Комплаенс

Бизнес должен работать по закону и соответствовать разным стандартам, например экологическим. Комплаенс — compliance — буквально «соответствие». Это все, что делает бизнес, чтобы соответствовать внутренним и внешним требованиям.

Если компания нарушает закон или ведет себя нечестно, появляются комплаенс-риски. Например, налоговая может оштрафовать, если неправильно рассчитать налоги и сдать отчетность. Общественность и СМИ могут осудить за плохие условия труда или большие штрафы для сотрудников.

Еще комплаенсом могут называть проверку компании перед сотрудничеством.

Платформа «Трудовичок» помогает компаниям сотрудничать с самозанятыми. Трудовичок проверяет компанию перед тем, как подписать договор: насколько она платежеспособна, есть ли долги и судебные иски.

Еще пример: у банков есть своя система комплаенса, которая помогает пресечь отмывание денег. Банк проверяет каждую операцию клиента: автоматически смотрят сумму перевода, кому переводят деньги, типичная ли сделка для клиента. Если что-то идет не так — могут заморозить перевод и запросить у клиента дополнительные документы.

Комплаенс помогает снизить риски, что компанию в чем-то обвинят государство или общество. Например, в нарушении закона, плохих условиях труда для сотрудников, обмане клиентов или загрязнении экологии.

Комплаенс помогает решить три основные задачи:

1. Избежать проблем с законом.
2. Сохранить репутацию.
3. Работать с контрагентами без проблем.

Если соблюдать законы, снижается вероятность, что у бизнеса будут выездные проверки и штрафы.

Ветклиника «Хвост» выстроила систему контроля, чтобы соответствовать санитарным нормам и правилам. В клинике регулярно проводят дезинфекцию, хранят сильнодействующие препараты в сейфе, для всех медицинских материалов есть сертификаты и лицензии. Даже если придет проверка — у клиники не будет проблем.

Сохранить репутацию. Если бизнес не строит систему комплаенса, например по защите труда или экологичности, проблемы могут быть не только с государством, но и с обществом.

Бренд одежды «Сара» отшивает свою продукцию в Индии — сотрудники работают в плохих условиях, но по местному законодательству — все легально. Когда об этом узнали СМИ и общественность, пошла волна возмущения. Репутация компании пострадала, Сара потеряла часть клиентов и прибыли.

Работать с компаниями-контрагентами без проблем. Перед сотрудничеством с поставщиками или покупателями их стоит проверить: как давно компания на рынке, есть ли у нее долги и судебные иски, не планируют ли ее закрыть. Проверка помогает выбирать надежных контрагентов.

Производитель мебели «Падуб» подписал договор на поставку с мебельным магазином. Падуб отгрузил партию товара, но оплаты так и не дождался и понес убытки. Позже выяснилось, что у магазина долги и несколько судебных исков от других производителей. Если бы Падуб проверил магазин до сотрудничества — убытков бы не было.

Если банку покажется, что компания проводит сомнительные сделки, перевод могут остановить и запросить дополнительные документы. Налоговая тоже проверяет операции бизнеса — если сотрудничество покажется подозрительным, могут устроить выездную проверку.

Вид комплаенса зависит от того, каким требованиям нужно соответствовать.

Возьмем мебельную фабрику ООО «Падуб». Она закупает лес, кожу, лаки и краски, производит мебель, а потом продает ее в магазины.

Падубу нужно вести бухгалтерский учет и правильно рассчитывать налоги — это налоговый комплаенс. Еще нужно правильно оформлять в штат сотрудников и оплачивать их работу — это трудовой комплаенс. Если Падуб захочет участвовать в госзакупках, нужно будет оформить все документы и соблюсти правила тендеров — это антимонопольный комплаенс.

Налоговый комплаенс помогает бизнесу вовремя уплачивать налоги и не получать от налоговой штрафы и доначисления. Обычно за налоговый комплаенс отвечают бухгалтеры.

Экологический комплаенс помогает компаниям соблюдать природоохранное законодательство. Например, как можно утилизировать отходы разных классов опасности, куда сливать сточные воды, как использовать сельскохозяйственные земли.

В небольших и средних компаниях за комплаенс отвечают сотрудники, которые ведут процессы:

• за налоговый комплаенс отвечает бухгалтер — он ведет учет, рассчитывает налоги и отправляет декларации;
• за кадровый комплаенс отвечает кадровик — он оформляет документы, рассчитывает зарплаты и отпускные;
• за антимонопольный комплаенс обычно отвечает юрист — он проверяет рекламные тексты, следит за участием в тендерах.

В крупных компаниях может быть отдельный сотрудник — комплаенс-офицер, который помогает выстроить бизнес-процессы в соответствии с внешними и внутренними требованиями:

1. Изучает внутренние процессы компании: проверяют ли поставщиков и покупателей перед сотрудничеством, как закупают материалы, как идет производство, как хранят отходы и избавляются от них, участвуют ли в госзакупках.
2. Находит комплаенс-риски: например, не проверяют контрагентов перед сделками, а при участии в тендерах договариваются с конкурентами, кто заберет госзаказ.
3. Готовит внутренние документы: регламенты, стандарты, инструкции.
4. Контролирует деятельность сотрудников: рассказывает, как работать и соблюдать нормы комплаенса, находит нарушения и помогает устранить их.
5. Готовит отчеты для руководителей: насколько компания соответствует требованиям законодательства, есть ли нарушения и как их планируют устранить.

Например, в экологической сфере комплаенс-офицер будет проверять, насколько компания соответствует природоохранному законодательству. Если химикаты хранят рядом с производственными станками, а отходы сливают в ближайшую реку, это риски — и комплаенс-офицер поможет их устранить и исправить ошибки.

В крупных компаниях заниматься комплаенсом может целый отдел: один сотрудник отвечает за антимонопольный комплаенс, второй — за экологический, третий — за налоговый.

1. Комплаенс — это все, что делает компания, чтобы соответствовать внешним и внутренним требованиям.
2. Комплаенс может быть разным — зависит от требований, которые предъявляют к компании. Например, может быть налоговый, банковский, экологический.
3. Комплаенсом могут заниматься сотрудники, которые ведут процессы: бухгалтеры, юристы, кадровики. Может быть и отдельная должность — комплаенс-офицер.