КУБ24».
Оптимизировать трудозатраты сотрудников. Расходы на сотрудников не ограничиваются зарплатой — бизнес платит за них НДФЛ и страховые взносы. Поэтому неэффективное использование времени и труда сотрудников может обходиться компании дорого. Если в компании есть кадры с неполной загруженностью или периодическими задачами, стоит подумать над их сокращением, советует Артемов. Освободившиеся обязанности делегируйте на аутсорсинг или фрилансерам — здесь с оплаты не нужно платить налоги и взносы.
Можно также поработать над повышением эффективности работников — пересмотреть расписание, перераспределить задачи или заняться обучением сотрудников для повышения их производительности, предлагает Никитина. Оптимизировать расходы на оплату труда поможет грамотная система мотивации, добавляет Еловков. Премии и бонусы должны быть действительно за дело — их нужно привязывать к конкретным показателям, которые влияют на прибыль бизнеса, особенно для тех сотрудников, кто создает и продает продукцию. Например, на производстве можно ввести премии за выпуск изделий без брака, а в продажах — за количество сделок, объем выручки и отсутствие рекламаций, поясняет эксперт.
Сделать маркетинг эффективнее. Полностью сокращать расходы на маркетинг нельзя. Это важный канал привлечения спроса, говорит Еловков. Отказавшись от рекламы, можно остаться без продаж и клиентов. Но все траты должны быть продуманы: надо считать эффективность и отдачу от рекламы и вовремя убирать нерабочие инструменты. Начните собирать аналитику для улучшения целевых рекламных кампаний и сосредоточьтесь на каналах, которые дают лучший коэффициент рентабельности, рекомендует Никитина.
«У одного из моих клиентов расход на маркетинг и ФОТ съедал большую часть прибыли и достигал 3 000 000 ₽. После анализа расходов оказалось, что настройка личного кабинета по рекламе была некорректной и бизнес впустую тратил около миллиона в месяц. Приняли решение нанять на аутсорс опытного маркетолога и стали тщательно следить за бюджетом и конверсиями. В итоге у нас получилось увеличить оборот на 20%, снизив расход на маркетинг на 500 000 ₽. Расходная часть по ФОТ оказалась существенно раздута при входе клиента в работу. Оценили нагрузку сотрудников и поняли, что некоторые из них не задействованы на полную мощность, хотя получают ежемесячный фиксированный оклад. Решение — перетряхнули мотивацию и перевели работников на премиальную часть с KPI, привязанным к влиянию на прибыль. Это помогло оптимизировать одну из самых существенных статей расходов. А ведь изначально собственник считал, что у него все хорошо, только прибыль куда-то спряталась».
Надежда Филимонова
Финансовый директор аутсорсинговой компании «Нескучные финансы»
Поискать новых поставщиков. Долгосрочные отношения с поставщиками погружают в зону комфорта, предупреждает эксперт «Контур.Эльбы». Кажется, что работаете на лучших условиях, нет смысла искать новых партнеров, и навык находить и заключать выгодные сделки притупляется. Но одна из задач руководителя — регулярно искать альтернативы. Необязательно для того, чтобы заменить поставщиков. Важно держать руку на пульсе и понимать, что происходит на вашем рынке, говорит эксперт. Если найдете более выгодные условия, это станет аргументом в переговорах с действующими поставщиками. А если не удастся договориться о снижении цен или скидках, обсудите партнерство с другими компаниями.
При рассмотрении новых поставщиков важно не пытаться сэкономить на закупках сырья или товаров более низкого качества, подчеркнул Артемов. В краткосрочной перспективе это может сократить траты, в долгосрочной — негативно скажется на репутации и всем бизнесе.
Провести налоговый аудит. Бизнес, особенно небольшой, имеет законную возможность уменьшать свои налоги с помощью нескольких инструментов. В первую очередь убедитесь, что вы выбрали оптимальный налоговый режим, говорит Моргунова. Если доход вашей компании в 2024 году ниже 265,8 млн рублей, а штат меньше 130 человек, вам доступна упрощенная система налогообложения, УСН. Применение упрощенки освобождает от уплаты НДС, налога на прибыль и НДФЛ с предпринимательских доходов — вместо них платится единый налог с доходов.
Есть два вида УСН: «Доходы» и «Доходы минус расходы». В первом случае налоговая ставка составляет до 6% от доходов, а во втором — до 15% с прибыли. Регионы вправе снизить ставку для всех или отдельных сфер бизнеса. К примеру, ставка налога при УСН в Крыму для всех — 4%. Показатель для своего региона можно проверить на сайте налоговой службы. Есть нюанс: если с начала 2024 года компания заработает больше 199,35 млн рублей, ставки вырастут. На системе «Доходы» — с 6 до 8%, а на системе «Доходы минус расходы» — с 15 до 20%. Регионы понижать эти ставки не могут. С 2025 года эти повышенные ставки отменяются, но бизнес на УСН с годовым доходом свыше 60 млн рублей будет платить НДС.
Небольшие компании, оказывающие услуги, чаще всего применяют УСН с объектом налогообложения «Доходы», рассказывает Моргунова. Эту же систему налогообложения выбирают предприятия, которые не могут документально подтвердить свои расходы.
Вариант «Доходы минус расходы» целесообразен, если доля расходов в общем объеме выручки превышает 60%. Эту систему обычно выбирают торговые компании, которые имеют постоянную расходную часть в виде товаров, добавляет соосновательница бухгалтерского аутсорсинга «Мое дело». Но здесь важно учитывать, что все расходы должны быть документально подтверждены, иначе налоговые органы их не примут.
ИП также могут оптимизировать налоговые платежи, совмещая УСН с патентом: одни виды деятельности вести на упрощенке, другие — на патенте, отмечает Суворова. Для дополнительной экономии она рекомендует использовать доступные налоговые льготы. Например, в некоторых регионах ИП, зарегистрированные впервые, могут воспользоваться налоговыми каникулами и работать по нулевой ставке до конца этого года.
Кроме того, компании из реестра МСП могут платить страховые взносы за сотрудников по ставке 30% в пределах МРОТ и по ставке 15% — свыше МРОТ. Для остального бизнеса действует универсальная ставка 30%. В определенных сферах, таких как ИТ, образование и медицина, компании могут снизить страховые взносы до 7,6%. Наконец, важно грамотно управлять налоговой базой: убытки прошлых лет можно переносить на будущие периоды, а НДС уменьшать за счет корректно оформленных вычетов, напоминает Суворова.
Автоматизировать бизнес-процессы. Передача рутинных задач специальному ПО снижает затраты на труд и уменьшает количество ошибок, поясняет Никитина. Автоматизация процессов сократит расходы на наем персонала, оборудование рабочих мест и решит проблемы с отсутствием нужных сотрудников на рынке труда, отмечает Моргунова. Но здесь важно помнить, что на начальном этапе процессы автоматизации потребуют расходов на их разработку и внедрение, и простая передача задач на аутсорсинг в некоторых случаях может быть выгоднее, предупреждает соосновательница бухгалтерского аутсорсинга «Мое дело».
Одно из самых полезных ПО для бизнеса — система управления складом, говорит Артемов. Она помогает предприятиям управлять запасами, закупками и поставками и отслеживать их. Когда контроль за запасами неэффективен, это грозит одним из двух последствий: либо склад окажется перегружен товарами, либо продукции там будет недостаточно. В первом случае бизнес тратит лишние деньги на аренду складских помещений, а во втором — срывает сроки отгрузок покупателям и теряет репутацию, из-за чего снижается количество повторных заказов и вынужденно растут траты на рекламу. Если наладить управление запасами и закупать товары или сырье согласно спросу или производственным потребностям, решатся обе проблемы, резюмирует эксперт «Контур.Эльбы».
С автоматизацией бизнеса хорошо помогает онлайн-бухгалтерия, добавил он. Она позволяет предпринимателю самостоятельно, без помощи аутсорса справляться со сдачей отчетов, уплатой налогов и взносов, контролем финансов, товаров, подготовкой документов. Часто в сервисах есть интеграция с банками, поэтому все сделки считаются автоматически.
Еще один способ сэкономить на бухгалтерии — ввести автоматизированный контроль за расходами сотрудников. Например, этой осенью клиентам Т-Банка стала доступна система управления расходами компании по бизнес-картам на корпоративные нужды. Компании ежемесячно выдают сотрудникам не меньше 10 млрд рублей наличными под отчет — это требует оформления множества документов, включая приказы, заявления и договоры. Использование бизнес-карты освобождает от необходимости ведения бумажного документооборота при выдаче денег благодаря автоматическому добавлению чеков ко всем покупкам.
Если удачный способ оптимизировать расходы самостоятельно найти не удалось, передайте эту задачу на аутсорс, рекомендует Филимонова. Опытные специалисты вместе с руководителями оценят каждую категорию затрат и ее важность, используя специализированные инструменты и техники. Подобрав решение по оптимизации, аутсорсинговая компания будет контролировать процесс: назначит сотрудников, ответственных за результат, пропишет вместе с ними дорожную карту и установит сроки выполнения по каждой задаче.
Главное
- Вести финансовый учет полезно любой компании: он помогает принимать обоснованные решения и находить расходы, которые можно сократить без ущерба для бизнеса.
- Чтобы отследить все траты компании, соберите отчеты о прибылях и убытках за несколько месяцев, сгруппируйте расходы и присвойте каждой категории свой статус важности. Затем пройдитесь по всем статьям трат и оцените, какие из них можно сократить, какие исключить полностью, а какие лучше не трогать.
- Эксперты советуют несколько универсальных лайфхаков, которые помогут сделать эффективнее расходы любого бизнеса. Среди них — оптимизация трудозатрат сотрудников, пересмотр ассортимента товаров и поставщиков, повышение эффективности маркетинга, автоматизация бизнес-процессов и налоговый аудит.
Поделитесь кейсом успешной оптимизации расходов в вашей компании.