Финансовое планирование для бизнеса с нестабильной сезонностью: как правильно прогнозировать прибыль

В сезонном бизнесе периоды затишья — это шанс для предпринимателей получить максимальную прибыль в сезон. В межсезонье самое время заняться планированием. Например, вы можете оценить, какие стратегии работают лучше, подумать о вариантах экономии и составить прогноз для бизнеса при разных вариантах развития событий.

Рассказываем, как владельцу сезонного бизнеса использовать период спада в свою пользу и правильно спрогнозировать прибыль.

Сезонный бизнес привязан к определенному времени года или конкретным праздникам. Сезонность бывает разная: жесткая или не очень. В первом случае вы точно знаете, что товар востребован только в определенные даты. Например, кто-то продает цветы к 8 марта или новогодние подарки. То есть вы работаете только тогда, когда настает конкретный праздник.

Второй вариант — это бизнес, который зависит от времени года. Например, летнее кафе. Естественно, зимой туда никто не пойдет: холодно. Еще прокат велосипедов или электросамокатов — зимой такие направления не актуальны.

Есть и третий вариант — бизнес, который чувствует себя нормально в любое время года. Это также может быть товар с выраженной сезонностью, например, дачные принадлежности. В начале дачного сезона продажи взлетают до небес, а после окончания сезона — падают, но не катастрофически.

Есть и такое понятие, как мнимая сезонность. Чаще всего такая «сезонность» обусловлена неправильным выстраиванием рабочих процессов.

Если бы в компании был четко спланированный график отпусков, то даже в отпускной период работников оставалось бы достаточно. Такой подход работает в любой отрасли.

Пример 2. У собственника есть небольшое производство. Основной персонал — сварщики. Казалось бы, какая у них может быть сезонность. Но как только наступают теплые месяцы, производительность сотрудников резко снижается. Дело в том, что на заводе сварщики за свою работу получают оклад. Не важно, какой объем работ выполнен — сумма каждый месяц одна. В теплый сезон сварщики берут заказы «на стороне»: кому-то нужна сварка кузова авто, кто-то просит помочь с воротами. Заказов много. Так, как оклад все равно будет получен, работники о снижении производительности не переживают. А у собственника возникает ложное представление о сезонности бизнеса.

Итак, с сезонностью разобрались. Предположим в вашем бизнесе она есть и достаточно жесткая. В этом случае первое, на что стоит обратить внимание — расходы в несезон. Задайте себе вопрос: без чего можно обойтись прямо сейчас? Распишите все свои статьи расходов и оцените их важность. Вы удивитесь, сколько лишнего можно убрать. Делайте акценты на том, что действительно приносит пользу вашему бизнесу.

На что стоит обратить внимание:

Расходы на аренду. Например, если у вас есть лишние площади или помещения, на период спада их можно сдать в субаренду. Особенно это актуально в областях, связанных с грузоперевозками или автосервисом. Если у вас есть оборудование, которое сейчас не используется, сдавайте в аренду и его. Такой шаг поможет перекрыть хотя бы часть расходов.

Реклама. В период несезона многие компании также пересматривают свои рекламные бюджеты. Вместо больших затрат, можно сосредоточиться на имиджевой рекламе или вообще минимизировать расходы до самых необходимых.

Численность персонала. Здесь важно учитывать специфику. Если у вас легкий бизнес, где работники не занимаются очень сложными процессами, будет логично сократить штат или комбинировать функции между сотрудниками. Если же работа сложная, сокращать людей с узкой специализацией не стоит.

Планирование закупок с учетом сезонности — одна из самых важных задач. Что учитывать при планировании:

Сроки доставки товара. Во-первых, нужно знать, когда именно товар должен быть на складе. Если речь идет о зимней одежде, например, шубах, с доставкой в конце января вы упустите существенную часть продаж. Люди не будут покупать шубы, когда на пороге весна. Поэтому начинайте планировать заранее.

Определите все этапы: от момента заказа до получения товара. Сколько времени у вас уходит на производство, доставку, оформление на таможне. Если вы заказываете товар из Китая, вполне вероятно, что процесс может занять несколько месяцев.

Инвентаризация. Не забывайте про остатки. Перед тем как делать новый заказ, посмотрите, что уже есть на складе. Возможно, в наличии остались товары, которые не продались в прошлом сезоне.

Объем оборотных средств. Если товар закупается по предоплате, но поставки приходят не вовремя это может привести к кассовым разрывам. В такой ситуации поможет создание резервного фонда. Об этом расскажем ниже.

Бывает так, что сезон прошел, а деньги не пришли. Зато вместо прибыли образовался кассовый разрыв.

Простыми словами, кассовый разрыв — это недостаток денег на счетах. Вспомним пример с несвоевременной поставкой предоплаченного товара. Деньги за него вы уже заплатили, но прибыль получить пока не можете — нет товара, нет и продаж. Близится дата зарплаты и вы понимаете, что платить ее нечем, из-за кассового разрыва денег нет.

Здесь на помощь как раз и придет своевременно подготовленный резервный фонд. Однако важно не просто накопить деньги, а понять, сколько именно вам нужно.

Пример. У собственника сезонный бизнес, и в несезон он сталкивается с кассовым разрывом в полтора миллиона в месяц. По прогнозам спад будет длиться около двух месяцев. Чтобы спокойно пережить этот период, нужно накопить не менее трех миллионов. Это та минимальная сумма, которая поможет не погрязнуть в долгах в период снижения продаж.

Может случиться и так, что резервный фонд есть, но вы успели накопить меньше, чем планировали. Получается, что финансовая подушка поможет, но только частично.

Именно поэтому создание резервного фонда нельзя откладывать на последний момент.

Финансовая модель — один из основных инструментов, который поможет бизнесу пережить несезон.

Представьте, что вы берете данные о своих продажах за прошлые сезоны и проводите анализ. Смотрите на коэффициенты сезонности и начинаете понимать, на какой период приходится пик продаж, а когда наступает спад. Именно на основе этих данных строится финансовая модель.

Например, если ваш высокий сезон начинается в марте и заканчивается в октябре, это значит, что в остальное время года вам нужно аккуратнее следить за расходами и, возможно, искать новые источники дохода.

Финансовая модель — это не просто цифры, это план действий. Благодаря этому инструменту вы сможете заранее увидеть, когда продажи ощутимо снизятся. Например, можно просчитать, что в какой-то месяц есть перспектива кассового разрыва и проблем с выплатой зарплаты. Появляется возможность заранее отложить средства на черный день или просто пересмотреть бюджет.

Кроме этого финмодель показывает, какие расходы можно сократить. Также она позволяет выставлять лимиты на ту или иную статью расходов. Зная, сколько денег вы можете потратить на зарплаты или другие статьи, вы избежите проблем с перерасходом.

Финансовая модель помогает не только планировать будущее, но и адаптироваться к изменениям в компании. Если вы осознаете, что впереди есть сложности, с финмоделью вы будете к ним готовы.

В компаниях, где нет ярко выраженного сезона, можно смело планировать на 3-5 лет вперед. Но в сезонном бизнесе чаще всего прогноз составляется на год. Ведь такой бизнес зависит от множества дополнительных факторов.

Именно за год пройдут все циклы — как сезонные, так и несезонные, и вы сможете оценить полную картину.

Если планировать только в рамках сезона или несезона, не будет понимания, что ждет дальше. Если же есть годовой план, вы видите, как прошел период спада, как начинается «разгон» перед сезоном, и в итоге получаете четкое представление о реальных результатах.