Без режима дня предпринимателю трудно развивать бизнес — приходится разрываться между работой и домом, разгребать внезапно свалившиеся задачи, нарушать режим сна, откладывать на потом здоровый образ жизни. Алексей Волков, совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools, сталкивался с такими проблемами, но смог их решить — организовал свой рабочий день и помогает это делать другим как коуч. В статье — реальный опыт планирования, методики и инструменты.
Что мешает планировать
Бывало ли у вас такое: решили с понедельника планировать рабочий день, чтобы все успевать. Проснулись с утра, взглянули на список задач — и потянуло еще полежать полчасика. Собрались, пошли по списку — и вдруг начали прилетать звонки, сообщения, внеплановые задачи. Весь день занят чем-то другим, по плану почти не продвинулись. Дела переезжают на вторник, а там и слотов под них нет.
Это нормально — и это не значит, что самодисциплина и планирование не для вас. Возможно, у вас еще не подготовлена почва. Например, чтобы успешно планировать день, нужно:
- расставлять приоритеты;
- оценивать риски;
- следить за временем;
- делегировать;
- учитывать личностные особенности;
- успевать восстанавливать силы.
Рассмотрим эти моменты подробнее. Если чувствуете, что все это у вас есть, а дела все равно не движутся, возможно, дело в прокрастинации или неудачной методике. О методиках расскажем дальше, а о симптомах, причинах и способах борьбы с саботажем задач читайте в статье по ссылке на полях.
❌ Неверная расстановка приоритетов. Человек не знает, за какие дела браться в первую очередь, а за какие — во вторую. Может оказаться, что он делает сначала неважное, хотя это может подождать, а важное — не успевает.
✅ Решение — ранжировать дела по приоритетности. Хотя бы на уровне «сделать срочно» и «можно отложить».
«Для приоритизации своих задач я использую два фильтра: „критически важно сделать“ и „не забыть сделать“.
Для первого определяю критерии важности — у меня это все, что связано с деньгами, например оплата счетов, и обязательства перед клиентами: если обещал, то нужно сделать. Задачи из первого фильтра делаю в первую очередь.
Для второго фильтра, „не забыть сделать“, применяю методологию занесения всех задач в список и ревизии. Когда приходит задача, я записываю ее в список, а когда основные задачи сделаны, возвращаюсь к списку и начиная с конца расставляю приоритет важности задачам — на каждую трачу не более двух минут. Далее переношу задачи в список основных».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
❌ Неадекватная оценка рисков. Эта проблема связана с предыдущей: при расстановке приоритетов люди часто представляют ужасные последствия, которые могут произойти, если задачу не выполнить, — и из-за этого пытаются закончить ее во что бы то ни стало.
Из-за неадекватной оценки рисков в первую очередь делаются неважные задачи, а на важные может не остаться сил.
✅ Решение — узнавать, есть ли у задачи срок, какой именно и что будет, если он сорвется.
«В русской культуре есть восприятие срочной задачи как внезапной, безотлагательной, критически важной. На самом деле срочная — это задача „к сроку“. Например, когда клиент говорит „у меня срочная задача“, семантически ему можно ответить: „Здорово, сделаю через год, потому что я назначил такой срок“.
Важно понимать, какие обстоятельства заставляют клиента называть задачу срочной: внешние обязательства, которые перенести нельзя, или что-то другое. К внешним обязательствам относятся ситуации вроде отправления поезда — если не прийти на вокзал вовремя, поезд уедет без вас. Все остальное переносить по срокам можно. Даже уплату налогов: у государства есть платная услуга переноса уплаты налогов, только она почему-то называется „штраф“. Вопрос восприятия».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
❌ Игнорирование личностных особенностей. Каждый человек работает с разной скоростью — быстрее или медленнее. Если не знать свои особенности, есть риск ошибиться в плане дня. Скажем, поставить задачу прописать текст для чат-бота на вторник, хотя на деле на это нужно три дня.
✅ Решение — наблюдать за процессом работы и замечать, как он происходит.
«У нас в агентстве стояли тайм-трекеры — мы с помощью программы отслеживали, что сотрудники работают над конкретной задачей, и руководитель пытался нормировать людей, за сколько времени они должны эти задачи сделать.
Сначала мы ставили исполнителям жесткие дедлайны. При расчете времени ориентировались на себя: если я, опытный специалист, делаю такое задание за 5 минут, то новичок сделает за 10 — мы закладывали в два раза превышение по времени. Это не сработало, сотрудники продолжали срывать сроки.
Тогда мы решили пойти другим путем и понаблюдать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение одинаковых задач. Результаты оказались поразительными: разница между самым быстрым и самым медленным была в 10 раз. Если бы я ориентировался на производительность самого быстрого сотрудника, поручая задачу самому медленному, ничего, кроме стресса, я бы взамен не получил. Теперь при распределении задач и планировании времени мы ориентируемся на индивидуальные особенности наших исполнителей».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
❌ Неверная оценка времени. Людям сложно заранее оценить время, которое им потребуется на выполнение задачи, даже если они выполняли что-то похожее раньше. Если дизайнер обрабатывает картинку за час, восемь картинок будут готовы через восемь часов, к концу дня? А если онлайн-встреча с командой длится 50 минут, значит, за день вы можете провести восемь таких встреч?
Если считать таким методом, не удастся сделать и половины. После встречи хочется выдохнуть, пройтись, осмыслить произошедшее, выпить кофе, морально подготовиться к следующей встрече. Десяти минут перерыва не хватит, придется отменять или переносить созвоны.
✅ Решение — закладывать на задачу минимум в два раза больше времени, чем кажется.
«Часто при планировании времени люди игнорируют этапы размышлений о задаче и усвоения информации и считают только часы, в которые они что-то „делают“ — пишут код, текст, ведут переговоры и так далее. При планировании нужно закладывать время на отвлечения — так получится планировать точнее и не психовать, если задачи не делаются в срок».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
❌ Отказ от делегирования. Человек стремится все задачи выполнить сам — он устает, испытывает стресс, из-за этого страдает качество и сроки.
✅ Решение — научиться передавать часть задач подчиненным.
Для начала достаточно научиться разделять дела на рутинные и стратегические. Первые отдавать сотрудникам, а вторыми заниматься самостоятельно. Еще можно разработать систему оценки работы — понятные критерии, что хорошо, а что плохо. Так сотрудникам будет проще держать одинаковый уровень качества выполнения задач.
❌ Работа без отпуска. Человек может чувствовать себя обязанным работать как можно больше, не тратить время на отдых и хобби. Это приводит к выгоранию — браться за задачи все труднее, даже самые маленькие планы не выполняются.
✅ Решение — закладывать время на личные дела и не забывать отдыхать. В статье рассказали, что нужно сделать, чтобы поставить бизнес на паузу.
Как составить эффективный распорядок дня
В этом разделе — о трех самых популярных методиках планирования. Изучите каждую, чтобы понять, как составить удобный план на день.
Метод Марка Форстера. Британский коуч и автор книг о тайм-менеджменте предлагает все успевать, откладывая задачи на завтра.
«Успешные люди всегда двигаются вперед благодаря тому, что делают дела по очереди, доводят до ума каждый проект, а затем переходят к следующей задаче»
Принципы Форстера:
- Четко представлять себе цель. Например, определить, что следующий шаг развития бизнеса — выход на маркетплейсы.
- Делать дела по очереди. Первая задача — узнать условия работы с разными площадками. Вторая — составить сравнительную таблицу условий. Третья — оценить, какие из них подходят больше.
- Работать понемногу, но часто. Скажем, в первой половине дня закладывать три часа на задачи с планированием и документированием с перерывами, потом заниматься личными делами, например спортом, а во второй половине дня провести несколько встреч или переговоров.
- Вести закрытые списки. С вечера составлять план дел на утро — пообщаться с менеджером Ozon, изучить договор, проверить наличие товара, поставить задачи на изготовление товара и так далее. Все новые задачи не прерывают текущие дела, а переходят на завтра, в новый закрытый список.
Метод Катерины Ленгольд. Предпринимательница и инвестор разработала систему планирования личных дел на основе гибкой методологии Agile и создала ежедневники, которые помогают ей следовать.
«Наше предназначение в течение жизни меняется. Мой принцип — регулярно пробовать новое, делать это с полной самоотдачей и внимательно прислушиваться к себе. А не тратить время на выполнение „большой цели“»
Принципы Ленгольд:
- Отдавать приоритет краткосрочному планированию. Например, производитель конфет может поставить три главные цели на девять недель: найти ассистента для общения с партнерами и клиентами, подготовить партию шоколада к сезону, проследить и проанализировать продажи — какие каналы работают, а какие нет и почему.
- Ставить три приоритетные задачи дня. Ежедневно в начале дня нужно выполнить три главные задачи. Например, пообщаться с десятью соискателями, выгрузить статистику продаж из CRM-системы, заказать 100 единиц упаковки. А в остальное время заниматься рутиной.
- Подводить итоги в конце дня, в конце недели и в конце девяти недель или спринта. Важно фиксировать, каких целей удалось достичь, каких нет и почему. Например, пообщались только с тремя кандидатами, а с остальными нет, потому что уже нашли подходящего сотрудника. Статистику выгрузили в Эксель. Упаковку не заказали, так как поставщик увеличил цены. Подведение итогов поможет корректнее спланировать следующий этап, например заложить больше времени на задачи.
Метод Стивена Кови. Американский консультант по организационному планированию, блогер и оратор написал популярную книгу о том, как распределять время.
«Эффективность заключается в равновесии — в том, что я называю Р/РС-балансом, где Р — желаемый результат, а РС — ресурсы и средства, позволяющие результат получить»
Принципы Кови:
- Быть проактивным. Например, проанализировать цепочку продаж и выяснить, где процесс ломается: возможно, сотрудники долго отвечают на звонок или у них нет скрипта для разговора.
- Думать о конечной цели. Например, цель — увеличить среднее время ответа на звонок до 15 секунд. Это составная цель, которую можно разбить на конкретные шаги: «провести разговор с сотрудниками», «установить трекеры времени», «добавить автоответ чат-бота». Так мозг будет точно понимать, что, зачем и к какому сроку нужно сделать, — планировать станет проще.
- Сначала делать важное. Если решать проблемы по мере поступления, важное может затеряться и утонуть в рутине. Определить приоритет поможет система четырех квадратов — разделение задач на срочные и важные, неважные и срочные, важные и несрочные, несрочные и неважные.
Составили подборку книг о тайм-менеджменте с эффективными практиками, которые помогут подружиться с календарем и расставить приоритеты.
Полезные инструменты для организации времени
Есть пять простых инструментов, которые помогают в планировании:
- таймер;
- блокировка уведомлений;
- инструмент для заметок;
- планировщик задач «Таймстрайп»;
- Agile-ежедневники.
Таймер. Показывает, сколько времени уходит на задачу. Можно использовать приложения на телефоне или кухонные варианты.
«Таймер — важнейший инструмент, который помогает мне планировать время и контролировать, сколько минут я трачу на задачу.
Например, я решил оптимизировать время на бритье — для этого заменил обычную бритву триммером и поставил таймер на две минуты. Процесс бритья в них укладывался, но я не учел дополнительных действий — пришлось потратить 30 секунд на то, чтобы умыть лицо и протереть его полотенцем. Погрешность планирования — 25%.
В жизни мы постоянно ошибаемся из-за таких вещей. Если запланировать 16 получасовых дел на восьмичасовой рабочий день, их точно не получится сделать — так как не учтены отвлекающие факторы. Всегда нужно закладывать время с запасом — минимум половина минут от номинала».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
Отключение уведомлений в мессенджерах. Если на телефоне постоянно появляются уведомления о новых сообщениях, это отвлекает и снижает продуктивность. Уведомления лучше отключить — это можно сделать в настройках гаджетов.
«Я руководствуюсь принципом „вас невозможно отвлечь, если вас невозможно найти“. Считаю, что большая часть общения в мессенджерах бесполезна, и не хочу тратить на нее много времени. Периодически блокирую Телеграм, чтобы он не обновлялся: включаю неработающий прокси — и сообщения не приходят.
Еще один инструмент — группировка. Например, добавить все контакты и чаты по работе в одну группу „Работа“ — так получится заметить важное и проигнорировать лишнее».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
Листки с задачами. Чтобы не забыть включить задачу в план, ее сперва нужно записать. Для этого подойдет лист в блокноте, доска для записей или отдельный листок.
Блокнот позволяет увидеть полную картину, но большой список вызывает тревожность — из-за этого можно схватиться за мелкие задачи, чтобы скорее уменьшить перечень. Получается, что время тратится не на важные задачи, а на простые. Если замечали за собой что-то подобное, попробуйте записывать задачи на отдельные листочки, распределять их по важности и просматривать по очереди.
Планировщик задач «Таймстрайп». В сервисе можно составлять списки задач и указывать, как они связаны со стратегическими целями — на неделю, месяц или целую жизнь.
Особенность Таймстрайпа в том, что он визуализирует жизнь человека — сколько лет ему осталось до даты предполагаемой смерти. Так наглядно можно прочувствовать быстротечность времени, появляется мотивация ставить по-настоящему важные цели.
«Главное в организации дня — не забывать про стратегические цели. Среди моих есть несколько важных: например, наследие, передача опыта другим людям — поэтому я и готов быть экспертом для статей.
Вторая цель — научиться зарабатывать деньги не перерабатывая. У меня проблемы с перфекционизмом, я постоянно из-за этого страдаю. Преодолеть эту проблему помогает автоматизация, упрощения.
Третья цель — выстроить бизнес так, чтобы он приносил прибыль и не развалился, если я выйду из операционки.
Для меня это три главные цели в жизни, я опираюсь на них, когда определяю важность задачи и планирую дела. Если я смогу их выполнить, буду красавчиком».
Алексей Волков
Совладелец агентства интернет-маркетинга Digital.Tools
Agile-ежедневники. Это продукт, который разработала Екатерина Ленгольд. В его основе — постановка трех целей на девятинедельный спринт, разбивка их на этапы и отслеживание прогресса каждую неделю.
Как использовать Agile-планирование в бизнесе, рассказали в отдельной статье.
Примеры распорядка дня
Оговоримся сразу: не существует идеального распорядка дня, примеры, которые мы приведем, — тому подтверждение. Мы изучили открытые источники и узнали, из чего состоит день Илона Маска и Марка Цукерберга. Показываем, насколько по-разному может выглядеть идеальное планирование разных людей.
Главный вывод — каждому подходят разные режимы, не стоит перенимать чью-то модель, возможно, она не для вас. Одним комфортно работать 400 часов в месяц без выгорания, для других норма — 120 часов работы, а все остальное время посвящать семье и хобби. Кто-то крепко спит всю ночь, а кто-то делит сон на две части — часть спит ночью, часть днем. Все эти модели допустимы, неправильных нет. Экспериментируйте, наблюдайте за самочувствием, и постепенно построите свой идеальный день.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
А как вы планируете задачи? Поделитесь любимыми инструментами в комментариях
Отличная статья, спасибо
Супппер .малацы.работаите.Но я дажэ бонусы невижу.