Актуальное

Зарегистрируйте ИП в Тинькофф и получите бонусы от партнеров до 500 000 р.

Зарегистрируйте ИП в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 р.

Подробнее →

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Кейсы Редактор: Алина Соломенникова

SkillFactory в 20 раз сократила комиссию на выплаты и ускорила выдачу карт

До 2020 года удаленные сотрудники могли ждать карты неделями и ездить за ними в соседние города. Теперь все изменилось

Александра Тарнопольская

Александра Тарнопольская

Операционный директор SkillFactory

К началу 2020 года количество удаленных сотрудников и исполнителей в SkillFactory удвоилось. Из-за этого возникли сложности. Например, сотрудники неделями ждали зарплатных карт, а бухгалтер тратила до 25 часов в месяц на оформление платежек.

Александра Тарнопольская, операционный директор SkillFactory, рассказывает, как компания разгрузила бухгалтерию и сделала зарплатный проект удобнее для компании и сотрудников.

Удаленная команда по всей России

SkillFactory — онлайн-платформа с курсами по разработке, аналитике, маркетингу и дизайну. К декабрю 2021 года в штате компании работают более 200 человек. Все они трудятся дистанционно из разных точек России.

Помимо штатных сотрудников компания привлекает специалистов со статусом самозанятого. Обычно речь об авторах и преподавателях курсов с нерегулярной загрузкой. К примеру, преподаватель читает лекции на двух курсах. При этом на одном — две лекции за год, на другом — несколько лекций каждый месяц.

К 2020 году количество сотрудников и самозанятых выросло вдвое по сравнению с началом 2019. Это привело к сложностям. Рассказываю по порядку, с чем мы столкнулись и как это решали.

Корпоративное онлайн-мероприятие в SkillFactory
Мы никогда не собирались все вместе офлайн. Но видеть друг друга и общаться важно, поэтому наша команда HR придумывает корпоративные мероприятия в онлайн-формате. На скриншоте как раз одна из таких встреч. У нерабочих звонков всего два правила: не говорить о работе и включить камеру. Это классный способ узнать друг друга лучше и улучшить коммуникацию между нами

Команда могла месяц ждать получения карт → теперь получает за 2–4 дня

Итак, мы растем, что здорово, но стали появляться сложности. Одна из них была связана с выдачей корпоративной карты для перевода оплаты.

❗️ Сотрудникам было неудобно забирать карты. До 2020 года процесс выдачи зарплатной карты выглядел так:

  • сотрудник собирал документы для оформления карты;
  • подавал заявление и документы бухгалтеру;
  • тот отправлял их в банк;
  • и уже после этого в банк приезжал сам сотрудник.

Вся цепочка — от подачи заявки до получения карты — могла занять от 2 до 4 недель. Наша бухгалтерия организовала процесс так, чтобы сотрудники имели карты ко дню получения первой зарплаты, но это становилось все труднее.

Представительства банка, где мы держали зарплатный проект, работали только в крупных городах. Если сотрудник жил в небольшом населенном пункте, ему приходилось ездить за картой в другой город.

Бывало такое, что банк открывал счет, выпускал карту, мы переводили зарплату, и процесс ломался. Сотрудник не мог пользоваться деньгами только потому, что еще не забрал карту. У него просто не было времени на поездки в банк.

Нам хотелось сделать процесс получения карты удобнее и быстрее для нашей команды.

Процесс выдачи зарплатной карты в другом банке

Тинькофф Бизнес привозит карты за 2–4 дня и в удобное для сотрудника место. В январе 2020 года мы искали способы, которые помогут ускорить получение зарплатных карт. Поняли, что нет смысла мучиться, и решили найти другой банк, который умеет работать в наших условиях.

Для зарплатного проекта мы выбрали Тинькофф Бизнес. Главный аргумент для нас — скорость выдачи карты. С момента подачи заявки на карту и до ее получения проходила пара дней, реже — неделя.

Зарплатный проект Зарплатный проект

Для скорости Тинькофф предложил несколько изменений. Первое — перевести часть процесса в онлайн. Если коротко, никто уже не бегает с документами на бумаге, а все делаем в личном кабинете. Пришел новый сотрудник — бухгалтер за минуту создает заявку и отправляет ее кнопкой. Все.

Еще одно изменение для скорости процесса — передать Тинькофф Бизнесу самые трудоемкие задачи. Теперь мы только подаем заявку на карту, а дальше с сотрудником связывается банк. Например, отвечает на вопросы об условиях, договаривается о доставке — в общем, делает все, что позволит сотруднику получить карту.

Оформление заявки в Тинькофф на получение зарплатной карты сотрудником
Оформление заявки на карту занимает минуту. Все, что требуется от бухгалтера, — ввести личные данные сотрудника и нажать кнопку. Больше никакого сбора и отправки документов

Мы хотели решить еще одну задачу. На наш взгляд, это несправедливо, что сотрудникам приходится тратить время на поездки за корпоративной картой. Поэтому надо было избавиться и от этого этапа.

Тинькофф предложил решение для отказа от поездок. Теперь сотрудник не забирает карту, а ему привозят ее. Работает это так. Представитель Тинькофф Бизнеса договаривается с сотрудником о времени и дате получения карты и привозит ее сам. Причем туда, куда удобно сотруднику, например домой или на дачу. Такая помощь особенно поддержала, когда из-за пандемии часть команды уехала из города, чтобы меньше рисковать здоровьем.

Выдача карты Тинькофф с помощью зарплатного проекта

Приходилось вручную выплачивать и вести отчетность → перешли на сервис для автоматизации выплат

Мы ускорили выдачу карт сотрудникам, но оставалась вторая глобальная задача — упростить процесс работы с самозанятыми исполнителями. Расскажу, в чем были сложности.

❗️ Бухгалтер вручную оформлял платежи и тратил на это до 25 часов в месяц. Процесс оформления оплаты самозанятым делится на три этапа:

«Менеджеры вручную проверяли статусы тысячи курьеров»
  • убедиться, что у исполнителя есть статус самозанятого;
  • подготовить платежное поручение;
  • получить чек по итогам оплаты.

Процесс кажется несложным, но на деле в нем много нюансов. Например, с чеком.

Исполнитель должен отправить компании чек для отчетности. Каждый чек проверяется. Принять чек с ошибкой нельзя, иначе налоговая может доначислить налоги. Поэтому во всех чеках бухгалтер сверяет ИНН компании, назначение платежа и сумму. Если где-то есть ошибка, бухгалтеру приходится повторно запрашивать у исполнителя чек. Вся эта работа могла длиться до месяца и больше.

И это только работа с чеком, не считая других задач, которые связаны с выплатами самозанятым. В итоге бухгалтер тратил до 25 часов в месяц на оформление около 200 выплат самозанятым.

Отсутствие автоматизации процессов

✅ Заменили ручную работу сервисом Тинькофф Бизнеса. Весной 2020 года Тинькофф Бизнес запустил сервис для выплат самозанятым. Мы одни из первых, кто его подключил.

Выплаты самозанятым Выплаты самозанятым

Сервис упрощает работу с исполнителями-самозанятыми. Мы не отвлекаемся на ручную обработку, вместо этого все делает сервис: проверяет статус исполнителей, проводит платежи сразу всем самозанятым и формирует чеки.

Не все специалисты, которые начинали с нами сотрудничать, успевали оформить статус самозанятого. Тинькофф помогал и с этой задачей. При желании исполнителя мы могли поставить его на учет в налоговой и помочь получить статус. Это тоже делается через сервис.

Как Профрезерв ускорил оформление исполнителей

В первый месяц работы через сервис нагрузка бухгалтера сократилась практически в 6 раз. Если раньше на выплату уходило 25 часов, то с сервисом весь процесс занимал 4 часа в месяц.

Какие процессы выполняет Тинькофф Бизнес при работе с самозанятыми

Бухгалтер тратил время на реестр в 1С → используем интеграцию сервиса с 1С 

В 2021 году у сервиса самозанятых Тинькофф появилась интеграция с 1С. Это еще больше упростило процесс выплат.

Для выплаты нужен реестр — таблица, где указаны ФИО исполнителя и сумма гонорара. Раньше процесс работы с такой таблицей выглядел так:

  • бухгалтер составлялт реестр в 1С;
  • скачивал его;
  • менял формат файла;
  • загружал в сервис Тинькофф.

Самое неприятное здесь — смена формата. Это несложно и не так долго, но все-таки добавляло еще один шаг в процессе.

Благодаря интеграции сервиса с 1С мы избавились от лишнего шага. Сейчас бухгалтер скачивает реестр на оплату из 1С и как есть загружает его в Тинькофф. Подгонять файл под нужный шаблон больше не надо.

Скачивание чеков в Тинькофф
Еще один плюс. Можно скачать чеки из сервиса Тинькофф и сразу же загрузить в 1С, а программа сама привяжет чеки к нужному реестру

Переплачивали 700 тыс. рублей комиссии каждый месяц → сократили расходы в 20 раз

С ростом числа исполнителей, которых мы привлекали к проектам, выросли и издержки. В декабре 2019 года на комиссию за переводы исполнителям уходило свыше 700 тыс. рублей в месяц.

Тинькофф Бизнес предложил нам индивидуальные условия, и мы сократили затраты. Если в декабре 2019 года мы тратили на переводы 700 тыс. рублей в месяц, то уже в начале 2020 года с переходом на сервис от Тинькофф мы потратили 35 тыс. рублей в месяц. Это существенная разница.

Результаты работы с зарплатным проектом и сервисом выплат Тинькофф

Мы сотрудничаем с Тинькофф Бизнесом почти два года и довольны нашими результатами. Назову самые важные для нас:

  • В 20 раз сократили расходы на комиссию за переводы самозанятым. Мы снизили затраты с 700 до 35 тыс. рублей.
  • До 4 дней сократили время выдачи зарплатных карт.
  • Сотрудники получают карты дома или в другом удобном для себя месте. И неважно, в какой точке России они находятся.
  • Избавились от ручного оформления и сверки платежей самозанятым. Все делает сервис Тинькофф.

Положительные результаты по двум этим продуктам подтолкнули нас подключить дополнительные сервисы Тинькофф Бизнеса. Среди них услуги валютного ассистента, кредитование покупателей и интернет-эквайринг. Возможно, что позже мы поделимся опытом работы и с этими продуктами.

Предложение Тинькофф

Выплаты самозанятым от Тинькофф Бизнеса

  • Отправляем платежи в любые банки — по номеру счета, карты или телефона
  • Автоматически формируем чеки, акты и договоры
  • Проверяем статус самозанятых и оплачиваем налог
Подробнее

Сейчас читают

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности