Что такое бизнес-анализ и зачем проводить его на старте проекта

Бизнес-анализ помогает компаниям определить направления развития и выработать решения для реализации изменений. В этой статье собрали основные преимущества и принципы бизнес-анализа.

Статья будет полезна ИТ-компаниям и бизнесу, который хочет улучшить внутренние процессы или создать новый продукт.

Что такое бизнес-анализ и зачем его проводить

Бизнес-анализ — это изучение и оценка процессов компании. Его проводят, чтобы найти точки роста бизнеса. Аналитик изучает текущую ситуацию, оценивает цели, к которым стремится директор или собственник, и помогает найти возможности для их реализации.

Компании, у которых в штате есть эксперты-аналитики, проводят анализ самостоятельно и привлекают только разработчиков для реализации конкретного проекта.

Если у компании нет внутренней экспертизы, она приглашает внешних специалистов для проведения анализа и выполнения задачи.

Руководство логистической компании хочет увеличить прибыль и расширить свой бизнес. Оно нанимает бизнес-аналитиков, которые оценивают эффективность существующих процессов и определяют необходимые изменения.

Аналитики изучают процесс доставки товаров и рекомендуют начать автоматизацию: разработать приложение для водителей и создать чат-бот для обработки заказов.

Компания внедряет изменения и постепенно достигает цели по увеличению прибыли.

Основная цель проведения бизнес-анализа — понять, какие процессы требуют изменений, и предложить механизмы исправления ситуации. Чтобы правильно оценить текущее положение и точки роста, нужно анализировать бизнес комплексно.

Металлургическая компания начинает цифровизацию производства, но не проводит полноценный бизнес-анализ: руководство предпочитает ориентироваться на показатели отделов и не рассматривает общую статистику производительности. В результате новые изменения и технологии не удается интегрировать в текущие процессы и создать единую систему.

Бизнес-анализ перед началом цифровизации позволяет избежать подобных ошибок и увидеть полную картину необходимых изменений.

Польза, которую приносит компании бизнес-анализ:

• помогает определить способы увеличения эффективности работы;
• позволяет установить точную стоимость проекта;
• помогает найти способы снижения затрат;
• помогает сократить время и ускорить разработку.

Помогает определить способы увеличения эффективности работы. Бизнес-анализ начинается с изучения процессов в компании и потребностей заказчика. После этого аналитик прописывает все цели и задачи в числовых значениях. Такие общие абстрактные понятия, как доходность и эффективность, в процессе бизнес-анализа превращаются в конкретные показатели — например, в цену расходных материалов или количество времени на погрузку товара.

Этот подход позволяет найти такие способы организации бизнес-процессов, модели монетизации продукта и функции, которые принесут дополнительный доход или помогут сэкономить время и ресурсы.

Позволяет установить точную стоимость проекта. Бизнес-анализ формирует ясное представление о том, что нужно компании и как этого добиться с помощью информационных технологий. Это представление оформляют в спецификацию — план проекта. Такой документ содержит все детали, которые нужны, чтобы рассчитать и утвердить окончательную стоимость работ.

Снижает затраты. Сначала на бизнес-анализ нужно потратиться, но он предотвращает перерасход денег в будущем. Например, спецификацию можно оформить как приложение к договору с разработчиком. Тогда она станет юридической гарантией того, что разработка не выйдет за рамки бюджета.

Если не проводить бизнес-анализ, можно переплатить: без четкой спецификации разработчики будут сталкиваться с неожиданными требованиями и сложностями. Компания рискует получить нежизнеспособный продукт, на доработку которого понадобятся дополнительные деньги.

Ускоряет разработку. Благодаря бизнес-анализу уже перед началом проекта разработчики точно знают, что и как следует сделать. Готовая спецификация помогает спланировать работу оптимальным образом и ускоряет разработку продукта.

Как проводят бизнес-анализ

Существует два основных подхода к бизнес-анализу: европейский и американский.

В Европе бизнес-анализ обычно проводят системные аналитики с техническим бэкграундом. Уже на ранних этапах работы они знают, какие технологии лучше использовать, где хранить данные и по каким маршрутам передавать.

В США аналитик прежде всего глубоко разбирается в бизнесе. Такой специалист оставляет технические детали разработчикам и уделяет больше времени описанию проекта как коммерческого продукта. Он хорошо представляет себе потенциальную клиентуру, конкурентные преимущества бизнеса и может с ходу предложить оптимальную бизнес-стратегию.

Рекомендуем сочетать преимущества американского и европейского подхода. Это позволит увидеть и возможности для увеличения прибыли, и четкие технические решения, которые помогут достигнуть этой цели оптимальным путем.

План бизнес-анализа на основе сочетания двух подходов:

1. Подписание NDA — соглашения о неразглашении. Конфиденциальность необходима, ведь аналитик вникает во все нюансы бизнес-процессов заказчика.
2. Интервью с заказчиком. На этом этапе аналитик выясняет, что предстоит разработать и кто будет пользоваться новой ИТ-системой. Он изучает бизнес-модель компании и собирает основные требования к новому продукту.
3. Углубленные интервью. Аналитик задает дополнительные вопросы, опрашивает пользователей системы. Это нужно, чтобы лучше понять назначение продукта и его функции, разработать схему бизнес-процессов компании.
4. Графический прототип. Аналитик готовит схемы экранов. Они помогают понять, как будет выглядеть и работать продукт, как пользователи будут взаимодействовать с ним.
5. Обсуждение прототипа. На этом этапе аналитик обсуждает прототип с клиентом и вносит в него изменения.
6. Подготовка спецификации. На основе прототипов составляется список всех требований к будущей ИТ-системе.
7. Утверждение спецификации. Аналитик и разработчики обсуждают с заказчиком спецификацию и при необходимости вносят в нее изменения.

Как только прототипы проверены, спецификация утверждена и детали сотрудничества согласованы, можно запускать разработку.

Сколько времени нужно на бизнес-анализ

Продолжительность бизнес-анализа зависит от масштабов проекта:

1. Простой сервис, например, мобильное приложение для доставки еды, где есть только пользовательский интерфейс и административная панель, потребует около 40 часов работы бизнес-аналитика.
2. Маркетплейс или телемедицинский сервис, где есть два типа пользователей — клиент и поставщик услуг — требует 100—120 часов на анализ.
3. CRM- или ERP-система рассчитана на большое количество пользователей с различными ролями и возможностями, все их необходимо изучить и описать. Анализ займет не меньше 120 часов.
4. BI-системы или масштабные индивидуальные проекты, например, центр обработки данных для департамента закупок крупной корпорации, потребует от 160 часов для анализа.

При заключении договора с аналитиками обсудите точные сроки и этапы реализации проекта. Убедитесь, что вы одинаково понимаете цели и результаты работы.

Результаты бизнес-анализа для компании

Бизнес-аналитики укажут на точки роста и помогут разобраться, какие функции будущего продукта наиболее важны. Это поможет исключить нежизнеспособные идеи и сэкономить деньги и время на разработке.

По итогам бизнес-анализа компания получает:

• полную спецификацию проекта, которая включает описание всех функций и пользовательских возможностей, предусмотренных в продукте;
• визуальный прототип продукта, который показывает устройство и возможности пользовательского интерфейса.

Спецификация — готовое руководство для разработчиков, а визуальный прототип — наглядное пособие для дизайнеров. С этими документами бизнес сможет запустить разработку с любым подрядчиком.