Письмо ФНС от 02.03.2010 № 3-2-09/34 — как организации подтвердить расходы для налога на прибыль, если их оплатил работник без доверенности

Налоговая служба разъяснила: если работник оплатил услуги организации без доверенности от нее, этот расход можно учесть при расчете налога на прибыль с помощью кассового чека или документа об оплате, который выдают продавцы, имеющие право не применять ККТ. Например, ИП с патентом на отдельные виды деятельности.

В таком документе должны быть указаны: наименование, номер и дата его выдачи, наименование и количество товаров, сумма оплаты, а также информация о том, кто выдал документ — ФИО ИП и его ИНН, должность, фамилия, инициалы и подпись работника, принявшего деньги.

Вопрос: Работник произвел необходимые для организации расходы (оплатил услуги), не имея доверенности от организации. Как должны быть оформлены документы, чтобы этот расход можно было бы учесть при исчислении налога на прибыль?

Ответ:
Федеральная налоговая служба, рассмотрев запрос, сообщает.

Из положений статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) следует, что в целях исчисления налога на прибыль в составе расходов могут быть учтены суммы затрат организаций в том случае, если операция оформлена в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае, если юридическое лицо пользуется услугами других субъектов хозяйственной деятельности без оформления на своего работника доверенности на осуществление действий от имени организации, то операцией несения организацией расхода следует признать документально оформленное действие по признанию действий работника в интересах организации. Таким действием может быть и утверждение организацией авансового отчета работника о суммах, переданных работником на оплату услуг, потребленных организацией. В таком случае факт оплаты услуги так же должен быть подтвержден надлежащим образом.

В настоящее время пунктом 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» предусмотрено, что индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), при осуществлении этих видов предпринимательской деятельности могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники. При этом они обязаны выдать по требованию покупателя (клиента) документ (товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Такой документ (независимо от его наименования) должен содержать следующие сведения:

• наименование документа;
• порядковый номер документа, дату его выдачи;
• фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный индивидуальному предпринимателю, выдавшему документ;
• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
• сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами в рублях;
• должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Таким образом, если речь идет об услугах, деятельность по оказанию которых переведена в месте их потребления на уплату ЕНВД, то документ об оплате таких услуг при наличии в нем перечисленных выше реквизитов нельзя признать не соответствующим действующему законодательству.

Действительный государственный советник
Российской Федерации 2 класса
С.Н. Шульгин