«Бухгалтер скачивал выписку, распечатывал ее, брал линейку и вбивал в 1С данные»: сервис оплаты топлива

Компании часто даже не считают, сколько времени их сотрудники тратят на рутинные операции вместо действительно важных дел. Например, бухгалтеры вынуждены вручную следить за оплатой счетов и вносить цифры в учетную программу. Это порождает «костыли», ненужные таблицы, а вместе с этим ошибки и недовольных клиентов.

Меня зовут Артем Скворцов, у нас в сервисе по онлайн-оплате топлива на АЗС «BENZUBER для бизнеса» была такая же проблема. Приходилось вручную отслеживать платежи, пополнять баланс клиентов и придумывать обходные пути. Потом мы автоматизировали процесс — расскажу, как это было.

Заменили топливные карты

Обычно компании покупают топливо по топливным картам или купонам и с ними сопряжено множество проблем:

1. Топливные карты надо заранее выкупать, раздавать сотрудникам и следить за их балансом.
2. Обычно сотрудникам приходится заправляться на определенных заправках, например только у Лукойла, даже если это неудобно или там бензин дороже, чем на соседней заправке.
3. Карты нужно заранее пополнять. Топливные компании работают по предоплате, пополнение карты обычно занимает до двух дней. Если забыть пополнить топливную карту, водители останутся без бензина, а компания не сможет выполнять свои обязательства.
4. Сотрудники могут проворачивать серые схемы с топливными картами: сливать топливо для своих целей или даже продавать его.

Банки активно рекламируют бизнес-карты с лимитами. Это хорошая штука, но не подходит компаниям на общей системе налогообложения: банк не даст счет-фактуру с НДС за топливо.

С BENZUBER все проще: компаниям не надо контактировать с топливной компанией, мы берем это на себя. Наши клиенты подписывают оферту и перечисляют деньги за бензин нам, а мы уже сами рассчитываемся с топливной компанией. Раз в месяц автоматически создаются и отправляются клиентам счета-фактуры и накладные.

Процесс оплаты и расхода топлива удобно контролировать онлайн. В личном кабинете компании могут ввести телефоны своих водителей и установить различные лимиты по видам топлива, сетям АЗС и даже дням и времени для заправки. Например, Ивану только 92‑й бензин, до 100 литров в неделю; Анатолию — 95‑й бензин, до 120 литров в неделю

С BENZUBER у компании нет проблем с тем, чтобы купить бензин. Руководитель или бухгалтер может пополнить счет из любого места и в любое время суток, нужен только интернет.

Заправка тоже проходит через приложение: водитель выбирает колонку, вид топлива — и машина заправляется. Он может даже не выходить из машины:

Проблема: раньше нужно было вручную отслеживать платежи клиентов

Когда клиенты оплачивают топливо, они хотят как можно скорее увидеть деньги на балансе в приложении BENZUBER и сразу заправляться.

Пока клиентов было немного, мы отслеживали оплату вручную: приходили деньги — вручную меняли баланс в личном кабинете клиента. Буквально было так: бухгалтер скачивал выписку из банка, распечатывал ее, брал линейку и вбивал себе в 1С данные о платежах. Было очень неудобно, да и никто не отменял ошибок, все люди.

«Буквально было так: бухгалтер скачивал выписку из банка, распечатывал ее, брал линейку и вбивал себе в 1С данные о платежах»

Пришлось придумать «костыль»: парсили письмо о платеже, которое приходит от банка. Грубо говоря, наша система видела, что в определенном месте письма стоит сумма зачисления от данного клиента, и передавала число в приложение и личный кабинет.

Мы понимали, что парсинг — это костыль. Может быть проблема с доставкой почты. Или банк изменит вид письма, и наша программа не сможет его распознать. Поэтому приходилось вручную перепроверять, что все платежи внесены корректно. Их были сотни в день, зачисление все равно занимало часы, а мы хотели мгновенно.

В конце концов нашли решение: воспользовались API от Тинькофф, теперь никаких ручных операций. В скорости мы выигрываем у топливных карт.

Решение: мгновенное зачисление, как у сотовых операторов, с помощью API банка

Нужно было автоматизировать процесс, чтобы банк постоянно передавал нашей системе информацию о платежах. Я обращался в несколько банков, и на тот момент, год назад, мне предлагали подождать разработки такого решения. А у Тинькофф было готовое.

Сейчас мне без разницы, сколько у меня клиентов — десять или миллион, все работает без моего участия. Наша система каждую минуту спрашивает через API у банка, от кого пришли деньги, и распределяет платежи по балансам компаний.

Например, система видит, что пришел платеж от такого-то клиента, она регистрирует его в 1С и отображает сумму на балансе у клиента в мобильном приложении и личном кабинете. У клиентов есть ощущение, что зачисление денег происходит мгновенно.

Я ожидал, что будут долгие коммуникации с банком и проверки. Или что нас начнут передавать от менеджера к менеджеру. Но ничего такого не было. Я открыл в Тинькофф счет, в личном кабинете нажал кнопку и сообщил, что хочу интеграцию по API. Мне прислали оферту, а после нее — документацию.

Документация лежит в открытом доступе, и она очень понятная. Я сам разработчик, подключил других ребят из команды, мы реализовали интеграцию за полдня.

«Мы реализовали интеграцию за полдня»

Вот что я получил в результате интеграции с Тинькофф по API:

1. Мгновенное зачисление денег на балансы клиентов в личном кабинете и приложении.
2. Данные о платежах напрямую попадают в 1С, Тинькофф поддерживает ДиректБанк.
3. Мой бухгалтер вообще не занимается первичкой, все автоматизировано. А ведь у меня уже 4500 поставщиков и более 2000 B2B-клиентов.
4. Счета-фактуры и накладные тоже отправляются клиентам сами раз в месяц.

Рекомендации по автоматизации

Мой совет компаниям — оценить, какие рутинные процессы занимают много времени у сотрудников, и попытаться их автоматизировать. На рутине вы теряете деньги. Только кажется: да что такого, пусть бухгалтер проверит платежи. А в итоге он тратит на это много часов, потом уставший занимается отчетами и налогами по остаточному принципу, появляются ошибки, за которые тоже приходится платить. Плюс сотрудники выгорают от рутины, у них не хватает времени на важные задачи, в итоге они уходят в другие компании.

Только кажется, что для интеграции нужны годы разработки. Поищите готовые решения, как API у Тинькофф. Это многофункциональная вещь, с помощью АPI можно:

• получать информацию о платежах в своей CRM;
• выставлять счета из 1С или своей CRM;
• быстро верифицировать клиентов, если у вас маркетплейс или подобная площадка;
• проводить сверку платежей и выставленных счетов;
• видеть выписки сразу в своей системе.