Когда работодатель подключает к рабочему месту сотрудника интернет и телефон, устанавливает принтер и сканер для работы с документами — это называется автоматизацией рабочего места.
В статье расскажем, зачем нужны автоматизированные рабочие места, какие виды бывают, какие преимущества и недостатки для бизнеса они несут.
Что такое автоматизированное рабочее место
Автоматизированное рабочее место, АРМ, — рабочее место, которое оборудовано компьютерной и офисной техникой, программным обеспечением — ПО — и средствами автоматизации: серверами и рабочими станциями.
Например, рабочее место кассира в супермаркете. На нем есть сканер штрихкодов, кассовый аппарат с фискальным накопителем, ПО для учета продаж, терминал для безналичной оплаты.
АРМ создают, чтобы автоматизировать рутинные рабочие процессы, повысить производительность труда и уменьшить вероятность ошибок. Например, автоматизированное рабочее место кладовщика может включать компьютер, приложения для складского учета и электронной подписи документов, сканер для оцифровки входящих документов, принтер для печати исходящих, мониторы и камеры для наблюдения за складом.
Зачем нужно АРМ
Автоматизированное рабочее место выполняет такие задачи бизнеса:
- ускоряет выполнение рабочих задач — АРМ автоматизирует рабочие процессы, и сотрудники выполняют их быстрее. Например, АРМ бухгалтера должно включать ПО для автоматического расчета налогов, зарплат и составления отчетности;
- повышает точность выполнения работ — АРМ перекладывает часть процессов на компьютеры, программное обеспечение или оборудование. Например, АРМ проектировщика может автоматически рассчитывать нагрузки для проекта;
- улучшает эргономику для сотрудника — рабочее место становится удобным с доступом к рабочим инструментам. Например, у кассира на рабочем месте должен быть аппарат для счета денег, который подключен к компьютеру и передает в него сведения автоматически;
- позволяет вести централизованный учет — АРМ фиксирует рабочие процессы и объединяет их в общую базу данных. Например, АРМ сотрудника службы поддержки должно автоматически записывать звонки клиентов и сохранять их в базу данных для дальнейшей обработки;
- объединяет разные системы бизнеса — сотрудник получает доступ ко всем нужным системам. Например, дизайнер мебели сохраняет готовый проект и передает его в работу. Система учета резервирует нужные материалы на складе, а если их нет, создает заявку на закупку;
- снижает затраты бизнеса — АРМ помогает выполнять быстрее рабочие задачи, поэтому сотрудники могут сделать больше в течение рабочего времени. Например, системный администратор с помощью специального ПО может удаленно решать проблемы сотрудников со своего рабочего места. Он не тратит время на перемещение по офису и обрабатывает больше заявок в течение дня.
Дальше расскажем, какие виды АРМ бывают, какие преимущества и недостатки у них есть.
Какие виды автоматизированных рабочих мест бывают
АРМ разделяют по:
- сфере применения;
- функциональным возможностям;
- уровню автоматизации;
- степени интеграции;
- типу используемого оборудования.
По сфере применения АРМ бывают:
- производственные — для бизнеса, связанного с выпуском продукции. Например, АРМ сборщика мебели заказывает со склада нужные материалы на весь рабочий день;
- экономические — для автоматизации бухгалтерского, налогового или управленческого учета. Например, АРМ бухгалтера напоминает о сроках сдачи отчета и автоматически заполняет нужную форму;
- научные — для автоматизации исследований, моделирования и расчетов. Например, АРМ конструктора-проектировщика автоматически рассчитывает аэродинамику каждой новой детали;
- медицинские — для обработки данных о пациентах и их лечении. Например, АРМ медсестры сохраняет результаты исследований в электронную медицинскую карту и, если нужно, передает их лечащему врачу и в страховую компанию;
- учебные — для оптимизации процесса обучения. Например, оценки студентов автоматически попадают в электронную ведомость, формируют средний балл и рейтинг успеваемости.
По функциональным возможностям выделяют такие виды АРМ:
- однофункциональные — решают одну конкретную задачу. Например, расчет зарплаты;
- многофункциональные — решают несколько задач. Например, расчет зарплаты, налогов и формирование отчетности.
По уровню автоматизации могут быть такие виды автоматизированных рабочих мест:
- ручные — пользователь сам вводит все данные и делает расчеты. Например, АРМ кладовщика с компьютером и ПО для учета остатков;
- полуавтоматические — автоматизирована только часть задач. Например, данные с измерительных приборов попадают в отчет автоматически, но создать документ и сохранить его нужно вручную;
- автоматические — автоматизировано большинство задач. Например, данные из электронных накладных автоматически попадают в систему учета, пользователь лишь контролирует работу системы.
По степени интеграции АРМ бывают:
- автономные — АРМ не связано с общей базой данных, то есть у него нет доступа к интернету или сети предприятия. Например, компьютер на АРМ бухгалтера малого бизнеса;
- интегрированные — АРМ связано с другими системами бизнеса, есть доступ к общим базам данных или выход в интернет. Например, АРМ кладовщика, которое сохраняет накладные в общую систему учета предприятия.
АРМ делят и по другим признакам, например по типу оборудования или требованию к квалификации пользователей.
Как работает автоматизированное рабочее место
АРМ автоматизирует не все бизнес-процессы, а лишь некоторые. То есть рутинные рабочие операции автоматически выполняет техника, а человек выполняет часть ручных операций.
Например, данные из системы учета формируют отчет, но бухгалтер должен сам подписать его и отправить. Или данные из электронной накладной автоматически попадают в систему учета, но кладовщик должен самостоятельно проконтролировать поступление товара, сверить количество на складе с заявленным.
Как повысить продажи перед Новым годом
Преимущества и недостатки АРМ
Автоматизированное рабочее место дает бизнесу преимущества:
- повышает производительность труда — сотрудники быстрее выполняют работу;
- делает работу проще и удобнее — АРМ может выполнять сложные расчеты или обрабатывать большие массивы данных за сотрудника;
- снижает влияние человеческого фактора — автоматический ввод данных, заполнение документов и отчетов снижают вероятность ошибок;
- экономит ресурсы — АРМ может выполнять некоторые задачи автоматически, а сотрудник в рабочее время сможет выполнить другую работу;
- подстраивается под разные процессы — АРМ может обновлять формы отчетов при изменениях законодательства или добавлять новые базы данных.
У автоматизированного рабочего места есть недостатки:
- высокая стоимость внедрения и обслуживания — на старте бизнеса или для небольших предприятий создавать АРМ может быть дорого;
- адаптация сотрудников — при появлении нового ПО и оборудования нужно обучить сотрудников и проконтролировать их;
- зависимость от технологий — ПО в АРМ может сломаться или производитель может запретить работать с ним из-за санкций, это на время замедлит или остановит бизнес-процессы;
- риск потерять данные — данные бизнеса могут стать известны злоумышленникам, если не защитить канал связи.
Нужно взвесить все преимущества и недостатки АРМ для конкретного бизнеса и после этого принимать решение о внедрении.
Примеры АРМ в России
В основном автоматизацию рабочих мест могут позволить себе крупный бизнес или государственные структуры, так как это сложный и дорогой процесс.
Примеры АРМ в России: МФЦ и сервис «Электронный дневник».
Автоматизированное рабочее место в МФЦ. У сотрудников есть доступ к базам данных разных служб и ведомств. Они могут зарегистрировать обращения, проверить статус документов, оформить и выдать справки, а также взаимодействовать с другими госорганами через электронные системы. Это ускоряет процесс обслуживания, уменьшает количество ошибок, улучшает взаимодействие между государственными структурами и гражданами.
Сервис «Электронный дневник» автоматизирует работу учителя. «Электронный дневник» позволяет вести журнал успеваемости, проставлять оценки, записывать домашние задания, комментировать успехи и трудности учеников. Через сервис можно отслеживать посещаемость и строить отчеты об успеваемости. Это упрощает контроль за учебным процессом.
Что важно запомнить
- АРМ — набор оборудования, периферии, программ и сервисов на рабочем месте сотрудника, которые упрощают и ускоряют его работу.
- Автоматизированные рабочие места повышают точность расчетов, улучшают эргономику для сотрудника, позволяют вести централизованный учет, объединяют разные системы бизнеса, снижают его затраты.
- АРМ делят по сфере применения, функциональным возможностям, уровню автоматизации, степени интеграции, типу используемого оборудования.
- Часто у АРМ есть недостатки: высокая стоимость внедрения и обслуживания, дополнительная адаптация сотрудников, зависимость от технологий, риск потерять данные.