«Бррр!-эффект», Иван Дьяченко: как описать задачу
Иван Дьяченко — сооснователь сервиса для переосмысления бизнес-процессов, изменения мышления и фокусирования на целях betterthan.today. За его плечами 18 лет креативного директорства, 14 наград и 5 лет преподавания и консультирования. Среди его клиентов Mercedes-Benz, Samsung, Danon, Сбер, Mail.ru, Яндекс.
В книге «Бррр!-эффект» Иван Дьяченко описывает креативные техники мышления, которые помогут предпринимателям выйти из застоя, наладить бизнес-процессы и сделать качественный рывок в развитии. Сам автор считает, что это не книга, а скорее пособие, универсальный помощник, когда нужно изобрести новое решение.
Главная идея книги: половина трудностей в бизнесе возникает из-за того, что люди формулируют задачу неверно. Поэтому сначала нужно потратить время на качественную формулировку задачи и только потом изобретать эффективные решения.
Какими еще способами можно эффективно формулировать и решать задачи
Собрали полезные статьи о постановке и решении задач бизнеса:
С помощью книги «Бррр!-эффект» читатель сможет найти быстрые, разнообразные и объективные решения. Содержание книги состоит из двух смысловых блоков:
- Методологическая часть о процессе работы над проблемами бизнеса: от формулирования задачи до фильтрации предложенных решений.
- Практическая часть из 42 приемов, которые провоцируют мозг генерировать нетривиальные решения поставленной задачи.
В методологической части автор дает поэтапный алгоритм эффективного анализа и подбора решений для задач бизнеса. В алгоритме Иван Дьяченко выделяет пять фаз:
- Безопасная среда: организуйте безопасное пространство, чтобы мозг мог полноценно участвовать в решении поставленной задачи. Поешьте, успокойтесь, окружите себя приятными людьми и никуда не торопитесь — тогда у вас будет возможность плодотворно поработать над задачей.
- Фокусировка: правильно сформулируйте задачу. Например, не «как улучшить атмосферу в коллективе», а «как нам добиться ситуации, когда каждый опытный сотрудник делится знаниями с новенькими, поддерживает их в начале карьеры и своевременно исправляет ошибки».
- Генерация идей: используйте любые из 42 алгоритмов для поиска новых решений. Например, «Выше скорость — меньше кочек», смысл которого в том, что не надо устранять все ямы и кочки в процессах. Некоторые можно проскочить и даже не заметить. Значит, они не мешают и не надо тратить время, чтобы их исправить.
- Фильтрация: выберите наилучшее решение по объективным критериям. Всего Дьяченко предлагает шесть способов отбора лучшей идеи. Один из них — построить график зависимости затрат на внедрение идеи от потенциальной выгоды. По оси X указываете затраты, которые возрастают по мере удаления от точки «0». По оси Y — потенциальную выгоду от внедрения, растущую по мере удаления от «0». Записываете все идеи на получившемся пространстве между осями и внедряете ту, которая окажется в левом верхнем углу.
- Доработка идеи: используйте шаги, чтобы доработать «сырую» идею на выходе. Например, определяете три самых слабых и три самых сильных места идеи. Слабые места делаете менее уязвимыми, а сильные укрепляете еще больше.
В статье остановимся на фокусировке — научимся правильно формулировать задачи бизнеса. Потому что четкие задачи влияют на мотивацию персонала и повышают производительность компании. Чтобы проработать остальные фазы алгоритма, обратитесь к книге.
1/2 Бррр!-эффект — это когда мышление выходит за рамки привычных подходов. Человек отбрасывает типовые решения и оказывается в состоянии полного непонимания и растерянности. Это состояние, в которое нужно погрузиться, чтобы изобрести новые прорывные решения
2/2 С пособием можно работать тремя способами: читать по порядку и вдохновляться, использовать как учебник для тренировки мышления или сразу переходить к тому, что нужно в конкретный момент — найти пять-семь подходящих бррр!-приемов и начать применять их в работе
Главные мысли из книги «Бррр!-эффект»
- Методики изобретательского мышления универсальны. Они ускоряют и фокусируют мышление специалистов в креативе, маркетинге, торговле, производстве, продажах, сервисах.
- Использовать изобретательские алгоритмы — это навык. Например, как навык общения на иностранном языке. При регулярной практике человек перестает задумываться и подбирать слова, речь становится беглой. Так же и с изобретательским мышлением — чем чаще практикуешься, тем проще будет креативить.
- Потратить на фокусировку задачи половину от времени всего проекта — это нормально. Каждый новый проект требует детального анализа задачи, которую предполагается решить. Не всегда этап фокусировки убыстряется с опытом.
- Нужно строго следовать алгоритмам, пока они не станут частью автоматического мышления. Не стоит перескакивать через стадии алгоритмов и критиковать появившиеся идеи.
- В результате генерации будут получаться сырые идеи. Их нужно дорабатывать. Например, как это делать: назвать три слабых места и сделать их менее уязвимыми или выделить три сильных места и усилить их.
Как сформулировать задачу бизнеса
Иван Дьяченко предлагает на выбор пять типов фокусировки задач — каждый подходит к конкретной цели бизнеса:
- С акцентом на последствия, результаты, «выхлоп» — чтобы вывести бизнес из застоя. Например, когда нужно опередить конкурентов, провести быструю реорганизацию бизнеса.
- С акцентом на актора или ресурс — чтобы использовать простаивающие ресурсы. Например, чтобы мотивировать сотрудников, повысить эффективность использования денег и времени.
- С акцентом на процессы, действие, событие, акт — чтобы оптимизировать бизнес-процессы. Это попытка ухватить суть происходящего: что именно перед нами происходит. Подойдет для налаживания процессов, чтобы они не тормозили развитие бизнеса.
- Описательная или аналитическая — чтобы улучшить структуру бизнеса. Например, выявить и исправить неработающий элемент в системе или когда нужно что-то менять, но непонятно, что именно.
- Через описание путей — чтобы повысить эффективность системы. Пригодится, если стоит задача снизить затраты, привлечь партнеров и клиентов, найти системную ошибку.
Как работать с фокусировками. Мозг человека восприимчив к форме вопроса. Дьяченко сравнивает роль вопроса для ума с ролью шеи для головы: куда поворачиваете — туда и смотрите. Воспользуйтесь на выбор тем форматом фокусировок, который подойдет вашему типу целей.
Формулировка № 1. С акцентом на последствия и результаты
Постановка задачи с акцентом на результат поможет найти решение, если:
- нужно быстро поменять процессы в бизнесе, а на пошаговое улучшение нет времени;
- возникла ситуация, когда несколько важных мнений мешают устранить проблему;
- нужно одним рывком опередить конкурентов.
Рассказываем, как формулировать задачу с акцентом на результат.
Шаг 1. Сформулировать проблемную ситуацию. Например, клиенты пользуются продуктом один раз, но не становятся постоянными потребителями.
Шаг 2. Представить, что удалось найти идеальное решение, и четко сформулировать одной фразой, кто, что и как делает, что происходит в идеальной ситуации. Например, после первой покупки потребители начинают регулярно использовать продукт и возвращаются на сайт.
Шаг 3. Максимизировать ожидания и дописать в формулировку из второго пункта экстра-результаты действий. В нашем случае это может быть: потребители пользуются продуктом каждый месяц и сами вовлекают других.
Шаг 4. Добавить два-три нежелательных фактора окружающей среды, которые останутся, но не смогут повлиять на идеальную ситуацию. Например, потребители параллельно пробуют продукты конкурентов.
Шаг 5. Описать одной емкой фразой финальное идеальное состояние системы, продукта, команды по форме: кто-то или что-то действует так-то с таким-то результатом, в таких-то условиях, несмотря на ограничения. Фраза для нашего примера: потребители становятся ежемесячными постоянными покупателями после первого использования, при этом пробуют продукты конкурентов, но не переходят на них.
Шаг 6. Добавляем ограничения и записываем финальную фокусировку на задаче — можно в форме вопроса. В нашем примере она будет такой: как нам добиться ситуации, при которой потребители становятся постоянными покупателями после первого использования и не переключаются на продукты конкурентов, несмотря на их агрессивную рекламную кампанию?
Формулировка № 2. С акцентом на актора или ресурс
С помощью формулировки задачи с акцентом на актора предприниматели могут найти мотивацию и уникальный подход к персоналу и повысить эффективность использования ресурсов.
Задачу формулируют за шесть шагов:
Шаг 1. Сформулировать проблемную ситуацию. Например, быстрая текучка людей, которая осложняет создание долгосрочных продуктов.
Шаг 2. Выбрать один ресурс: физический, материальный, человеческий, временной, интеллектуальный. Например, в нашем случае он будет человеческий: это руководители направлений или специалисты-старожилы.
Шаг 3. Коротко или в виде схемы описать ресурс как систему: из чего он состоит и что сейчас должен делать. В нашем примере это может выглядеть так: сотрудники, которые работают больше трех лет в компании, ощущают комфорт на рабочем месте. Они разбираются в том, как работает компания. Каждый из них чувствует свою ответственность. Новых сотрудников они рассматривают как ресурс для своих задач.
Шаг 4. Выделить три сильные стороны ресурса плюс пару рисков. В примере сильными сторонами будут: понимание бизнес-процессов, знание корпоративных возможностей, устойчивые связи и репутация в компании и среди клиентов. Определяем слабые звенья: достижение потолка в профессиональном и карьерном росте в компании.
Шаг 5. Собрать все в одной фразе по форме: существует [ресурс], состоящий из [элементы], нацеленный на [действия, результаты] и работающий в среде [описание среды, ситуации]. Преобразуем пример по форме:
Есть группа постоянных сотрудников из числа руководителей и специалистов. Они нацелены на постоянную работу и сохранение компании в любых обстоятельствах. Они работают в безопасной для себя среде и используют новых сотрудников для решения своих задач. Это дает им свободу действий и расширенные возможности, но с риском снижения интереса к работе из-за нехватки новых вызовов.
Шаг 6. Сформулировать задачу через вопрос: как добиться ситуации, при которой ...? В нашем примере вопрос будет таким: как нам добиться ситуации, при которой старые сотрудники развивают новых, делятся знаниями, навыками, влиянием и опытом?
«Альтшуллер, автор теории решения изобретательских задач (ТРИЗ), говорил, что решать задачу нужно с помощью переформулирования. Соответственно, если вы не делаете вдумчивую фокусировку, вы существенно снижаете шансы получить хороший ответ.
Всегда есть место для чуда, вы сможете выйти на хороший ответ случайно. Но если вы хотите увеличить шансы и получить эффективное решение, нужно остановиться на фокусировке задачи. Хотя она и занимает примерно половину от общей работы над конкретной целью или проектом».
Иван Дьяченко
Бизнес-методолог, фасилитатор и сооснователь сервиса betterthan.today
Формулировка № 3. С акцентом на процессы, действие, событие, акт
Постановка задачи с акцентом на процесс — это попытка понять, что именно происходит в бизнесе. Такая формулировка помогает оптимизировать процессы, находить и устранять барьеры и узкие места, мотивировать сотрудников или находить удобный для них способ работы.
В этом варианте вам понадобится поработать над емкой формулировкой задачи и подробным описанием рассматриваемого бизнес-процесса. Вот как это сделать:
Шаг 1. Сформулировать проблемную ситуацию. Например, команда дизайнеров регулярно не справляется с проектами в срок.
Шаг 2. Описать один главный процесс, рассмотреть его изолированно. Проанализировать его пошагово, кратко описать, что именно происходит на каждом шаге. Рассмотрим на примере:
Задача поступает в дизайнерский отдел к трафик-менеджеру → по согласованию с руководителем отдела задачу поручают одному из дизайнеров → она попадает в его бэклог с заданным приоритетом и сроками → задача выполняется → не решается вовремя «по разным причинам» → доделывается через некое сверхусилие команды со срывом срока → идет разбор полетов → ситуация не меняется, многократно повторяется.
Шаг 3. Собрать весь процесс в одну фразу с описанием происходящего: кто или что → что делает → с чем → каким образом → какое возникает препятствие или негативное следствие. Вот какая фраза может получиться для нашего примера:
Дизайн-команда решает поставленные задачи по созданию дизайн-макетов с постоянным нарушением сроков из-за опоздания, которое возникает на стадии исполнения задачи дизайнером, что приводит к конфликтам с клиентами.
Шаг 4. Сформулировать задачу одним из двух способов:
- Как нам добиться ситуации, при которой… [детальное описание действия] происходит, несмотря на наличие барьера? Например: как нам добиться ситуации, при которой задачи дизайнерами всегда выполняются вовремя, несмотря на их загрузку и индивидуальные особенности?
- Как нам добиться ситуации, при которой… [барьер] не возникает, не мешает и исчезает при совершении… [действие]? Например: как нам добиться ситуации, при которой личностные особенности дизайнеров не повлияют на сроки выполнения рабочих задач?
Можно попробовать сформулировать задачу двумя способами и далее выбрать тот, который лучше подходит под ситуацию и побуждает решать задачу.
«Креативные методики работают с любыми трудностями: личными или на работе. Технология мышления при решении любых задач будет примерно одинаковой. Отличие — в использовании правильного инструмента.
Например, с личными вызовами мы работаем либо один на один, либо с близкими людьми, либо с коучем, психологом. В случае с бизнесом мы собираем команду экспертов, узнаем их мнения. В личных вопросах сложно придумать много решений, а потом из них выбирать — здесь работает интуиция, она помогает услышать в себе голос правильного решения. В бизнесе, наоборот, сначала генерируем идеи, потом фильтруем их по каким-то объективным критериям или основаниям».
Иван Дьяченко
Иван Дьяченко Бизнес-методолог, фасилитатор и сооснователь сервиса betterthan.today
Формулировка № 4. Описательная или аналитическая
Аналитическая постановка задачи пригодится в ситуациях, когда надо исправить что-то одно в структуре системы или непонятно, что исправлять. В этом случае формулировку можно фиксировать с помощью схем. Рассказываем, как это делать.
Шаг 1. Выделить изолированную проблемную зону. Назвать ее системой. Например, система «Креативный департамент».
Шаг 2. Записать в столбик, из каких подсистем она состоит. В нашем примере: креативные пары, брифы, трафик-менеджер, кейсы и исследования, креативный директор.
Шаг 3. Записать, какие ресурсы в ней используются. Например, люди, знания, база данных, обзоры, время, менеджмент, синергия, компьютеры, свобода и другие.
Шаг 4. Зафиксировать, что система производит, какова ее ключевая функция. Например, производить креативные идеи в бриф.
Шаг 5. Записать в столбик соседние системы. Например, клиентский департамент, департамент нового бизнеса, продакшн-студия, клиенты.
Шаг 6. Назвать надсистему, а именно на кого или что работает эта система. Например, рекламное агентство.
Схема поможет увидеть слабые стороны системы и подумать, как их усилить с помощью ресурсов, которые уже у вас есть.
Формулировка № 5. Через описание путей
С помощью описания путей снижают издержки бизнеса, повышают эффективность системы, находят и расширяют узкие места — то есть исправляют плохо отлаженные процессы, а также масштабируют систему и находят системную ошибку.
Как формулировать задачу через описание путей, разберем на примере задачи «Написать книгу»:
Шаг 1. Описать на отдельных страницах два ключевых пути проекта или бизнеса.
Первый путь — ключевой путь потребителя в контакте с продуктом: как он узнал о продукте → как его изучил → протестировал → купил → доставил → как использует → чинит → утилизирует.
Например, будущий читатель увидел автора на конференции → там он услышал про книгу → зашел в группу или канал автора → прочитал пост-анонс книги → перешел на лендинг → позже случайно увидел упоминание о книге → спросил отзыв → вспомнил адрес лендинга книги → перечитал лендинг → заказал книгу → получил книгу с курьером.
Второй путь — ключевой путь производства продукта: исходники и ресурсы от поставщиков → создание продукта → тестирование → исправление → проверка → упаковка → сообщение о выходе или реклама → доставка → дистрибуция → продажа → получение обратной связи → сервисные услуги.
Например, для книги: ключевой путь производства книги: несколько лет объясняешь людям необъяснимое → делаешь это мастерски → составляешь план и концепцию книги → собираешь материал → привлекаешь и оплачиваешь соавторов → пишешь книгу → привлекаешь и оплачиваешь редактора, арт-директора, верстальщика → списываешься с типографиями или собираешь деньги на собственный продакшн и продвижение → публикуешь → продвигаешь.
Шаг 2. В каждом варианте ограничиться 12—15 наиболее значимыми шагами. Остальные переизобрести с помощью методов креативного мышления из книги «Бррр!-эффект».
В описании путей предпринимателю может показаться, что есть стандартные неприкасаемые шаги, а остальное — поле для креативности. На самом деле переизобрести можно буквально каждый шаг.
Полезные цитаты из книги «Бррр!-эффект»
- «Мозг развивается, как мышца, только во время работы. Работа возникает, лишь когда вы включаете медленное мышление. А это сложная и затратная штука».
- «Изобретательность „живет“ в коре головного мозга. Кора включается только тогда, когда более „животные“ зоны мозга убедятся в безопасности окружающей среды. Обеспечьте себе безопасную среду и не изобретайте: на пустой желудок, перед важными встречами, после эмоциональных всплесков, в кругу неприятных или опасных людей, в шумной, пьянящей, душной атмосфере».
- «Этап фокусировки — это страшное занудство. Честно. Но его нужно пройти. Половина трудностей в изобретательстве — оттого, что люди ленятся правильно сформулировать задачу».
- «На старте размышлений всегда формулируйте задачу. Задача — это указание на необходимое нам действие или состояние (предметов или людей), которое пока не происходит из-за некоего барьера или контекста».
- «Фокусировка для любой задачи — всегда одна фраза. Этой фразы должно быть достаточно для понимания, чего вы хотите добиться и что этому мешает. Фокусировка — это скрытый или открытый вопрос: что и как нам сделать, чтобы нужное состояние или действие было достигнуто, притом что есть некий барьер или мешающий контекст?»
Какими способами вы формулируете задачи и ищете решения? Поделитесь опытом.