Как подтвердить юридический адрес для налоговой

Юридический адрес — официальный адрес компании, по которому можно застать руководителя. На него будут присылать письма из налоговой и другие документы, и они будут по умолчанию считаться полученными.

Указать юридический адрес — одно из обязательных требований при регистрации ООО. Если у налоговой возникнут сомнения в достоверности адреса, компанию не зарегистрируют.

Каким должен быть юридический адрес

У компании два варианта адресов, которые можно указать в качестве юридического: квартира директора или нежилое помещение. Они могут быть в собственности или аренде.

Чтобы налоговая не отказала в регистрации, важно:

1. Не использовать массовый адрес для регистрации. Например, если в одном маленьком офисе прописаны сразу много компаний, которые физически не могут там поместиться, для налоговой это повод отказать в регистрации в этом помещении.
2. Прописать адрес так, как он записан в ФИАС — Федеральной информационной адресной системе.
3. Получить письменное согласие всех собственников помещения. Чтобы узнать их точное количество, нужно проверить адрес на сайте Росреестра.
4. Не регистрировать компанию по тому же адресу, где работают органы государственной власти или воинская часть.

Какие документы понадобятся

Для регистрации компании в ИФНС могут понадобиться три документа:

• распечатка выписки из ЕГРН о праве собственности;
• письменное согласие всех собственников, если их два и больше;
• гарантийное письмо, если помещение планируется арендовать.

Дальше подробно про каждый.

Распечатка выписки из ЕГРН о праве собственности. Нужна, если регистрируете юрлицо на свой домашний адрес или владеете нежилым помещением. Если помещение будет в аренде, выписка не понадобится.

Документы для регистрации юридического адреса в налоговой

Почему появляется запись о недостоверности адреса

После регистрации юрлица налоговая может проверить, действительно ли компания работает по указанному адресу. Если у инспектора возникнут сомнения, он может внести пометку в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений. Вот из-за чего адрес могут признать недостоверным:

1. Использование массового адреса, по которому зарегистрировано более 10 юрлиц. Если вы арендуете офис в офисном здании, по его адресу могут одновременно работать множество фирм, это нормально. Главное, чтобы все не работали в одном помещении, а у вас был отдельный кабинет с вывеской вашей компании. А если адрес номинальный и в помещении нет следов, что вы ведете там деятельность, налоговая может зафиксировать, что адрес недостоверный.
2. Здание по адресу разрушено, строится или не существует.
3. В налоговую пришло заявление от собственника или контрагентов, что компания по указанному адресу не находится.
4. Собственнику отправили запрос письмом на почту, и он не подтвердил свое согласие.
5. Налоговый инспектор приехал с проверкой и не нашел компанию по указанному адресу: не оказалось вывески, помещение было закрыто в рабочие часы.
6. Письма, отправленные на юридический адрес, не доставлены и возвращаются.

Пометку в ЕГРЮЛ вносят не сразу: сначала налоговая пришлет письмо с требованием подтвердить юридический адрес. У компании будет 30 дней, чтобы все исправить. Ситуации бывают разные, поэтому придется связаться с инспектором и уточнить, что нужно сделать.

Например, ООО «Серебро» арендовало офис, работало уже полгода. Налоговый инспектор решил съездить на место и проверить. У компании не было вывески на кабинете, а в момент проверки сотрудники ушли на обед. В итоге инспектор не нашел компанию и прислал требование подтвердить адрес в течение 30 дней. Вот что сделал директор:

1. Позвонил инспектору и объяснил, почему никого не было в офисе на момент проверки.
2. По просьбе инспектора распечатал листок с названием компании и графиком работы, приклеил его на дверь и отправил ему фотографии.
3. Прислал копии платежек за аренду офиса.

В итоге у налоговой не осталось вопросов, пометку о недостоверности адреса не вносили.

Последствия признания адреса недостоверным

Если после предупреждения компания за 30 дней не подтвердила юридический адрес, в ЕГРЮЛ внесут запись о его недостоверности. Компанию с такой пометкой считают ненадежной. Вот чем это грозит бизнесу.

Санкции для руководителя. За недостоверные сведения о юрадресе руководителя могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — лишить полномочий на срок от одного года до трех лет.

Кроме того, руководитель не может стать участником или возглавить другое юрлицо до тех пор, пока запись о недостоверности не уберут из ЕГРЮЛ.

Проблемы с банками. Банк может расторгнуть договор с компанией через суд, приостановить расходные операции по счету или отказать в открытии нового.

Проблемы с контрагентами. Информация о метке будет доступна всем в интернете, в том числе и клиентам. Клиенты могут подумать, что компания недобросовестная, и отказаться сотрудничать.

Исключение из ЕГРЮЛ. Если в течение шести месяцев компания не обратится в налоговую, ее исключат из ЕГРЮЛ. Руководитель такой компании не сможет стать участником или руководителем другого юрлица в течение трех лет.

Даже если компания докажет свою правоту, запись об отметке останется в истории выписки, поэтому до такого лучше не доводить. Если компания предоставила все документы, но пометку внесли, это повод обратиться в суд.