Возврат покупателю по онлайн-кассе: как это сделать

Если покупатель принес товар обратно в магазин, по закону продавец должен принять товар и вернуть ему деньги. Сдать обратно можно как товар с браком, так и хорошего качества, который не подошел.

Продавец должен знать, какие документы нужны и как пробить чек на возврат. Мы подготовили инструкцию, как сделать возврат по онлайн-кассе.

Инструкция будет полезна бизнесу, чтобы определиться, когда магазин обязан сделать возврат, а когда может отказать покупателю. А еще ее можно отправить продавцам, чтобы они разобрались, как правильно оформлять возврат на месте. Инструкция написана для офлайн-точки и не подойдет для онлайн-магазинов.

Когда покупатель может вернуть товар по закону

1. С момента покупки прошло не больше 14 дней. Позже вернуть товар нельзя.
2. Товарный вид в порядке — видно, что товаром не пользовались: упаковка может быть повреждена, но нет следов эксплуатации, сохранена комплектация.
3. Есть доказательства покупки именно в этом магазине: сохранен чек оплаты товара. Если чека нет, установить дату и место покупки можно, например, по транзакции с банковской карты.
4. Товар не входит в перечень товаров, которые нельзя вернуть или обменять.
5. Товар не входит в список технически сложных товаров.

• вернуть такой товар и получить деньги обратно;
• требовать от продавца уменьшить цену соразмерно недостаткам товара и вернуть часть денег;
• потребовать его замены на качественный;
• потребовать ремонта товара.

Например, платье, которое разошлось по шву, или обувь, где отклеилась подошва.

После того как гарантийный срок или срок службы истек, вернуть бракованный товар нельзя.

После 15 дней такие товары можно отремонтировать за счет продавца или заменить на исправные.

Сдать исправные технически сложные товары нельзя. Например, если покупатель понял, что ему неудобно пользоваться ноутбуком или телевизор не того размера, который был нужен.

Что нужно, чтобы сделать возврат

Алгоритм действий сотрудника розничного магазина при возврате товара такой.

Рассмотрим такой пример: Мария купила сумку, пришла домой и увидела, что она не подходит по цвету к туфлям. Качественную сумку по закону можно вернуть в течение 14 дней со дня покупки. Мария купила ее 15 июня, а сдала обратно в магазин 16 июня, значит, продавец должен вернуть за нее деньги.

Подробно разберем каждый шаг.

Покупатель заполняет заявление на возврат товара. В нем указывает свои ФИО, наименование товара, причину возврата, цену товара и номер чека.

По закону заявление не обязательно, но налоговые инспекторы рекомендуют его брать, чтобы доказать: вы действительно вернули деньги за товар реальному человеку, а не просто «скрутили» выручку на кассовом аппарате.

Решение о возврате денег принимает ИП, директор компании или другое уполномоченное лицо, например замдиректора или старший продавец, и ставит отметку об этом на заявлении.

Продавец принимает заявление и на кассе формирует чек на возврат. Если покупатель возвращает некачественный товар, то сначала продавец может провести за свой счет экспертизу. Если экспертиза подтвердит брак, продавец должен оформить возврат товара и вернуть деньги.

Экспертизу проводить не обязательно — это остается на усмотрение бизнеса. Если видно, что у товара заводской брак — например, подошва у кроссовок отвалилась в течение 10 дней после покупки, деньги можно вернуть и без затрат на экспертизу. Но если вам кажется, что брака нет, а покупатель настаивает на обратном, экспертиза может помочь выяснить, кто прав и стоит ли оформлять возврат.

Чек с признаком «Возврат прихода» выглядит так:

Каждая касса формирует чек с признаком «Возврат прихода» по-разному. Чтобы узнать, как это сделать на вашем аппарате, найдите в инструкции к своей ККТ раздел «Как оформить возврат».

Продавец заполняет накладную на возврат. Неважно, какой товар возвращает покупатель: качественный или некачественный. Накладная подтвердит, что товар приняли, а деньги вернули.

Форму накладной продавец разрабатывает сам. Накладную надо составить в двух экземплярах, подписать оба у покупателя и передать ему один экземпляр.

После того как покупатель подписал накладную на возврат, нужно вернуть деньги.

Продавец возвращает деньги за товар. Если товар оплатили банковской картой, деньги перечисляют на любую банковскую карту покупателя — не обязательно использовать ту, которой клиент рассчитывался при покупке. Если товар оплачен наличными, деньги можно вернуть из кассы или перечислить на банковскую карту покупателя:

• в течение трех дней — для качественного товара;
• в течение десяти дней — для товара с дефектами.

Срок в обоих случаях отсчитывается с того дня, когда покупатель написал заявление на возврат.

Если в онлайн-кассе не хватает наличных для возврата, магазин может снять деньги с расчетного счета и внести в кассу, но это поддерживают не все модели ККТ. Главное — не нарушить срок возврата: три и десять дней.

Можно отложить расчет до появления денег в кассе — на это дается десять дней. Но если в этот срок продавец не успеет вернуть деньги, он обязан заплатить покупателю пени за задержку.

Как оформить чек на возврат по онлайн-кассе

На любом кассовом аппарате при возврате товара чек всегда печатается с признаком «Возврат прихода». Оформление возврата зависит от ситуации. В каждом случае есть нюансы. Разберемся, как оформить возврат покупателю по онлайн-кассе в частых случаях:

• частичный возврат день в день;
• полный возврат;
• частичная замена;
• возврат маркированного товара;
• возврат предоплаты за товар;
• возврат товара, который оплатили сертификатом;
• возврат товара, если оплатили с доставкой.

Частичный возврат день в день. Иван оплатил на кассе детские игрушки и только после заметил, что продавец вместо двух товаров пробил три. Нужно убрать из чека лишний товар и вернуть переплату.

Если ошибся в цене или количестве товара в чеке, обычным чеком продавец оформляет возврат так:

1. Выбивает чек «Возврат прихода» на всю сумму.
2. Выбивает новый правильный чек на покупку, отдает его покупателю и возвращает переплату. Никаких документов от покупателя не надо.
3. Составляет служебную записку. В ней пишет, какой именно чек был оформлен неверно и что были напечатаны еще два чека — «Возврат прихода» и новый «Приход».

Если у вашей ККТ формат фискальных данных 1.1, посмотрите в инструкции к ней, как оформить чеки коррекции.

Полный возврат. Маша купила летнюю шляпу, но примерила дома еще раз и поняла, что она мала. Маше решила вернуть шляпу в магазин.

Если покупатель хочет вернуть товар полностью, то процедура во всех случаях одинаковая: и если он придет через неделю, и если он передумал на кассе, но уже оплатил товар. Подробно об этом писали в предыдущем разделе: покупатель пишет заявление на возврат, продавец составляет накладную, формирует чек на возврат и возвращает деньги.

Частичный возврат. Аня купила несколько светильников и уже дома поняла, что один с заводским дефектом и не включается. Она хочет обменять неисправный светильник, но такого товара в магазине больше нет, поэтому продавец должен вернуть ей деньги.

Если нужно заменить одну позицию в чеке, продавец печатает чек с признаком расчета «Возврат прихода» на один товар, который нужно вернуть. В сумме чека указывает сумму за товар, которую возвращает покупателю.

Саша вернул обувь без коробки, на которую была нанесена маркировка, или код есть, но поврежден. В ситуации, когда код маркировки не сохранился, можно его не указывать в чеке при возврате.

Чтобы после возврата выставить такой товар на продажу, продавец должен получить новый маркировочный код и ввести его в оборот. Для этого через программу, которую он использует для маркировки, нужно запросить новый код в системе «Честный знак».

Возврат предоплаты за товар. Ивановы решили купить мебель. При заключении договора в магазине они оплатили 30% от стоимости мебели, остальное — в течение двух недель. В магазине им озвучили срок изготовления — месяц. Сроки поставки вышли, а мебель так и не привезли. Ивановы решили заказать мебель в другом месте, а в этом магазине — вернуть деньги.

Для уточнения того, что покупатель внес предоплату, а товар еще не получил, в чеке есть дополнительный реквизит «Признак способа расчета».

При возврате нужно действовать в зависимости от того, полная была предоплата или нет:

1. Если была частичная предоплата, продавец оформляет возврат так: в чеке указывает «Возврат прихода», а в сумме расчета — предоплату.
2. Если предоплата была двумя частями, значит, продавец пробил два чека на предоплату с признаком способа расчета «Предоплата». В этом случае возврат денег надо оформить одним чеком. В чеке на возврат продавец указывает «Возврат прихода», признак способа расчета — «Предоплата 100%», а в сумме расчета — полную сумму предоплаты.
3. Если была полная предоплата одним чеком, то продавец пробивает чек с реквизитом способа расчета «Предоплата 100%», а возврат оформляет чеком с признаком «Возврат прихода».

Возврат товара, купленного в кредит. Алла увидела в магазине ковер нужного цвета. Денег для покупки не хватило, и она купила вещь в кредит с первоначальным взносом. По онлайн-кассе это проходит как продажа с частичной оплатой и постоплатой в кредит. Когда Алла привезла ковер домой, его цвет не подошел к интерьеру. Алла вынуждена вернуть товар в магазин.

Чек на возврат будет таким:

Возврат товара, оплаченного сертификатом. Надежде подарили сертификат в магазин кожаных аксессуаров. Она купила пояс, который через несколько дней треснул. Пришлось сдать его в магазин.

Продавец распечатает чек возврата, в реквизитах которого укажет:

• признак расчета — «Полный расчет»;
• сумма расчета — стоимость товара;
• форма оплаты — наличная или безналичная в зависимости от того, как он вернул деньги покупателю.

Возврат товара, если оплатили с доставкой. Антон заказал домой офисное кресло для работы. Но у кресла оказался конструктивный брак, поэтому собрать его невозможно. Антон позвонил в магазин и попросил забрать бракованный товар.

В чеке на приход товар и доставка должны быть оформлены отдельно.

Чек на возврат будет выглядеть так:

Главное

1. Покупатель может вернуть как бракованный, так и качественный товар.
2. Качественный товар, если он не входит в перечень товаров, которые не подлежат обмену и возврату, можно вернуть в течение 14 дней после покупки: без следов использования и с подтверждением покупки в этом магазине — например, чеком.
3. Бракованные технически сложные товары покупатель может вернуть только в течение 15 дней с момента покупки.
4. Возврат происходит так: покупатель пишет заявление, продавец принимает заявление, пробивает на онлайн-кассе чек возврата, оформляет накладную на возврат, забирает товар и возвращает деньги.
5. На любой кассе можно выбить чек возврата. Как это сделать на конкретной кассе — посмотрите в инструкции к ней.
6. Схема оформления чека на возврат зависит от того, как и когда покупатель оплачивал покупку.